WO List BP

0

1. WO List BP

Menu WO List (BP) digunakan oleh SA untuk melihat history dan progress status semua WO yang berada di bawah SA tersebut. Menu ini dapat diakses melalui After Sales > Reception > WO List (BP).

Pada list data WO terdapat kolom status yang menandakan WO yang dibuat sudah sampai pada tahap apa, sehingga SA dapat memantau pergerakan WO yang ditanganinya.

WO List (BP)

Filter data WO yang akan ditampilkan.

Data WO atas SA
  • Data Default SA : Menampilkan data WO untuk SA sesuai dengan user login
  • Data Semua SA : Menampilkan data WO untuk seluruh SA yang ada
Filter pencarian WO

Filter pilihan parameter tambahan untuk menampilkan data WO BP berdasarkan No. Polisi, No. WO, dan Rentang Tanggal.

Filter Parameter Tambahan

Merupakan informasi untuk melakuan pemfilteran data dengan Tanggal, No. WO, No. Polisi, No. Polisi Sementara, Tipe Customer, Pemilik, SA, Area Transaksi, Status, Sequence, dan Action (tombol).

Tanggal

Menampilkan informasi terkait tanggal pembuatan work order.

No. WO

Menampilkan informasi nomor work order pelanggan.

No. WO

Menampilkan informasi nomor polisi pelanggan.

No. Polisi Sementara

Menampilkan Data No. Polisi Sementara

Tipe Customer

Menampilkan data Tipe Customer Walk In atau Booking

Pemilik

Menampilkan informasi nama pelanggan

SA

Menampilkan informasi kode service advisor.

Area Transaksi

Menampilkan informasi transaksi lokasi material

Status

Menampilkan informasi status Work Order

Sequence

Menampilkan informasi urutan WO terkait multi WO

Action

Menampilkan informasi tombol edit, lihat dan print

1. 1. View WO

Merupakan button yang berfungsi untuk melihat data WO yang sudah terbentuk.

View WO

Tombol untuk melakukan View Work Order

Accordion View WO

Tampilan detail View WO untuk semua accordion hanya untuk lihat dan tidak bisa ubah.

1. 1. 1. Short Brief

Pada accordion menu ini menampilkan data seperti pemilik, pengguna, alamat, On Time/Late, Waiting Time, Model, history free claim berdasarkan nomor rangka yang diinput dan Job Suggest (apabila kendaraan yang masuk melakukan appointment atau telah melakukan estimasi sebelumnya). Jika nomor rangka yang di input sebelumnya pernah melakukan claim atas FPC, FLC, PLC dan EWC maka datanya akan muncul di tabel Free Claim.

Short Brief
Field Action & Free Claim
Booking Information
  • Service Plan (1-7): Logic pada field tersebut akan di bangun di fase selanjutnya.
  • Original Service Plan Date: Service plan yang dihitung berdasarkan tanggal DEC. Pada fase 1A field ini masih belum bisa mengeluarkan value tersebut. Akan disempurnakan di fase selanjutnya.
  • Adjustment Service Plan Date: Informasi booking service yang telah diinput oleh PIC PSFU di tab Hasil PSFU. Pada fase 1A field belum mengalir ke petugas booking secara sistem sehingga perlu dibantu SOP. Akan disempurnakan di fase selanjutnya.

List field terkait dengan improvement Customer Database 1A dapat dilihat pada WO List BP – Short Brief

1. 1. 2 Informasi Umum

Pada Accordion Informasi Umum, terdapat 3 sub-accordion yaitu: Pemilik & Kendaraan, Pengguna, dan Person In Service.

1. 1. 2. 1. Pemilik & Kendaraan (Sesuai STNK)

Customer Pemilik adalah Informasi pelanggan sesuai dokumen STNK. Bisa berupa individu ataupun instansi. Data Pemilik bisa diedit. Proses perubahan data pemilik hanya bisa dilakukan secara minor. Pemilik as is namun ada fields yang ingin diubah (contoh ada pergantian no. HP). Apabila secara pemilik berubah, seperti contoh dari A ke B, maka secara sistem tidak diperbolehkan. Perubahan seperti itu hanya bisa dilakukan di reception karena evidence yang didapat lebih valid.

Untuk Pemilik yang sudah memiliki Toyota ID, data Pemilik dan kendaraan akan terisi otomatis mengikuti data yang disimpan pada Toyota ID. Sedangkan Pemilik yang tidak memiliki Toyota ID, maka SA diharuskan mengisikan data informasi kendaraan.

  • a. Kategori Pelanggan: Individu

Tampilan View WO untuk Accordion Pemilik (Individu), hanya untuk lihat dan tidak bisa ubah.

