SA Main Menu (GR) – User Manual TAM Dealer Management System

1. SA Main Menu GR

Menu ini digunakan oleh SA untuk melakukan pembuatan WO. SA dapat melakukan pemanggilan pelanggan melalui modul ini. Di samping itu, SA dapat melihat informasi informasi terkait pengerjaan sebelumnya pada layar riwayat servis. SA juga dapat melakukan penginputan informasi pekerjaan dan penginputan request material di menu ini. Pemesanan stall di proses produksi juga dapat dilakukan di menu ini.

Menu ini dapat diakses melalui After Sales -> Reception -> SA Main Menu (GR).

Keterangan Gambar :

Filter No. Polisi
- Field ini digunakan untuk melakukan pencarian Chips berdasarkan Nomor Polisi

Filter Pencarian Nomor Polisi

Queue Taking
- Tombol Queue Taking digunakan untuk mengambil customer dari antrian pada Queuing System. Apabila ditekan maka akan masuk ke layar Queue Taking.

Queue Taking

A. SA Assignment

Merupakan kolom yang berisi daftar chip WO yang belum release.

B. Waiting For Production

Merupakan list WO yang sudah direlease tapi belum dimulai pengerjaannya.

C. In Production

Merupakan kolom yang berisi chip WO dengan status sudah release dan sedang dalam proses pengerjaan.

D. Waiting TECO

Merupakan kolom yang berisi chip WO dengan status “Completed FI” dan menunggu TECO beserta Submit Claim jika dibutuhkan.

Jika kita klik Chip Nopol maka akan muncul ke halaman Teco sebagai berikut:

Keterangan Gambar :

Main Outlet

Jika submit Claim dilakukan oleh Main Outlet maka tidak ada perubahan Logic, akan terbentuk nomor Claim baru di Main Outlet dengan mengambil dari nomor urut terakhir sesuai urutan nomor Claim di Outlet dan detail Warranty sebagai berikut:
1. DSW103 – Data Summary Warranty : Dealer code sesuai Outlet
2. DLBRDLR – Data Labor Dealer : Dealer code sesuai Outlet
3. DPRTDLR – Data Parts Dealer : Dealer code sesuai Outlet
4. DSBTDLR – Data Sublet Dealer : Dealer code sesuai Outlet
Jika submit Claim dilakukan oleh Main Outlet maka tidak ada perubahan logic, Claim dapat dilihat oleh Service Advisor dan Kepala Bengkel di menu Warranty List Main Outlet .
Jika submit Claim dilakukan oleh MainOutlet maka tidak ada perubahan logic dan akan mengirimkan data Request approval ke Kepala Bengkel.

2. Outlet ToSS

Jika submit Claim dilakukan oleh Outlet ToSS akan terbentuk nomor Claim baru di Outlet ToSS dengan
mengambil dari nomor urut terakhir dari nomor Claim di Main Outlet ToSS dan menyimpan informasi kode
Outlet Main Outlet ToSS dan detail Warranty tersimpan sebagai berikut:
1. DSW103 – Data Summary Warranty : Dealer code menggunakan Main Outlet ToSS
2. DLBRDLR – Data Labor Dealer : Dealer code menggunakan Main Outlet ToSS
3. DPRTDLR – Data Parts Dealer : Dealer code menggunakan Main Outlet ToSS
4. DSBTDLR – Data Sublet Dealer : Dealer code menggunakan Main Outlet ToSS
Jika submit Claim dilakukan oleh Outlet ToSS maka Claim dapat dilihat oleh Service Advisor dan
Koordinator Sub Outlet di Menu Warranty List Outlet ToSS.
Jika submit Claim dilakukan oleh Outlet ToSS maka akan terkirim data request approval ke Koordinator Suboutlet.

Pilihan tipe Claim akan tampil jika :

Terdapat Pekerjaan Claim pada WO
Pekerjaan Claim pada WO berstatus Belum Submit Claim
Pekerjaan Claim pada WO berstatus Reject by Kepala Bengkel atau Reject By Koordinator Suboutlet. User perlu lakukan Unteco jika terdapat Pekerjaan Non-Warranty utk proses Submit Claim.

E. Delivery

Merupakan kolom yang berisi chip WO dengan status “TECO Completed”. Terdapat beberapa status WO yang akan muncul pada kolom ini antara lain :

Call Customer:
- Merupakan chip dengan status Menunggu Call Customer.

Jika icon tersebut di klik, maka akan tampil menu call customer seperti gambar dibawah ini:

Service Explanation
- Merupakan chip dengan status Service Explanation.

Jika icon tersebut di klik, maka akan tampil menu follow up service seperti gambar dibawah ini:

Partial Billing
- Merupakan chip dengan status partial billing. Status ini akan muncul jika terdapat WO multi charge to dan Belum dilakukan billing semua atau baru sebagian yang dilakukan billing.

Partial Billing

Call Customer dan Unteco
- Merupakan chip dengan status Call Customer dan Unteco. Status ini akan muncul jika terdapat pekerjaan/Parts/OPL yang belum dilakukan billing dan merupakan pembayaran dengan tipe Customer atau Third Party.

Call Customer dan Unteco

Jika icon tersebut kita klik, maka akan tampil menu follow up seperti gambar dibawah ini:

Jika icon Call Customer kita klik, maka akan tampil menu Call customer seperti gambar dibawah ini:

Jika icon Unteco kita klik, maka akan tampil menu Reception seperti gambar dibawah ini:

Service Explanation dan Unteco
- Merupakan chip dengan status Service Explanation dan Unteco. Status ini akan muncul jika terdapat pekerjaan/Parts/OPL yang belum dilakukan billing dan merupakan pembayaran dengan tipe Customer atau Third Party.

