1. WO List BP
Menu WO List (BP) digunakan oleh SA untuk melihat history dan progress status semua WO yang berada di bawah SA tersebut. Menu ini dapat diakses melalui After Sales > Reception > WO List (BP).
Pada list data WO terdapat kolom status yang menandakan WO yang dibuat sudah sampai pada tahap apa, sehingga SA dapat memantau pergerakan WO yang ditanganinya.
Filter data WO yang akan ditampilkan.
- Data Default SA : Menampilkan data WO untuk SA sesuai dengan user login
- Data Semua SA : Menampilkan data WO untuk seluruh SA yang ada
Filter pilihan parameter tambahan untuk menampilkan data WO BP berdasarkan No. Polisi, No. WO, dan Rentang Tanggal.
Merupakan informasi untuk melakuan pemfilteran data dengan Tanggal, No. WO, No. Polisi, No. Polisi Sementara, Tipe Customer, Pemilik, SA, Area Transaksi, Status, Sequence, dan Action (tombol).
Menampilkan informasi terkait tanggal pembuatan work order.
Menampilkan informasi nomor work order pelanggan.
Menampilkan informasi nomor polisi pelanggan.
Menampilkan Data No. Polisi Sementara
Menampilkan data Tipe Customer Walk In atau Booking
Menampilkan informasi nama pelanggan
Menampilkan informasi kode service advisor.
Menampilkan informasi transaksi lokasi material
Menampilkan informasi status Work Order
Menampilkan informasi urutan WO terkait multi WO
Menampilkan informasi tombol edit, lihat dan print
1. 1. View WO
Merupakan button yang berfungsi untuk melihat data WO yang sudah terbentuk.
Tombol untuk melakukan View Work Order
Tampilan detail View WO untuk semua accordion hanya untuk lihat dan tidak bisa ubah.
1. 1. 1. Short Brief
Pada accordion menu ini menampilkan data seperti pemilik, pengguna, alamat, On Time/Late, Waiting Time, Model, history free claim berdasarkan nomor rangka yang diinput dan Job Suggest (apabila kendaraan yang masuk melakukan appointment atau telah melakukan estimasi sebelumnya). Jika nomor rangka yang di input sebelumnya pernah melakukan claim atas FPC, FLC, PLC dan EWC maka datanya akan muncul di tabel Free Claim.
- Service Plan (1-7): Logic pada field tersebut akan di bangun di fase selanjutnya.
- Original Service Plan Date: Service plan yang dihitung berdasarkan tanggal DEC. Pada fase 1A field ini masih belum bisa mengeluarkan value tersebut. Akan disempurnakan di fase selanjutnya.
- Adjustment Service Plan Date: Informasi booking service yang telah diinput oleh PIC PSFU di tab Hasil PSFU. Pada fase 1A field belum mengalir ke petugas booking secara sistem sehingga perlu dibantu SOP. Akan disempurnakan di fase selanjutnya.
List field terkait dengan improvement Customer Database 1A dapat dilihat pada WO List BP – Short Brief
1. 1. 2 Informasi Umum
Pada Accordion Informasi Umum, terdapat 3 sub-accordion yaitu: Pemilik & Kendaraan, Pengguna, dan Person In Service.
1. 1. 2. 1. Pemilik & Kendaraan (Sesuai STNK)
Customer Pemilik adalah Informasi pelanggan sesuai dokumen STNK. Bisa berupa individu ataupun instansi. Data Pemilik bisa diedit. Proses perubahan data pemilik hanya bisa dilakukan secara minor. Pemilik as is namun ada fields yang ingin diubah (contoh ada pergantian no. HP). Apabila secara pemilik berubah, seperti contoh dari A ke B, maka secara sistem tidak diperbolehkan. Perubahan seperti itu hanya bisa dilakukan di reception karena evidence yang didapat lebih valid.
Untuk Pemilik yang sudah memiliki Toyota ID, data Pemilik dan kendaraan akan terisi otomatis mengikuti data yang disimpan pada Toyota ID. Sedangkan Pemilik yang tidak memiliki Toyota ID, maka SA diharuskan mengisikan data informasi kendaraan.