Pemilik (Individu)
Alamat & Catatan dari Pelanggan

List field terkait dengan improvement Customer Database 1A dapat dilihat pada WO List BP – Pemilik (Individu)

Tampilan View WO untuk Kendaraan & Asuransi, hanya untuk lihat dan tidak bisa ubah.

Kendaraan
Kendaraan & Asuransi
  • b. Kategori Pelanggan: Instansi

Tampilan View WO untuk Accordion Pemilik (Instansi), hanya untuk lihat dan tidak bisa ubah.

Pemilik (Instansi)
Alamat & Catatan dari Pelanggan

List field terkait dengan improvement Customer Database 1A dapat dilihat pada WO List BP – Pemilik (Instansi)

Tampilan View WO untuk Kendaraan & Asuransi, hanya untuk lihat dan tidak bisa ubah.

Kendaraan
Kendaraan
Asuransi

Sehubungan dengan adanya fields NPWP pada menu ini, berikut adalah penjelasan notifikasi terkait NPWP:

  1. Notifikasi : NPWP harus terdiri 15 Digit Notifikasi ini akan muncul apabila:
    • NPWP yang diisi kurang dari 15 digit
    • Berlaku untuk tanggal transaksi (billing) sebelum tanggal efektif NPWP 16 Digit berlaku
  2. Notifikasi : NPWP harus terdiri 16 Digit Notifikasi ini akan muncul apabila:
    • NPWP yang diisi kurang dari 16 digit
    • Berlaku untuk transaksi (billing) setelah tanggal efektif NPWP 16 Digit berlaku

Belum ada informasi terbaru dari pemerintah kapan tanggal/timing efektif NPWP 16 digit berlaku, jika sudah ada informasi akan kami infokan lebih lanjut.

1. 1. 2. 2. Pengguna (Orang yang Menggunakan Kendaraan & Bukan Driver)

Customer Pengguna adalah Informasi pelanggan yg menggunakan kendaraan sehari-hari (bukan supir). Khusus pengguna hanya ada individu, tidak ada instansi.

Tampilan View WO untuk Accordion Pengguna, hanya untuk lihat dan tidak bisa ubah.

Pengguna
Alamat & Catatan dari Pelanggan

List field terkait dengan improvement Customer Database 1A dapat dilihat pada WO List BP – Pengguna

1. 1. 2. 3. Person In Service

Tampilan ini dapat digunakan untuk menginput data kontak person / PIC jika terdapat sesuatu hal yang perlu dikonfirmasi terkait dengan pekerjaan service.

Tampilan View WO untuk Accordion Person In Service & Riwayat Servis, hanya untuk lihat dan tidak bisa ubah.

Person In Service & Riwayat Servis

List field terkait dengan improvement Customer Database 1A dapat dilihat pada WO List BP – Person In Service

1. 1. 3. WAC

Tampilan View WO untuk Accordion WAC dan Additional Offer, hanya untuk lihat dan tidak bisa ubah.

WAC
E-Sign & Additional Offer

1. 1. 4. Order Pekerjaan

Tampilan View WO untuk Accordion Order Pekerjaan (Job List), hanya untuk lihat dan tidak bisa ubah.

Payment
Permintaan dan Keluhan
Order Pekerjaan (Job List)

Tampilan View WO untuk Accordion Order Pekerjaan (Job Plan), hanya untuk lihat dan tidak bisa ubah.

Order Pekerjaan (Job Plan)

1. 1. 5. Summary

Tampilan View WO untuk Accordion Summary, hanya untuk lihat dan tidak bisa ubah.

Info dan Job Summary
Price Summary
Time Summary
Summary

1. 2. Edit WO

Merupakan button yang berfungsi untuk melakukan edit data WO yang sudah terbentuk.

Edit WO

Tombol untuk melakukan Edit Work Order

Accordion Edit WO

Tampilan detail Edit WO untuk semua accordion.

1. 2. 1. Short Brief

Pada accordion menu ini menampilkan data seperti pemilik, pengguna, alamat, On Time/Late, Waiting Time, Model, history free claim berdasarkan nomor rangka yang diinput dan Job Suggest (apabila kendaraan yang masuk melakukan appointment atau telah melakukan estimasi sebelumnya). Jika nomor rangka yang di input sebelumnya pernah melakukan claim atas FPC, FLC, PLC dan EWC maka datanya akan muncul di tabel Free Claim.