Service Explanation dan Unteco

Jika icon tersebut kita klik, maka akan tampil menu follow up seperti gambar dibawah ini:

Jika icon Service Explanation kita klik, maka akan tampil menu Service Explanation seperti gambar dibawah ini:

Jika icon Unteco kita klik, maka akan tampil menu Reception seperti gambar dibawah ini:

Jika Button UnTeco pada halaman reception diklik, maka akan menampilkan notifikasi seperti gambar berikut :

Klik tombol Setuju untuk melanjutkan proses UnTeco.

Setelah Unteco berhasil, maka chip akan pindah ke Waiting Teco pada SA Main Menu.

Pada WO List GR status juga akan berubah menjadi “Completed FI – Completed Request – Completed OPL”, dengan begitu user bisa melakukan replace pekerjaan atau edit pekerjaan/parts/OPL yang belum dilakukan billing di WO List GR.

Informasi Penting

Jika WO dalam kondisi multi charge to, terdapat charge to Customer dan status kendaraan sudah gate out, maka chip akan hilang dari SA Main Menu.
Jika unit sudah gateout, Unteco dapat dilakukan dari menu WO List GR
Jika terdapat Claim Warranty di REJECT maka Tidak Boleh melakukan revisi data di TOWASS .
Misalnya dalam 1 WO terdapat beberapa charge to (multiple charge to) Untuk Pembayaran / Charge to Waranty di tolak oleh TOWASS maka yang dilakukan user adalah :

Melakukan Reject Claim Warranty yang dilakukan oleh Kabeng di Menu Waranty List.
Melakukan Unteco WO yang Warranty nya di REJECT oleh TOWASS dan telah dilakukan Reject Claim oleh Kabeng (DMS).
Melakukan edit WO (Jasa, Parts, OPL) untuk memperbaiki data sesuai kebutuhan.
Melakukan Submit Claim ulang untuk WO tersebut.
Melakukan pengecekan dan approval atas Claim yang sudah dibuat.

Improvement Customer Consent

Berikut penjelasan untuk tampilan Inputan Consent:

Penambahan Status Customer Consent dan Tidak Consent pada person in service, Pemilik dan Pengguna
Button Tambah akan menambahkan grid dokumen consent, max 4 Grid
Template Doc. Tidak Consent akan aktif jika memilih tidak consent
Pilihan sumber file untuk file yang akan diupload
button view untuk menampilkan gambar / dokumen yang di upload, namun hanya menampilakan type file Jpg & png.
Fitur capture by Camera , jika device tidak ada camera maka akan muncul Camera not found.
Fitur upload by internal device dengan maksimal file 2,5 mb.
Fitur download file yang sudah diupload sebelumnya.
Fitur Delele untuk menghapus grid dokumen consent
Thickbox klausul declaration dealer sebagai mandatory bahwa user sudah menanyakan consent kepada customer

Improvement Customer Consent (Cetakan Tidak Consent)

Penjelasan Cetakan untuk Customer tidak Consent :

Cetakan ini akan tampil dari user klik tombol “Template Doc. Tidak Consent”
Cetakan ini dapat diupload untuk menjadi dasar dokumen pendukung customer tidak consent.
Kalimat yang terdapat pada template tidak consent dapat diubah pada master klausul dengan tipe tidak consent

F. Waiting

Merupakan list yang mengkategorikan WO yang menunggu pekerjaan. Data di dalam accordion tersebut di trigger dari bagian produksi.

Waiting – Customer Approval
- Merupakan kolom yang berisi chip WO yang membutuhkan approval customer untuk pengerjaannya.

Waiting – Parts
- Merupakan kolom yang berisi chip WO dalam proses pengerjaan dengan status “Pause” dan disertai alasan “Menunggu Parts”.

Waiting – OPL
- Merupakan kolom yang berisi chip WO yang memiliki pekerjaan OPL dengan status OPL masih dikerjakan (belum Completed OPL).

1. 1. Queue Taking

Untuk mengawali pembuatan Work Order, SA dapat menekan tombol Queue Taking. Prioritas pengambilan dilihat dari waktu tunggu terlama, tetapi apabila ada waktu tunggu yang sama maka system akan memprioritaskan pelanggan Booking dibanding pelanggan Walk In.

Keterangan Gambar :

Call
- Tombol Call digunakan untuk melakukan pemanggilan customer secara manual.

Edit
- Tombol Edit digunakan untuk melakukan perubahan nomor polisi pada antrian.

Cancel
- Tombol Cancel WO digunakan untuk melakukan pembatalan pembuatan WO.

Next Call
- Tombol ini digunakan untuk melakukan pemanggilan customer secara otomatis (Start Reception).

1. 2. Start Reception

Setelah menekan tombol Call, maka akan muncul halaman untuk memulai proses reception. Halaman Call Customer dapat dilihat seperti pada Gambar – Call Customer.

Pada halaman ini SA dapat melakukan swipe sesuai dengan fungsi yang diinginkan. Berikut ini merupakan penjelasan dari fungsi yang dapat dilakukan oleh SA.

Panggil Ulang dapat dilakukan dengan cara melakukan swipe ke arah atas. Fungsi ini digunakan untuk melakukan pemanggilan kembali customer.
Berikutnya dapat dilakukan dengan cara melakukan swipe ke arah kiri. Fungsi ini digunakan untuk melakukan pemanggilan customer selanjutnya secara otomatis.
Kembali dapat dilakukan dengan cara melakukan swipe ke arah bawah. Fungsi ini digunakan untuk menampilkan layar sebelumnya.
Start Reception dapat dilakukan dengan cara melakukan swipe ke arah kanan. Fungsi ini digunakan untuk menampilkan pop up WO Estimation Selection.