- a. Kategori Pelanggan: Individu
Tampilan View WO untuk Accordion Pemilik (Individu), hanya untuk lihat dan tidak bisa ubah.
List field terkait dengan improvement Customer Database 1A dapat dilihat pada WO List BP – Pemilik (Individu)
Tampilan View WO untuk Kendaraan & Asuransi, hanya untuk lihat dan tidak bisa ubah.
- b. Kategori Pelanggan: Instansi
Tampilan View WO untuk Accordion Pemilik (Instansi), hanya untuk lihat dan tidak bisa ubah.
List field terkait dengan improvement Customer Database 1A dapat dilihat pada WO List BP – Pemilik (Instansi)
Tampilan View WO untuk Kendaraan & Asuransi, hanya untuk lihat dan tidak bisa ubah.
Sehubungan dengan adanya fields NPWP pada menu ini, berikut adalah penjelasan notifikasi terkait NPWP:
1. Notifikasi : NPWP harus terdiri 15 Digit
Notifikasi ini akan muncul apabila:
• NPWP yang diisi kurang dari 15 digit
• Berlaku untuk tanggal transaksi (billing) sebelum tanggal efektif NPWP 16 Digit berlaku
2. Notifikasi : NPWP harus terdiri 16 Digit
Notifikasi ini akan muncul apabila:
• NPWP yang diisi kurang dari 16 digit
• Berlaku untuk transaksi (billing) setelah tanggal efektif NPWP 16 Digit berlaku
Belum ada informasi terbaru dari pemerintah kapan tanggal/timing efektif NPWP 16 digit berlaku, jika sudah ada informasi akan kami infokan lebih lanjut.
1. 1. 2. 2. Pengguna (Orang yang Menggunakan Kendaraan & Bukan Driver)
Customer Pengguna adalah Informasi pelanggan yg menggunakan kendaraan sehari-hari (bukan supir). Khusus pengguna hanya ada individu, tidak ada instansi.
Tampilan View WO untuk Accordion Pengguna, hanya untuk lihat dan tidak bisa ubah.
List field terkait dengan improvement Customer Database 1A dapat dilihat pada WO List BP – Pengguna
1. 1. 2. 3. Person In Service
Tampilan ini dapat digunakan untuk menginput data kontak person / PIC jika terdapat sesuatu hal yang perlu dikonfirmasi terkait dengan pekerjaan service.
Tampilan View WO untuk Accordion Person In Service & Riwayat Servis, hanya untuk lihat dan tidak bisa ubah.
List field terkait dengan improvement Customer Database 1A dapat dilihat pada WO List BP – Person In Service
1. 1. 3. WAC
Tampilan View WO untuk Accordion WAC dan Additional Offer, hanya untuk lihat dan tidak bisa ubah.
1. 1. 4. Order Pekerjaan
Tampilan View WO untuk Accordion Order Pekerjaan (Job List), hanya untuk lihat dan tidak bisa ubah.
Tampilan View WO untuk Accordion Order Pekerjaan (Job Plan), hanya untuk lihat dan tidak bisa ubah.
1. 1. 5. Summary
Tampilan View WO untuk Accordion Summary, hanya untuk lihat dan tidak bisa ubah.
1. 2. Edit WO
Merupakan button yang berfungsi untuk melakukan edit data WO yang sudah terbentuk.
Tombol untuk melakukan Edit Work Order
Tampilan detail Edit WO untuk semua accordion.
1. 2. 1. Short Brief
Pada accordion menu ini menampilkan data seperti pemilik, pengguna, alamat, On Time/Late, Waiting Time, Model, history free claim berdasarkan nomor rangka yang diinput dan Job Suggest (apabila kendaraan yang masuk melakukan appointment atau telah melakukan estimasi sebelumnya). Jika nomor rangka yang di input sebelumnya pernah melakukan claim atas FPC, FLC, PLC dan EWC maka datanya akan muncul di tabel Free Claim.
- Service Plan (1-7): Logic pada field tersebut akan di bangun di fase selanjutnya.
- Original Service Plan Date: Service plan yang dihitung berdasarkan tanggal DEC. Pada fase 1A field ini masih belum bisa mengeluarkan value tersebut. Akan disempurnakan di fase selanjutnya.