Short Brief
Field Action & Free Claim
Booking Information
  • Service Plan (1-7): Logic pada field tersebut akan di bangun di fase selanjutnya.
  • Original Service Plan Date: Service plan yang dihitung berdasarkan tanggal DEC. Pada fase 1A field ini masih belum bisa mengeluarkan value tersebut. Akan disempurnakan di fase selanjutnya.
  • Adjustment Service Plan Date: Informasi booking service yang telah diinput oleh PIC PSFU di tab Hasil PSFU. Pada fase 1A field belum mengalir ke petugas booking secara sistem sehingga perlu dibantu SOP. Akan disempurnakan di fase selanjutnya.

List field terkait dengan improvement Customer Database 1A dapat dilihat pada WO List BP – Short Brief

1. 2. 2. Informasi Umum

Pada Accordion Informasi Umum, terdapat 3 sub-accordion yaitu: Pemilik & Kendaraan, Pengguna, dan Person In Service.

1. 2. 2. 1. Pemilik & Kendaraan (Sesuai STNK)

Customer Pemilik adalah Informasi pelanggan sesuai dokumen STNK. Bisa berupa individu ataupun instansi. Data Pemilik bisa diedit. Proses perubahan data pemilik hanya bisa dilakukan secara minor. Pemilik as is namun ada fields yang ingin diubah (contoh ada pergantian no. HP). Apabila secara pemilik berubah, seperti contoh dari A ke B, maka secara sistem tidak diperbolehkan. Perubahan seperti itu hanya bisa dilakukan di reception karena evidence yang didapat lebih valid.

Untuk Pemilik yang sudah memiliki Toyota ID, data Pemilik dan kendaraan akan terisi otomatis mengikuti data yang disimpan pada Toyota ID. Sedangkan Pemilik yang tidak memiliki Toyota ID, maka SA diharuskan mengisikan data informasi kendaraan.

  • a. Kategori Pelanggan: Individu

Tampilan Edit WO untuk Accordion Pemilik (Individu).

Pemilik (Individu)
Alamat & Catatan dari Pelanggan

List field terkait dengan improvement Customer Database 1A dapat dilihat pada WO List BP – Pemilik (Individu)

Tampilan Edit WO untuk Kendaraan & Asuransi.

Kendaraan
Kendaraan & Asuransi

Setelah klik button “Edit” maka akan mengaktifkan beberapa field pada Informasi Pemilik, Alamat, Catatan dari Pelanggan, Informasi Kendaraan, dan Informasi Asuransi.

Setelah melakukan perubahan field-field tersebut pada tiap-tiap informasi, klik button “Save” untuk menyimpan perubahan pada WO.

List field terkait dengan improvement Customer Database 1A dapat dilihat pada Work Order BP (Individu)

  • b. Kategori Pelanggan: Instansi

Tampilan Edit WO untuk Accordion Pemilik (Instansi).

Pemilik (Instansi)
Alamat dan Catatan dari Pelanggan

List field terkait dengan improvement Customer Database 1A dapat dilihat pada WO List BP – Pemilik (Instansi)

Tampilan Edit WO untuk Accordion Kendaraan & Asuransi.

Kendaraan
Kendaraan
Asuransi

Setelah klik button “Edit” maka akan mengaktifkan beberapa field pada Informasi Pemilik, Alamat, Catatan dari Pelanggan, Informasi Kendaraan, dan Informasi Asuransi.

Setelah melakukan perubahan field-field tersebut pada tiap-tiap informasi, klik button “Save” untuk menyimpan perubahan pada WO.

List field terkait dengan improvement Customer Database 1A dapat dilihat pada Work Order BP (Instansi)

Sehubungan dengan adanya fields NPWP pada menu ini, berikut adalah penjelasan notifikasi terkait NPWP:

  1. Notifikasi : NPWP harus terdiri 15 Digit Notifikasi ini akan muncul apabila:
    • NPWP yang diisi kurang dari 15 digit
    • Berlaku untuk tanggal transaksi (billing) sebelum tanggal efektif NPWP 16 Digit berlaku
  2. Notifikasi : NPWP harus terdiri 16 Digit Notifikasi ini akan muncul apabila:
    • NPWP yang diisi kurang dari 16 digit
    • Berlaku untuk transaksi (billing) setelah tanggal efektif NPWP 16 Digit berlaku

Belum ada informasi terbaru dari pemerintah kapan tanggal/timing efektif NPWP 16 digit berlaku, jika sudah ada informasi akan kami infokan lebih lanjut.

1. 2. 2. 2. Pengguna (Orang yang Menggunakan Kendaraan & Bukan Driver)

Customer Pengguna adalah Informasi pelanggan yg menggunakan kendaraan sehari-hari (bukan supir). Khusus pengguna hanya ada individu, tidak ada instansi.