Setelah melakukan swipe ke arah kanan, maka akan muncul pop up seperti pada Gambar 4 – WO Estimation Selection.

Pada halaman ini SA dapat memilih WO Estimasi yang sudah dibuat sebelumnya. Tetapi apabila kendaraan pelanggan belum pernah melakukan pembuatan estimasi, maka SA harus menekan tombol Buat WO untuk mulai pembuatan WO.

Penambahan Kategori menjadi:
- Express Maintenance Service – (EM, EMK)
- General Repair – (GR, Pre Diagnose, RTJ, PDS)
- Service Berkala Eksternal – (SBE, SBEK)
- Service Berkala Internal – (SBI, SBIK)
- Service Point – (THS, TMS)
- Toyota Program Claim – (PLC, FLC, FPC)
- Toyota Warranty Claim – (TWC, PWC, EWC)
Improvement Tipe Kategori hanya berlaku di After Sales GR.

Notifikasi Harga Jasa Claim

Icon Edit Pekerjaan berfungsi untuk proses Edit data Pekerjaan atau Parts.
Notifikasi Update Harga Claim akan tampil Jika terdapat perbedaan antara Harga Jasa Claim tersimpan pada Estimasi dengan Harga Jasa ter-update pada Master Task List Claim.
Button Update Harga Claim akan tampil pekerjaan termasuk dalam Program atau Warranty Claim.
Jika User klik Update Harga Claim, maka:Tampil notifikasi Berhasil Update Harga Claim.

Tombol	Notifikasi Perubahan Harga Jasa Claim TOWASS		State Validasi
	Dengan Perubahan	Tanpa Perubahan
Simpan	Muncul	Tidak Muncul	Non Stopper
Release WO	Muncul	Tidak Muncul	Non Stopper
Back	Muncul	Tidak Muncul	Non Stopper

1. 3. Buat WO

Setelah menekan tombol Buat WO pada pop up WO Estimation Selection, maka tampilan akan berpindah ke halaman tambah WO. Pada tampilan ini terdapat beberapa accordion menu yang ketika dipilih akan menampilkan beberapa field yang harus diisi oleh SA.

Notifikasi Harga Jasa Claim

Tombol	Notifikasi Perubahan Harga Jasa Claim TOWASS		State Validasi
	Dengan Perubahan	Tanpa Perubahan
Back	Muncul	Tidak Muncul	Non Stopper

1. 3. 1. Short Brief

Pada accordion menu ini menampilkan data seperti pemilik, pengguna, alamat, On Time/Late, Waiting Time, Model dan Job Suggest (apabila kendaraan yang masuk melakukan appointment atau telah melakukan estimasi sebelumnya).

1. 3. 2. Plotting Stall

Pada accordion menu ini akan muncul setelah SA swipe ke atas pada screen sebelumnya dan merupakan screen pertama pada pembuatan WO khusus untuk pelanggan walk in. SA memeriksa terlebih dahulu apakah ada stall yang kosong atau tidak, jika ada stall yang kosong maka SA dapat melakukan plotting stall dan melanjutkan proses pembuatan work order, jika tidak ada stall yang kosong maka SA mengarahkan pelanggan untuk melakukan booking. Plotting Stall hanya dapat dilakukan jika order pekerjaan sudah ditambahkan di accordion Order Pekerjaan.

1. 3. 3. Informasi Umum

Pada accordion menu ini memiliki beberapa sub menu seperti Pelanggan & Kendaraan, Pengguna dan Kontak Person & Pengambil Keputusan.

A. Pemilik dan Kendaraan

Untuk pelanggan yang sudah memiliki Toyota ID, data pelanggan dan kendaraan akan terisi otomatis mengikuti data yang disimpan pada Toyota ID. Sedangkan pelanggan yang tidak memiliki Toyota ID, maka SA diharuskan mengisikan data informasi kendaraan. Berikut ini merupakan langkah-langkah pengisian data pelanggan dan kendaraan.

Customer Pemilik adalah Informasi pelanggan yang namanya tercantum dalam dokumen STNK. Bisa berupa individu ataupun instansi. Proses perubahan data pemilik kami rekomendasikan di reception karena evidence yang didapat lebih valid.

Customer Individu

Penjelasan detail dapat merujuk pada artikel Customer Database 1A – Individu – WO List

A. 1. Input Data Pelanggan

Keterangan Gambar :

Dropdown “Informasi Pemilik” yang terdiri dari pilihan input pemilik berdasarkan “Cari Data Pelanggan”, “Input Pemilik Data Baru” dan “Edit Data Pemilik”.

Tombol “Edit” yang dapat digunakan untuk memulai proses input data pelanggan berdasarkan informasi pelanggan yang sudah dipilih sebelumnya.

A. 1. 1. Cari Data Pelanggan

Kolom yang dapat digunakan untuk melakukan pencarian data pelanggan berdasarkan Nomor Toyota ID yang dimiliki pelanggan.

Filter Pencarian Data Pelanggan

Kolom yang dapat digunakan untuk melakukan pencarian data pelanggan berdasarkan Nomor Polisi, Nomor Rangka, Nomor Mesin, Nomor Handphone Nomor KTP/KITAS, Tempat Lahir, dan NPWP yang dimiliki pelanggan.

Merupakan tombol yang bisa digunakan untuk mulai pencarian data pelanggan dan kendaraan.

A. 1. 2. Input Pemilik Data Baru

Merupakan data tipe pelanggan yang harus dipilih jika akan melakukan proses input data baru. Tipe pelanggan tersebut terdiri dari : Individu, Pemerintah, Yayasan, Perusahaan dan Embassy.

