Daftar Draft SPK
Berikut menu Daftar Draft SPK yang dapat diakses melalui Sales -> SPK -> Daftar Draft SPK. Menu ini digunakan oleh Salesman untuk menampilkan daftar semua SPK yang yang dimiliki. Pada menu ini, Salesman dapat melihat detil informasi SPK, mengubah SPK, melihat progres approval diskon, dan melihat progress approval Off the road jika ada. User dapat melihat tampilan seperti pada Gambar 120 – List Daftar Draft SPK.
Gambar 120 – List Daftar Draft SPK
Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai fungsi dari tombol yang ada pada tampilan Daftar Draft SPK :
Tombol Filter, digunakan untuk melakukan pencarian data secara spesifik
Tombol Refresh, digunakan untuk menyegarkan halaman index data.
| Tombol Action, digunakan untuk menampilkan pilihan action pada data. |
| Tombol Lihat Detail, digunakan untuk melihat detail SPK. |
Tombol Ubah SPK, digunakan untuk mengubah SPK.
Tombol Approval Discount, digunakan untuk melihat status persetujuan diskon.
| Tombol Approval Off the Road, digunakan untuk melihat status persetujuan transaksi penjualan Off the Road. |
Lihat Detail
User dapat melihat data menggunakan fitur Lihat Detail pada menu Daftar Draft SPK. Fitur Ini dapat digunakan dengan menekan tombol
pada Gambar 120 – List Daftar Draft SPK, lalu menekan tombol
Tampilan detil data informasi SPK dapat dilihat seperti pada gambar berikut
Dalam hal meningkatkan kualitas data customer maka user perlu memahami masing-masing field yang akan diinput.
Customer Individu
Untuk tipe customer Individu, silahkan merujuk pada artikel Customer Databasa 1A – Individu – SPK
a. Informasi Pembeli
Customer Pembeli adalah Informasi pelanggan yang tertera sebagai pemesan/pembeli di SPK. Bisa berupa individu ataupun instansi
Terdapat fields untuk menandakan jika No. HP tidak valid. Ketika mendapatkan info ini di DEC maka Salesman wajib:
1.Memperbarui No. HP
2.Mengubah menjadi valid
Untuk Field NPWP dan KTP/KITAS berlaku operasi sebagai berikut :
- Jika dipilih WNI , maka kolom NPWP akan terisi nomor KTP/KITAS
- Jika dipilih WNA, kolom No. KTP/KITAS menjadi No. KITAS, kolom NPWP non-mandatory dan default 0000000000000000
- Jika Status Kewarganegaraan WNI, maka kolom NPWP akan terisi otomatis terinput No. KTP
- Jika Status Kewarganegaraan WNA, maka kolom NPWP terisi default 0000000000000000
Field Catatan digunakan untuk mencatat informasi tambahan dari customer
Informasi Pemilik
Customer Pemilik adalah Informasi pelanggan sesuai dokumen STNK. Bisa berupa individu ataupun instansi.
Gambar. Informasi Pemilik
Terdapat fields untuk menandakan jika No. HP tidak valid. Ketika mendapatkan info ini di DEC maka Salesman wajib:
1.Memperbarui No. HP
2.Mengubah menjadi valid
Untuk Field NPWP dan KTP/KITAS berlaku operasi sebagai berikut :
- Jika dipilih WNI , maka kolom NPWP akan terisi nomor KTP/KITAS
- Jika dipilih WNA, kolom No. KTP/KITAS menjadi No. KITAS, kolom NPWP non-mandatory dan default 0000000000000000
- Jika Status Kewarganegaraan WNI, maka kolom NPWP akan terisi otomatis terinput No. KTP
- Jika Status Kewarganegaraan WNA, maka kolom NPWP terisi default 0000000000000000
Field Catatan digunakan untuk mencatat informasi tambahan dari customer.