Tampilan Edit WO untuk Accordion Pengguna.

Pengguna
Alamat dan Catatan dari Pelanggan

Setelah klik button “Edit” maka akan mengaktifkan beberapa field pada Informasi Pengguna, Alamat, Catatan dari Pelanggan.

Setelah melakukan perubahan field-field tersebut pada tiap-tiap informasi, klik button “Save” untuk menyimpan perubahan pada WO.

List field terkait dengan improvement Customer Database 1A dapat dilihat pada WO List BP – Pengguna

1. 2. 2. 3. Person In Service

Tampilan ini dapat digunakan untuk menginput data kontak person / PIC jika terdapat sesuatu hal yang perlu dikonfirmasi terkait dengan pekerjaan service.

Tampilan Edit WO untuk Accordion Person In Service & Riwayat Servis.

Person In Service & Riwayat Servis
  • Person In Service merupakan PIC / orang yang bisa dihubungi atas kendaraan yang sedang di servis.
  • Riwayat Servis akan menampilkan riwayat servis kendaraan.

List field terkait dengan improvement Customer Database 1A dapat dilihat pada WO List BP – Person In Service

1. 2. 3. WAC

Tampilan Edit WO untuk Accordion WAC dan Additional Offer.

WAC
E-Sign dan Additional Offer

Keterangan terkait Additional Offer:

  • Booking Test Drive: Data Konfirmasi Bersedia Booking Test Drive
  • Tgl. Test Drive: Data Tanggal Test Drive
  • ​Alasan Menolak Booking Test Drive: Data Alasan Menolak Booking Test Drive
  • Trade In: Data apakah customer bersedia melakukan Trade In
  • ​Nama Salesman: Data nama-nama salesman
  • Alasan Menolak Trade In: Data alasan menolak Trade In

1. 2. 4. Order Pekerjaan

Merupakan accordion untuk melakukan edit pada Job List & Job Plan.

1. 2. 4. A. Job List

Edit detail Order Pekerjaan (Job List) pada keterangan Payment, Permintaan, Keluhan, dan Job List (jasa & material).

Tampilan Edit WO untuk Accordion Order Pekerjaan (Job List).

Payment
Permintaan dan Keluhan
Order Pekerjaan (Job List)

1. 2. 4. B. Job Plan

Edit waktu pekerjaan pada tiap-tiap stall kemudian melakukan Calculate Time ulang.

Tampilan Edit WO untuk Accordion Order Pekerjaan (Job Plan).

Order Pekerjaan (Job Plan)

1. 2. 5. Summary

Edit untuk Kode Transaksi WO.

Tampilan Edit WO untuk Accordion Summary.

Info dan Job Summary
Price Summary
Time Summary

Setelah melakukan perubahan field-field yang aktif pada tiap-tiap accordion, klik button “Save” untuk menyimpan perubahan pada WO.

1. 3. Print WO

Merupakan button untuk melakukan print ulang data WO yang sudah terbentuk.

Print WO
Print Ulang WO

2. Stock Opname

Menu ini digunakan oleh Petugas Stock Opname (BP) untuk membuat dokumen Stock Opname yang akan menjadi trigger / order untuk melakukan proses pengecekan stock opname.

Menu ini dapat diakses melalui Parts > Stock Opname > Stock Opname.

Gambar –  Stock Opname

Keterangan Gambar :

Lokasi Gudang berfungsi untuk memilih lokasi gudang yang ingin di lihat saat pembuat stock opname (Gudang Parts Atau Gudang Bahan)

Filter SCC merupakan pengelompokan parts berdasarkan parts yang dilakukan stock opname.

ICC berfungsi untuk memilih tipe parts berdasarkan fast,slow moving, medium dan lain-lain.

Tipe Lokasi Stock berfungsi untuk memilih katagori tipe stock (Luar Bloked stock atau Blocked Stock).

Status berfungsi untuk memilih status saat membuat stock opname

Tanggal Stock Opname berfungsi untuk mencari stock opname berdasarkan tanggal

Tombol Refresh, digunakan untuk menyegarkan halaman indeks Request

Tombol Panel Filter, digunakan untuk menampilkan atau menyembunyikan panel search pada menu

Buttom Buat berfungsi untuk melakukan Stock Opname.

Bottom ini berfungsi untuk menghapus hasil pencarian berdasarkan filter

No. Stock Opname berfungsi untuk mencari data stock opname berdasarkan No. Stock Opname.