A. 1. 3. Edit Data Pemilik

Input field-field data pelanggan yang ada pada layar tersebut seperti :

Gelar Depan, Nama Lengkap, Gelar Belakang, dan Nama Panggilan
Status Kewarganegaraan, No. KTP/KITAS, Status KTP/KITAS
- No. KTP/KITAS
  - Kolom KTP/KITAS harus diisi manual dengan validasi input 15 digit dan menambahkan masking 0 didepan sehingga menjadi 16 Digit
- Status KTP/KITAS
  - Tersedia, maka kolom Alasan KTP/KITAS Tidak Tersedia, dan kolom Alasan Lainnya akan disable
  - Tidak Tersedia, maka akan menampilkan kolom Alasan KTP/KITAS Tidak Tersedia
    - Tidak bersedia memberikan KTP: Default value
    - Lupa membawa KTP: Default value
    - Tidak memiliki KTP: Default value
    - Other: Menampilkan kolom Alasan Lainnya (free text dan mandatory)
    - Jika pilih Alasan Invalid selain Other, field free text akan blank dan disable
Tanggal Lahir, No. Handphone 1, Status No. Handphone 1, dan Jenis Kelamin
- Status No. Handphone :
  - Valid, maka maka akan mengupdate Kolom:
    - Perubahan No. HP terakhir oleh – Auto Update jika Ubah dan Simpan status No. Handphone
    - Tanggal perubahan No. HP terakhir – Auto Update jika Ubah dan Simpan status No. Handphone
  - Invalid, maka akan menampilkan kolom Alasan Invalid:
    - Salah Sambung: Default value
    - Nomor Tidak Terhubung: Default value
    - Other: Menampilkan kolom Alasan Lainnya (free text dan mandatory)
    - Jika pilih Alasan Invalid selain Other, field free text akan blank dan disable
Email, No. Handphone 2, No. NPWP, dan Sektor Bisnis

Alamat Pemilik (Individu) dan Catatan dari Pelanggan

Catatan dari Pelanggan dapat digunakan jika terdapat informasi tambahan dari pelanggan.

Tombol “Tambah”yang bisa digunakan untuk menginput data alamat pelanggan.

Klik tombol tersebut, maka akan muncul tampilan sbb :

Isikan field yang memiliki tanda bintang seperti Kategori Alamat, Alamat, RT / RW, Provinsi, Kabupaten/Kota, Kecamatan, dan Kelurahan. Lalu pilih tombol “Save”untuk menyimpan data alamat pelanggan.

Buat Toyota ID ?

Merupakan pilihan apakah pelanggan yang menjadi pemilik kendaraan tersebut akan belum punya Toyota ID dan akan dibuatkan Toyota ID [Ya/Tidak].

AFCO

Merupakan pilihan apakah pelanggan tersebut adalah pelanggan AFCO (Affiliasi Company) [Ya/Tidak].

Improvement Customer Consent

Berikut penjelasan untuk tampilan Inputan Consent:

Penambahan Status Customer Consent dan Tidak Consent pada person in service, Pemilik dan Pengguna
Button Tambah akan menambahkan grid dokumen consent, max 4 Grid
Template Doc. Tidak Consent akan aktif jika memilih tidak consent
Pilihan sumber file untuk file yang akan diupload
button view untuk menampilkan gambar / dokumen yang di upload, namun hanya menampilakan type file Jpg & png.
Fitur capture by Camera , jika device tidak ada camera maka akan muncul Camera not found.
Fitur upload by internal device dengan maksimal file 2,5 mb.
Fitur download file yang sudah diupload sebelumnya.
Fitur Delele untuk menghapus grid dokumen consent
Thickbox klausul declaration dealer sebagai mandatory bahwa user sudah menanyakan consent kepada customer

Improvement Customer Consent (Cetakan Tidak Consent)

Penjelasan Cetakan untuk Customer tidak Consent :

Cetakan ini akan tampil dari user klik tombol “Template Doc. Tidak Consent”
Cetakan ini dapat diupload untuk menjadi dasar dokumen pendukung customer tidak consent.
Kalimat yang terdapat pada template tidak consent dapat diubah pada master klausul dengan tipe tidak consent

A. 2. Informasi Kendaraan

Dropdown “Informasi Kendaraan” yang terdiri dari pilihan input data kendaraan berdasarkan “Cari Vehicle”, “Input Data Vehicle Baru” dan “Edit Data Kendaraan”.

A. 2. 1. Cari Vehicle

Pada filter Cari Vehicle, Pencarian Kendaraan bisa menggunakan filter Nomor Polisi atau Nomor Rangka.

A. 2. 2. Input Data Vehicle Baru

Pada filter Input Data Vehicle Baru, field-field kosong wajib di input.

Informasi Kendaraan – Input Data Vehicle Baru

A. 2. 3. Edit Data Kendaraan

Pada filter Edit Data Kendaraan, field-field yang sudah terinput adalah field-field dari data Kendaraan Customer pada WO sebelumnya.

Informasi Kendaraan – Edit Data Kendaraan

No. Polisi Sementara

Jika terisi, maka No. Polisi = No. Polisi Sementara dan menampilkan label ”Menggunakan No Polisi Sementara”
Jika No. Polisi tidak sama dengan No. Polisi Sementara , maka No. Polisi Sementara Disabled pada fungsi WO List – Edit dan relasi kendaraan terhadap No. Polisi Sementara berpindah ke No. Polisi (utama)

Nomor Rangka

Jika No. Rangka berasal dari history penjualan pada Outlet Reminder, maka menampilkan Nama Cabang
Jika No. Rangka tidak ada history penjualan pada Outlet Reminder, maka value kosong

Status Validasi Kendaraan.