Sehubungan dengan adanya fields NPWP pada menu ini, berikut adalah penjelasan notifikasi terkait NPWP:
1. Notifikasi : NPWP harus terdiri 15 Digit
Notifikasi ini akan muncul apabila:
• NPWP yang diisi kurang dari 15 digit
• Berlaku untuk tanggal transaksi (billing) sebelum tanggal efektif NPWP 16 Digit berlaku
2. Notifikasi : NPWP harus terdiri 16 Digit
Notifikasi ini akan muncul apabila:
• NPWP yang diisi kurang dari 16 digit
• Berlaku untuk transaksi (billing) setelah tanggal efektif NPWP 16 Digit berlaku
Belum ada informasi terbaru dari pemerintah kapan tanggal/timing efektif NPWP 16 digit berlaku, jika sudah ada informasi akan kami infokan lebih lanjut.
Customer Instansi
Data standar untuk customer Instansi dapat merujuk pada artikel berikut ini
Customer Database 1A – Intansi-SPK
Informasi Pembeli
Informasi Pembeli berisi informasi orang yang namanya tercantum sebagai pembeli/pemesan yang ada di SPK.
Gambar. Informasi Pembeli
Terdapat fields untuk menandakan jika No. HP tidak valid. Ketika mendapatkan info ini di DEC maka Salesman wajib:
1.Memperbarui No. HP
2.Mengubah menjadi valid
Untuk Field NPWP dan KTP/KITAS berlaku operasi sebagai berikut :
- Jika dipilih WNI , maka kolom NPWP akan terisi nomor KTP/KITAS
- Jika dipilih WNA, kolom No. KTP/KITAS menjadi No. KITAS, kolom NPWP non-mandatory dan default 0000000000000000
- Jika Status Kewarganegaraan WNI, maka kolom NPWP akan terisi otomatis terinput No. KTP
- Jika Status Kewarganegaraan WNA, maka kolom NPWP terisi default 0000000000000000
Field Catatan digunakan untuk mencatat informasi tambahan dari customer.
Informasi Pemilik
Customer Pemilik adalah Informasi pelanggan sesuai dokumen STNK. Bisa berupa individu ataupun instansi. Data Pemilik bisa diedit.
Terdapat fields untuk menandakan jika No. HP tidak valid. Ketika mendapatkan info ini di DEC maka Salesman wajib:
1.Memperbarui No. HP
2.Mengubah menjadi valid
Untuk Field NPWP dan KTP/KITAS berlaku operasi sebagai berikut :
- Jika dipilih WNI , maka kolom NPWP akan terisi nomor KTP/KITAS
- Jika dipilih WNA, kolom No. KTP/KITAS menjadi No. KITAS, kolom NPWP non-mandatory dan default 0000000000000000
- Jika Status Kewarganegaraan WNI, maka kolom NPWP akan terisi otomatis terinput No. KTP
- Jika Status Kewarganegaraan WNA, maka kolom NPWP terisi default 0000000000000000
Field Catatan digunakan untuk mencatat informasi tambahan dari customer.
Informasi Penanggung Jawab
Customer Penanggung Jawab adalah Informasi pelanggan yang menjadi penanggung jawab selama proses transaksi.
c. Dokumen pendukung
Gambar 40 – Input SPK – Dokumen
d. Informasi Pengiriman
bagian ini berisi informasi penerima saat unit dikirim ke customer.
Gambar 41 – Input SPK – Info Pengiriman
e. Informasi unit yang akan dibeli
bagian ini berisi informasi unit yang akan dibeli.
Gambar 42 – Input SPK – Unit yang Akan Dibeli
e. informasi aksesoris
bagian ini berisi informasi aksesoris yang dibeli bersamaan unit.