Buttom ini befungsi pencarian data Stock Opname

2. 1. Tambah Stock Opname

Gambar –  Buat Stock Opname

Keterangan Gambar :

Filter Tipe Material berfungsi untuk memilih material yang ingin di lakukan Stock Opname (Parts atau Bahan).

Filter Lokasi Gudang untuk menyesuaikan pilihan berdasarkan Tipe Material yang dipilih.

Filter Tipe Lokasi Stock merupakan status stock Diluar Blocked stock dan Blocked Stock.

Filter SCC ini digunakan untuk milih tipe material berdasarkan karakteristik parts .

Filter ICC  ini digunakan untuk memilih tipe material berdasarkan Inventory Control Class.

Filter ini digunakan untuk mencari parts yang ingin dilakukan Stock Opname berdasarkan no material.

Button ini digunakan untuk mencari parts berdasarkan no material.

Button filter ini digunakan untuk menampilkan material yang sudah ditentukan.

Note

Kolom Note ini digunakan untuk mengisi keterangan saat melakukan Stock Opname

Button Batal ini digunakan ketika tidak ingin membuat Stock Opname.

Button Simpan ini digunakan untuk menyimpan pembuatan Stock Opname.

2. 2. Stock Opname Input – Hasil

Menu ini digunakan oleh Petugas Stock Opname (BP) untuk menginput hasil dari stock opname yang sudah dilakukan. Menu ini dapat diakses melalui Parts > Stock Opname > Stock Opname-input hasil.

Gambar –  Stock Opname- input hasil

Keterangan Gambar:

Lokasi Gudang berfungsi untuk memilih lokasi gudang yang ingin di lihat saat pembuat stock opname (GudangParts Atau GudangBahan).

SCC berfungsi untuk memilih katagori tipe parts

ICC berfungsi untuk memilih tipe parts berdasarkan fast,slow moving, medium dan lain-lain.

Tipe Lokasi Stock berfungsi untuk memilih katagori tipe stock (Luar Bloked stock atau Blocked Stock).

Status berfungsi untuk memilih status saat membuat stock opname

Tanggal Stock Opname berfungsi untuk mencari stock opname berdasarkan tanggal.

Bottom ini berfungsi untuk menghapus hasil pencarian berdasarkan filter.

No. Stock Opname berfungsi untuk mencari data stock opname berdasarkan No. Stock Opname.

Buttom ini befungsi pencarian data Stock Opname.

Stock Report

Menu ini digunakan untuk menampilkan informasi mengenai report stok terakhir dan digunakan oleh dealer berdasarkan tanggal yang di tentukan. Penjelasan mengenai cara penggunaan dan definisi report yang ada di menu ini dapat di lihat user manual menu Stock Report dan menu ini dapat di akses melalui Report After Sales > Parts Report BP > Stock Report.

Gambar –  Stock Report

Keterangan Gambar:

Nama dealer akan tampil sesuai dengan user login

Nama cabang center akan tampil sesuai dengan user login

Tanggal stock report

Jenis material (Parts/Bahan)

Stock Opname

Menu ini digunakan untuk melihat ketersediaan stock digudang dengan perbandingan fisik dan system berdasarkan tanggal yang di tentukan. Penjelasan mengenai cara penggunaan dan definisi report yang ada di menu ini dapat di lihat user manual menu Stock Opname dan menu ini dapat di akses melalui Report After Sales > Parts Report BP > Stock Opname.

Gambar –  Report Stock Opname

Keterangan Gambar:

Nama Dealer tampil sesuai user login

Nama Cabang tampil sesuai user login

Menampilkan tanggal stock opname yang pernah dilakukan dalam tahun berjalan

Button ini befungsi pencarian data Stock Opname

Jumlah qty parts, oil, dan total parts dan oil sebelum dan sesudah stock taking dan perbedaannya

Jumlah amount parts, oil, dan total parts dan oil sebelum dan sesudah stock taking dan perbedaannya

Button ini befungsi untuk export lampiran stock taking

Inventori Position

Menu ini digunakan untuk melihat keberadaan stock digudang terakhir berdasarkan tanggal yang di tentukan. Penjelasan mengenai cara penggunaan dan definisi report yang ada di menu ini dapat di lihat user manual menu Inventory Position dan menu ini dapat di akses melalui Report After Sales > Parts Report BP > Inventory Position.

Gambar –  Inventory Position

Keterangan Gambar:

Nama Dealer tampil sesuai user login

Nama Cabang tampil sesuai user login

Tanggal dilakukannya stock taking. Tampil sesuai tanggal terakhir proses inventory position dan disable

Jika dipilih maka stock yang kosong akan ikut ditampilkan

Button ini berfungsi untuk export data inventory position.