Jika Valid, maka akan mengupdate kolom:
- Perubahan Kendaraan terakhir oleh – Auto Update jika Ubah dan Simpan Status Valid Kendaraan
- Tanggal Perubahan Kendaraan terakhir – Auto Update jika Ubah dan Simpan Status Valid Kendaraan
Jika Invalid, maka akan menampilkan kolom Alasan Invalid
- Mobil sudah dijual: Default value
- Other: Menampilkan kolom Alasan Lainnya (free text dan mandatory)
- Perubahan No. HP terakhir oleh – Auto Update jika Ubah dan Simpan Status Valid Kendaraan
- Tanggal perubahan No. HP terakhir – Auto Update jika Ubah dan Simpan Status Valid Kendaraan

A. 3. Informasi Asuransi

Terdapat 2 tombol Action di Asuransi, yaitu Renewal & Edit. Khusus Edit hanya digunakan apabila data asuransi customer tidak sesuai atau data sebelumnya belum lengkap sehingga ingin dilengkapi.

Jika Tipe Asuransi :
- A. Combine: Memunculkan kolom “Periode All Risk”, ”Periode TLO”, dan ”Periode Asuransi”
- B. All Risk: Memunculkan kolom “Periode All Risk” dan ”Periode Asuransi”
- C. TLO: Memunculkan kolom ”Periode TLO” dan ”Periode Asuransi”
Jika user memilih tipe asuransi
- A. Combine:
  - Tanggal Periode Awal: Mengacu pada Tanggal Periode Awal All Risk
  - Tanggal Periode Akhir: Mengacu pada Tanggal Periode Akhir TLO
- B. All Risk: Sesuai input kolom “Periode All Risk”
- C. TLO: Sesuai input kolom “Periode TLO”
Jika tanggal periode asuransi akan habis (H-14), maka secara SOP segera tawarkan untuk masuk bengkel BP. Jika customer setuju maka bisa menggunakan fitur WAC Integration BP.
Jika tanggal periode asuransi lebih kecil dibanding tanggal saat penerimaan, maka SA wajib:
- Menanyakan apakah customer sudah melakukan renewal apa belum
- Jika sudah maka click “renewal” untuk memperbarui data asuransi
- Semua field asuransi menjadi mandatory apabila klik button “Renewal” sehingga pastikan datanya sudah didapatkan secara lengkap dari customer

Customer Instansi

Penjelasan detail silahkan merujuk pada artikel Customer Database 1A-Instansi – WO List

A. 1. Input Data Pelanggan

Keterangan Gambar :

Dropdown “Informasi Pemilik” yang terdiri dari pilihan input pemilik berdasarkan “Cari Data Pelanggan”, “Input Pemilik Data Baru” dan “Edit Data Pemilik”.

Tombol “Edit” yang dapat digunakan untuk memulai proses input data pelanggan berdasarkan informasi pelanggan yang sudah dipilih sebelumnya.

A. 1. 1. Cari Data Pelanggan

Kolom yang dapat digunakan untuk melakukan pencarian data pelanggan berdasarkan Nomor Toyota ID yang dimiliki pelanggan.

Filter Pencarian Data Pelanggan

Merupakan tombol yang bisa digunakan untuk mulai pencarian data pelanggan dan kendaraan.

A. 1. 2. Input Pemilik Data Baru

Merupakan data tipe pelanggan yang harus dipilih jika akan melakukan proses input data baru. Tipe pelanggan tersebut terdiri dari : Individu, Pemerintah, Yayasan, Perusahaan dan Embassy.

A. 1. 3. Edit Data Pemilik

Input field-field data pelanggan yang ada pada layar tersebut seperti :

Nama Institusi, No. SIUP, TDP/NIB
No. NPWP, Status NPWP, Sektor Bisnis
- No. NPWP
  - Kolom NPWP harus diisi manual dengan validasi input 15 digit dan menambahkan masking 0 didepan sehingga menjadi 16 Digit
  - Jika Kategori Pelanggan Embassy, maka field NPWP terisi default 000000000000000
- Status NPWP :
  - Tersedia, maka kolom Alasan NPWP Tidak Tersedia dan kolom Alasan Lainnya akan disable
  - Tidak Tersedia, maka akan menampilkan kolom Alasan NPWP Tidak Tersedia
    - Tidak bersedia memberikan NPWP: Default value
    - Lupa membawa NPWP: Default value
    - Tidak memiliki NPWP: Default value
    - Other: Menampilkan kolom Alasan Lainnya (free text dan mandatory)
No. Telepon, Status No. Telepon dan Email
- Status No. Telepon :
  - Valid, maka maka akan mengupdate Kolom:
    - Perubahan No. Telepon terakhir oleh – Auto Update jika Ubah dan Simpan status No. Telepon
    - Tanggal perubahan No. Telepon terakhir – Auto Update jika Ubah dan Simpan status No. Telepon
  - Invalid, maka akan menampilkan kolom Alasan Invalid:
    - Salah Sambung: Default value
    - Nomor Tidak Terhubung: Default value
    - Other: Menampilkan kolom Alasan Lainnya (free text dan mandatory)
    - Jika pilih Alasan Invalid selain Other, field free text blank dan Disabled

Alamat Pemilik (Instansi) dan Catatan dari Pelanggan

Catatan dari Pelanggan dapat digunakan jika terdapat informasi tambahan dari pelanggan.

Tombol “Tambah”yang bisa digunakan untuk menginput data alamat pelanggan.

Klik tombol tersebut, maka akan muncul tampilan sbb :

Buat Toyota ID ?

Merupakan pilihan apakah pelanggan yang menjadi pemilik kendaraan tersebut akan belum punya Toyota ID dan akan dibuatkan Toyota ID [Ya/Tidak].