Gambar 43 – Input SPK – Aksesoris
f. informasi Karoseri
Bagian ini berisi informasi karoseri yang akan dibeli bersamaan dengan unit,
Gambar 44 – Input SPK – Karoseri
g. Informasi Leasing dan Debitur
Customer Debitur adalah Informasi pelanggan yg ditagihkan oleh 3rd Party Leasing & Insurance. Bisa berupa individu ataupun instansi. Data- data ini wajib diisi ketika sumber dana credit
Gambar 45 – Input SPK – Info Leasing
h. Informasi Asuransi
Terdapat fitur tambahan untuk kebutuhan Update Asuransi Kendaraan setelah lakukan Billing oleh Admin Unit yang akan dijelaskan setiap item.
Data ini seluruhnya tidak mandatory, silahkan diisi apabila sudah bisa didapat. Jika belum bisa dikosongkan.
Gambar 46 – Input SPK – Info Asuransi
I. Rincian Harga
Gambar 47 – Input SPK – Rincian Harga
Saat salesman mengisi nominal Komisi Mediator, sistem akan menampilkan peringatan seperti gambar dibawah ini :
bahwa salesman wajib mengisi Info Mediator terutama bagian nama dan nomor KTP mediator.
Gambar 48 – Input SPK – Info Mediator
Informasi Pengguna
Customer Pengguna adalah Informasi pelanggan yg menggunakan kendaraan sehari-hari (bukan supir). Khusus pengguna hanya ada individu, tidak ada instansi. Data ini tidak mandatory, silahkan diisi apabila sudah bisa didapat. Jika belum bisa dikosongkan. Apabila Sales ingin mengisi data pengguna (yang awalnya blank kemudian diisi) maka silahkan diisi secara setidaknya nama dan HP/NIK agar dikenali sebagai data customer di DMS. Jika salah satu fields tidak diisi maka tidak akan disimpan sebagai customer oleh DMS sehingga data di next proses akan blank.
Gambar. Info Pemakai
User dapat menekan tab
untuk membuka / menutup informasi detail yang ada, tampilan dapat dilihat seperti pada Gambar 121 – Lihat Detail SPK. User dapat menekan untuk kembali ke halaman sebelumnya.
Sehubungan dengan adanya fields NPWP pada menu ini, berikut adalah penjelasan notifikasi terkait NPWP:
1. Notifikasi : NPWP harus terdiri 15 Digit
Notifikasi ini akan muncul apabila:
• NPWP yang diisi kurang dari 15 digit
• Berlaku untuk tanggal transaksi (billing) sebelum tanggal efektif NPWP 16 Digit berlaku
2. Notifikasi : NPWP harus terdiri 16 Digit
Notifikasi ini akan muncul apabila:
• NPWP yang diisi kurang dari 16 digit
• Berlaku untuk transaksi (billing) setelah tanggal efektif NPWP 16 Digit berlaku
Belum ada informasi terbaru dari pemerintah kapan tanggal/timing efektif NPWP 16 digit berlaku, jika sudah ada informasi akan kami infokan lebih lanjut.
Ubah Data
Berikut fitur untuk melakukan Ubah data SPK, fitur ini dapat digunakan dengan menekan tombol
pada Gambar 120 – List Daftar Draft SPK, lalu menekan tombol
oleh Salesman. User dapat melihat tampilan seperti pada Gambar 133 – Ubah Daftar Draft SPK.
Gambar 133 – Ubah Daftar Draft SPK
Pada saat User melakukan perubahan terkait nominal harga di SPK, seperti nominal pada field Booking Fee, field DP/TDP, field Diskon, field Diskon Subsidi Rate, dan sebagainya maka user wajib menekan kembali tombol
untuk melakukan kalkulasi ulang.
User dapat mengubah data pada field-field yang diinginkan untuk dapat melanjutkan proses pembuatan SPK. Selanjutnya User dapat menekan tombol
untuk mengajukan SPK yang sudah diubah, atau menekan tombol
untuk membatalkan proses perubahan SPK dan kembali ke halaman sebelumnya.
Apabila User menekan tombol Aju SPK, maka system akan menampilkan halaman untuk meminta tanda tangan digital dari Pelanggan seperti pada tampilan Gambar 134 – Tanda Tangan. User dapat menekan tombol
untuk menyimpan data SPK, atau User dapat menekan tombol
untuk mengulang tanda tangan dari Pelanggan, atau menekan tombol
untuk membatalkan proses tanda tangan dan kembali ke halaman pembuatan SPK.
Gambar 134 – Tanda Tangan
Approval Discount
User dapat melihat progress approval diskon yang sedang diajukan pada menu Daftar Draft SPK. Fitur Ini dapat digunakan dengan menekan tombol
fitur ini dapat digunakan dengan menekan tombol pada Gambar 120 – List Daftar Draft SPK, lalu menekan tombol
. User dapat melihat tampilan seperti pada Gambar 135 – Lihat Progress Approval Discount.
Gambar 135 – Lihat Progress Approval Discount
Approval Off The Road
User dapat melihat progress approval transaksi Off the Road yang sedang diajukan pada menu Daftar Draft SPK. Fitur Ini dapat digunakan dengan menekan tombol
pada Gambar 120 – List Daftar Draft SPK, lalu menekan tombol
User dapat melihat tampilan seperti pada Gambar 136 – Lihat Progress Approval Off the Road.
Gambar 136 – Lihat Progress Approval Off the Road
Tampilan daftar role yang akan mengajukan transaksi Off the Road, saat ini membutuhkan approval dari role OM dan COO yang ada di dealer dan tidak dapat diubah.
Improvement Customer Consent
Berikut penjelasan untuk tampilan General Customer Consent :
- Penambahan Status Customer Consent dan Tidak Consent
- Button Tambah akan menambahkan grid dokumen consent, max 4 Grid data per satu kategori customer.
- Template Doc. Tidak Consent akan aktif jika memilih tidak consent
- Sumber File akan menampilkan opsi berdasarkan sudah ditahap mana dokumen dibuat, pada saat buat SPK akan muncul opsi Dokumen SPK, Capture WA dan lainnya
- Terdapat button view untuk menampilkan gambar / dokume yang di upload, namun hanya menampilakan type file Jpg & png.
- Terdapat capture by Camera , jika device tidak ada camera maka akan muncul Camera not found.
- Terdapat opsi upload by internal device dengan maksimal file 2,5 mb.
- Terdapat download file yang sudah diupload sebelumnya.
- Button Delele untuk menghapus grid dokumen consent
- Thickbox klausul declaration dealer sebagai mandatory bahwa user sudah menanyakan consent kepada customer
Semua UI akan muncul sama seperti ini, kecuali admin unit hanya bisa view dan download dokumen.
Improvement Customer Consent (View)
Berikut penjelasan untuk tampilan General Customer Consent :
- Penambahan Status Customer Consent dan Tidak Consent hanya bisa view tidak dapat merubah.
- Sumber File akan menampilkan opsi berdasarkan sudah ditahap mana dokumen dibuat, pada saat buat SPK akan muncul opsi Dokumen SPK, Capture WA dan lainnya
- Terdapat button view untuk menampilkan gambar / dokume yang di upload, namun hanya menampilakan type file Jpg & png
- Terdapat download file yang sudah diupload sebelumnya.
- Thickbox klausul declaration dealer sebagai mandatory bahwa user sudah menanyakan consent kepada customer
Semua UI akan muncul sama seperti ini, kecuali admin unit hanya bisa view dan download dokumen.
Improvement Customer Consent (Cetakan Tidak Consent)
Penjelasan Cetakan untuk Customer tidak Consent :
- Cetakan ini akan tampil dari user klik tombol “Template Doc. Tidak Consent”
- Cetakan ini dapat diupload untuk menjadi dasar dokumen pendukung customer tidak consent.
- Kalimat yang terdapat pada template tidak consent dapat diubah pada master klausul dengan tipe tidak consent