AFCO

Merupakan pilihan apakah pelanggan tersebut adalah pelanggan AFCO (Affiliasi Company) [Ya/Tidak].

A. 2. Informasi Kendaraan

Dropdown “Informasi Kendaraan” yang terdiri dari pilihan input data kendaraan berdasarkan “Cari Vehicle”, “Input Data Vehicle Baru” dan “Edit Data Kendaraan”.

Sehubungan dengan adanya fields NPWP pada menu ini, berikut adalah penjelasan notifikasi terkait NPWP:

1. Notifikasi : NPWP harus terdiri 15 Digit

     Notifikasi ini akan muncul apabila:

   • NPWP yang diisi kurang dari 15 digit

• Berlaku untuk tanggal transaksi (billing) sebelum tanggal efektif NPWP 16 Digit berlaku

2. Notifikasi : NPWP harus terdiri 16 Digit

   Notifikasi ini akan muncul apabila:

• NPWP yang diisi kurang dari 16 digit

• Berlaku untuk transaksi (billing) setelah tanggal efektif NPWP 16 Digit berlaku
Belum ada informasi terbaru dari pemerintah kapan tanggal/timing efektif NPWP 16 digit berlaku, jika sudah ada informasi akan kami infokan lebih lanjut.

A. 2. 1. Cari Vehicle

Pada filter Cari Vehicle, Pencarian Kendaraan bisa menggunakan filter Nomor Polisi atau Nomor Rangka.

A. 2. 2. Input Data Vehicle Baru

Pada filter Input Data Vehicle Baru, field-field kosong wajib di input.

A. 2. 3. Edit Data Kendaraan

Pada filter Edit Data Kendaraan, field-field yang sudah terinput adalah field-field dari data Kendaraan Customer pada WO sebelumnya.

No. Polisi Sementara

Jika terisi, maka No. Polisi = No. Polisi Sementara dan menampilkan label ”Menggunakan No Polisi Sementara”
Jika No. Polisi tidak sama dengan No. Polisi Sementara , maka No. Polisi Sementara Disabled pada fungsi WO List – Edit dan relasi kendaraan terhadap No. Polisi Sementara berpindah ke No. Polisi (utama)

Nomor Rangka

Jika No. Rangka berasal dari history penjualan pada Outlet Reminder, maka menampilkan Nama Cabang
Jika No. Rangka tidak ada history penjualan pada Outlet Reminder, maka value kosong

Status Validasi Kendaraan.

Jika Valid, maka akan mengupdate kolom:
- Perubahan Kendaraan terakhir oleh – Auto Update jika Ubah dan Simpan Status Valid Kendaraan
- Tanggal Perubahan Kendaraan terakhir – Auto Update jika Ubah dan Simpan Status Valid Kendaraan
Jika Invalid, maka akan menampilkan kolom Alasan Invalid
- Mobil sudah dijual: Default value
- Other: Menampilkan kolom Alasan Lainnya (free text dan mandatory)
- Perubahan No. HP terakhir oleh – Auto Update jika Ubah dan Simpan Status Valid Kendaraan
- Tanggal perubahan No. HP terakhir – Auto Update jika Ubah dan Simpan Status Valid Kendaraan

A. 3. Informasi Asuransi

Terdapat 2 tombol Action di Asuransi, yaitu Renewal & Edit. Khusus Edit hanya digunakan apabila data asuransi customer tidak sesuai atau data sebelumnya belum lengkap sehingga ingin dilengkapi.

Jika Tipe Asuransi :
- A. Combine: Memunculkan kolom “Periode All Risk”, ”Periode TLO”, dan ”Periode Asuransi”
- B. All Risk: Memunculkan kolom “Periode All Risk” dan ”Periode Asuransi”
- C. TLO: Memunculkan kolom ”Periode TLO” dan ”Periode Asuransi”
Jika user memilih tipe asuransi
- A. Combine:
  - Tanggal Periode Awal: Mengacu pada Tanggal Periode Awal All Risk
  - Tanggal Periode Akhir: Mengacu pada Tanggal Periode Akhir TLO
- B. All Risk: Sesuai input kolom “Periode All Risk”
- C. TLO: Sesuai input kolom “Periode TLO”
Jika tanggal periode asuransi akan habis (H-14), maka secara SOP segera tawarkan untuk masuk bengkel BP. Jika customer setuju maka bisa menggunakan fitur WAC Integration BP.
Jika tanggal periode asuransi lebih kecil dibanding tanggal saat penerimaan, maka SA wajib:
- Menanyakan apakah customer sudah melakukan renewal apa belum
- Jika sudah maka click “renewal” untuk memperbarui data asuransi
- Semua field asuransi menjadi mandatory apabila klik button “Renewal” sehingga pastikan datanya sudah didapatkan secara lengkap dari customer

B. Pengguna (Orang yang Menggunakan Kendaraan & Bukan Driver)

Customer Pengguna adalah Informasi pelanggan yg menggunakan kendaraan sehari-hari (bukan supir). Khusus pengguna hanya ada individu, tidak ada instansi.

Tampilan ini dapat digunakan untuk menginput data pengguna kendaraan yang sedang dibuatkan WO.

Gambar. Informasi Pengguna (yang menggunakan kendaraan & bukan driver)

Fitur CheckBox “Data Pelanggan Sama Dengan Pemilik” adalah jika Data Pengguna sama dengan Pemilik.

Input field-field data pelanggan yang ada pada layar tersebut seperti :

Nama Lengkap, Nama Panggilan dan Jenis Kelamin
No. KTP/KITAS, Status KTP/KITAS dan Tempat Lahir pelanggan berdasarkan KTP
- No. KTP/KITAS
  - Kolom KTP/KITAS harus diisi manual dengan validasi input 15 digit dan menambahkan masking 0 didepan sehingga menjadi 16 Digit
- Status KTP/KITAS
  - Tersedia, maka kolom Alasan KTP/KITAS Tidak Tersedia, dan kolom Alasan Lainnya akan disable
  - Tidak Tersedia, maka akan menampilkan kolom Alasan KTP/KITAS Tidak Tersedia
    - Tidak bersedia memberikan KTP: Default value
    - Lupa membawa KTP: Default value
    - Tidak memiliki KTP: Default value
    - Other: Menampilkan kolom Alasan Lainnya (free text) dan mandatory
    - Jika pilih Alasan Invalid selain Other, field free text akan blank dan disable
No. Handphone 1, Status No. Handphone 1 dan Status Kewarganegaraan
- Status No. Handphone :
  - Valid, maka maka akan menampilkan Kolom:
    - Perubahan No. HP terakhir oleh – Auto Update jika Ubah dan Simpan status No. Handphone
    - Tanggal perubahan No. HP terakhir – Auto Update jika Ubah dan Simpan status No. Handphone
  - Invalid, maka akan menampilkan kolom Alasan Invalid:
    - Salah Sambung: Default value
    - Nomor Tidak Terhubung: Default value
    - Other: Menampilkan kolom Alasan Lainnya (free text dan mandatory)
    - Jika pilih Alasan Invalid selain Other, field free text akan blank dan disable
Hubungan dengan pemilik
- Diri sendiri
- Suami
- Istri
- Anak
- Orang Tua
- Saudara
- Supir
- Lainnya
No. Handphone 2, Nama Kantor, Status Fleet, Email dan Pekerjaan

Improvement Customer Consent

Berikut penjelasan untuk tampilan Inputan Consent:

Penambahan Status Customer Consent dan Tidak Consent pada person in service, Pemilik dan Pengguna
Button Tambah akan menambahkan grid dokumen consent, max 4 Grid
Template Doc. Tidak Consent akan aktif jika memilih tidak consent
Pilihan sumber file untuk file yang akan diupload
button view untuk menampilkan gambar / dokumen yang di upload, namun hanya menampilakan type file Jpg & png.
Fitur capture by Camera , jika device tidak ada camera maka akan muncul Camera not found.
Fitur upload by internal device dengan maksimal file 2,5 mb.
Fitur download file yang sudah diupload sebelumnya.
Fitur Delele untuk menghapus grid dokumen consent
Thickbox klausul declaration dealer sebagai mandatory bahwa user sudah menanyakan consent kepada customer

Improvement Customer Consent (Cetakan Tidak Consent)

Penjelasan Cetakan untuk Customer tidak Consent :

Cetakan ini akan tampil dari user klik tombol “Template Doc. Tidak Consent”
Cetakan ini dapat diupload untuk menjadi dasar dokumen pendukung customer tidak consent.
Kalimat yang terdapat pada template tidak consent dapat diubah pada master klausul dengan tipe tidak consent

C. Person In Service

Tampilan ini dapat digunakan untuk menginput data kontak person dan pengambil keputusan jika terdapat sesuatu hal yang perlu dikonfirmasi terkait dengan pekerjaan service.

List Person In Service

Merupakan pilihan yang dapat digunakan untuk menentukan kontak person yang dipilih dari data yang sudah ada.

List No. Handphone 1

Merupakan pilihan yang dapat digunakan untuk menentukan nomor handphone dari person in service yang dipilih dari data yang sudah ada.

1. 3. 4. Riwayat Service

Pada accordion menu ini digunakan oleh SA untuk memeriksa riwayat servis dari kendaraan pelanggan. Berikut ini merupakan cara untuk menampilkan riwayat servis:

SA harus mengisikan periode tanggal yang ingin dilakukan pencarian
Pilih kategori servis (All/BP/GR).
Klik tombol Cari.

1. 3. 5. Order Pekerjaan

Accordion menu ini digunakan untuk menambahkan Permintaan, Pre Diagnose, Keluhan dan Job List. Jika order pekerjaan sudah dilengkapi maka SA barulah bisa melakukan plotting stall. Berikut ini merupakan tahapan pengisian dari order pekerjaan.

Klik Tombol Tambah pada Permintaan.

2. Isikan field Permintaan, lalu klik tombol Save.

3. Klik tombol Pre Diagnose. Maka akan muncul pop up seperti pada Gambar 19 – Input Pre Diagnose.

4. Input Gejala Terdeteksi, Frekuensi Kejadian, MIL Saat Terjadi, Kondisi Kendaraan Saat Gejala Terjadi, Kondisi Mesin, dan Posisi Shift Lever

5. Klik tombol Save untuk menyimpan data pre diagnose.

6. Klik tombol Tambah pada Keluhan. Maka akan muncul pop up seperti pada Gambar 22 – Input Keluhan.

7. Pilih Tipe Keluhan.

8. Input Deskripsi.

9. Klik tombol Save untuk menyimpan data keluhan.

10. Pilih Kategori WO dan Kategori Perbaikan.

Gambar 23 – Kategori WO

Auto Fill Area Transaksi saat Create WO dan view/edit WO List SA.

11. Klik Tombol Tambah untuk menambahkan order pekerjaan baru.

Keterangan Gambar :

Tombol ini digunakan untuk menambahkan Order Pekerjaan baru.

Tombol ini digunakan untuk melakukan ubah Order Pekerjaan.

Tombol ini digunakan untuk melihat detail dari Order Pekerjaan.

Tombol ini digunakan untuk memilih Order Pekerjaan.

Tombol ini digunakan untuk menghapus Order Pekerjaan dari dari daftar.

Tampilan dari pop up tambah Order Pekerjaan dapat dilihat pada Gambar 25 – Tambah Order Pekerjaan . Berikut tahapan pengisian dalam pop up tambah Order Pekerjaan.

12. Penambahan Tipe Pekerjaan yang muncul otomatis atas VIN dengan FPC, FLC, PLC dan Extended Warranty Aktif saat Pembuatan Data Pekerjaan pada transaksi Work Order Creation dan juga berlaku untuk Outlet ToSS.

13. Input Nama Pekerjaan. Untuk pekerjaan Task List, field akan memberikan suggestion pekerjaan. Sedangkan untuk pekerjaan Non Task List, SA harus mengisikan pekerjaan secara manual. Apabila SA memilih data pekerjaan Task List maka data Harga, Satuan, Pembayaran, Tipe Diskon akan terisi otomatis

14. Default Value ” Warranty” pada field Pembayaran/Charge To untuk Tipe Pekerjaan FPC, FLC, PLC, dan EWC dan juga berlaku untuk Outlet ToSS.

15. Klik Tambah untuk menambahkan data Parts. Setelah menekan Tambah maka akan muncul pop up tambah Parts yang dapat dilihat pada Gambar 26 – Tambah Parts.

16. Pilih Tipe Parts (Spare Parts/Bahan).

17. Input Nomor Material. Apabila SA tidak tahu Nomor Parts, SA dapat mengisi langsung pada nama material.

18. Input Quantity.

19. Klik Tombol Cek maka data Satuan, Status Ketersediaan, Harga, Sub Total, dan DP akan terisi otomatis.

20. Pilih Pembayaran.

21. Pilih Tipe Diskon.

22. Pilih List Diskon.

23. Klik tombol Save.

24. Klik Save untuk menyimpan Order Pekerjaan.

User dapat menambahkan pekerjaan Claim lebih dari 1 dalam 1 Work Order dengan ketentuan :
Menambahkan Pekerjaan Tipe Claim yang berbeda misalnya FPC/PLC/FLC dengan TWC/ EWC/ PWC
Menambahkan Pekerjaan Claim dengan Non-Warranty
Penambahan informasi Tipe Claim :
Program Claim : FPC/ PLC/ FLC
Warranty Claim TWC/ EWC/ PWC

1. 3. 6. OPL

Pada accordion menu ini digunakan untuk menambahkan pekerjaan luar yang tidak ditangani oleh bengkel. Untuk menambahkan OPL dapat menekan tombol Tambah yang nantinya akan muncul pop up seperti pada Gambar 28 – Input OPL.

Berikut ini merupakan tahapan dari pengisian OPL.

Input Nama OPL dan akan muncul beberapa rekomendasi pekerjaan sesuai dengan kata kunci yang diinput.
Pilih Metode Pembayaran.
Pilih Estimasi Selesai.
Input Quantity.
Input Harga.
Klik tombol Save.

1. 3. 7. WAC

Pada accordion menu ini memiliki beberapa sub menu seperti interior dan exterior.

A. Interior

Tampilan interior digunakan oleh SA untu menginput detail dari WAC terkait kondisi interior kendaraan seperti Km, fuel, ketersediaan ban serep, alaram condition, uang dalam kendaraan, dan lain-lain. Tampilan interior dapat dilihat pada Gambar 30 – WAC Interior

B. Exterior

Tampilan exterior digunakan oleh SA untuk menginput detail dari WAC terkait defect pada Exterior. Tampilan exterior dapat dilihat pada Gambar 31 – WAC Exterior.

Berikut ini merupakan tahapan dalam pengisian WAC Interior.

Pilih Tipe Kendaraan
Hilangkan tanda centang pada Clear
Klik pada gambar di bagian kendaraan yang terdapat defect. Nama Item akan terisi otomatis di tabel.
Pilih Status Kerusakan
Tanda tangan dan klik tombol Sign
Masukkan gambar jika ada

Untuk Additional Offer berlaku ketentuan berikut :

Booking Test Drive
- Jika Ya, akan tampil field Tanggal Test Drive
- Jika Tidak, akan tampil field Alasan Menolak Booking
Trade in
- Jika Ya, akan tampil field Nama Salesman Yang Melayani
- Jika Tidak, akan tampil field Alasan Menolak Trade In

1. 3. 8. Job Suggest

Pada accordion menu ini digunakan untuk menambahkan pekerjaan yang disarankan untuk dilakukan ketika service. Berikut ini merupakan tahapan pengisian dari job suggest.

Klik Tombol Edit pada Job Suggest.

2. Isikan field job suggest, lalu klik tombol Save

1. 3. 9. Summary

Pada accordion menu ini digunakan oleh SA untuk melihat summary dari semua informasi WO yang dibuat. SA dapat juga menginput penyesuaian janji penyerahan.

Keterangan Gambar :

Tombol ini digunakan untuk menyimpan data WO tanpa melakukan Release WO.

Tombol ini digunakan untuk melakukan release WO.

Tombol ini digunakan untuk membatalkan pengisian WO.

Berikut ini merupakan tahapan dari pengisian WO Summary.

Pilih Part Bekas (Kembalikan/Tinggal).
Pilih Waiting/Drop Off.
Pilih Car Wash.
Pilih Pergantian Parts
Pilih Metode Pembayaran
Pilih Scheduled Service Time.
Pilih Estimation Delivery Time.
Pilih Adjustment Delivery Time.
Pilih Kode Transaksi
Lalu klik tombol Release WO maka akan muncul tampilan seperti pada Gambar 35 – Notifikasi Release WO.