- Adjustment Service Plan Date: Informasi booking service yang telah diinput oleh PIC PSFU di tab Hasil PSFU. Pada fase 1A field belum mengalir ke petugas booking secara sistem sehingga perlu dibantu SOP. Akan disempurnakan di fase selanjutnya.
List field terkait dengan improvement Customer Database 1A dapat dilihat pada WO List BP – Short Brief
1. 2. 2. Informasi Umum
Pada Accordion Informasi Umum, terdapat 3 sub-accordion yaitu: Pemilik & Kendaraan, Pengguna, dan Person In Service.
1. 2. 2. 1. Pemilik & Kendaraan (Sesuai STNK)
Customer Pemilik adalah Informasi pelanggan sesuai dokumen STNK. Bisa berupa individu ataupun instansi. Data Pemilik bisa diedit. Proses perubahan data pemilik hanya bisa dilakukan secara minor. Pemilik as is namun ada fields yang ingin diubah (contoh ada pergantian no. HP). Apabila secara pemilik berubah, seperti contoh dari A ke B, maka secara sistem tidak diperbolehkan. Perubahan seperti itu hanya bisa dilakukan di reception karena evidence yang didapat lebih valid.
Untuk Pemilik yang sudah memiliki Toyota ID, data Pemilik dan kendaraan akan terisi otomatis mengikuti data yang disimpan pada Toyota ID. Sedangkan Pemilik yang tidak memiliki Toyota ID, maka SA diharuskan mengisikan data informasi kendaraan.
- a. Kategori Pelanggan: Individu
Tampilan Edit WO untuk Accordion Pemilik (Individu).
List field terkait dengan improvement Customer Database 1A dapat dilihat pada WO List BP – Pemilik (Individu)
Tampilan Edit WO untuk Kendaraan & Asuransi.
Setelah klik button “Edit” maka akan mengaktifkan beberapa field pada Informasi Pemilik, Alamat, Catatan dari Pelanggan, Informasi Kendaraan, dan Informasi Asuransi.
Setelah melakukan perubahan field-field tersebut pada tiap-tiap informasi, klik button “Save” untuk menyimpan perubahan pada WO.
List field terkait dengan improvement Customer Database 1A dapat dilihat pada Work Order BP (Individu)
- b. Kategori Pelanggan: Instansi
Tampilan Edit WO untuk Accordion Pemilik (Instansi).
List field terkait dengan improvement Customer Database 1A dapat dilihat pada WO List BP – Pemilik (Instansi)
Tampilan Edit WO untuk Accordion Kendaraan & Asuransi.
Setelah klik button “Edit” maka akan mengaktifkan beberapa field pada Informasi Pemilik, Alamat, Catatan dari Pelanggan, Informasi Kendaraan, dan Informasi Asuransi.
Setelah melakukan perubahan field-field tersebut pada tiap-tiap informasi, klik button “Save” untuk menyimpan perubahan pada WO.
List field terkait dengan improvement Customer Database 1A dapat dilihat pada Work Order BP (Instansi)
Sehubungan dengan adanya fields NPWP pada menu ini, berikut adalah penjelasan notifikasi terkait NPWP:
1. Notifikasi : NPWP harus terdiri 15 Digit
Notifikasi ini akan muncul apabila:
• NPWP yang diisi kurang dari 15 digit
• Berlaku untuk tanggal transaksi (billing) sebelum tanggal efektif NPWP 16 Digit berlaku
2. Notifikasi : NPWP harus terdiri 16 Digit
Notifikasi ini akan muncul apabila:
• NPWP yang diisi kurang dari 16 digit
• Berlaku untuk transaksi (billing) setelah tanggal efektif NPWP 16 Digit berlaku
Belum ada informasi terbaru dari pemerintah kapan tanggal/timing efektif NPWP 16 digit berlaku, jika sudah ada informasi akan kami infokan lebih lanjut.
1. 2. 2. 2. Pengguna (Orang yang Menggunakan Kendaraan & Bukan Driver)
Customer Pengguna adalah Informasi pelanggan yg menggunakan kendaraan sehari-hari (bukan supir). Khusus pengguna hanya ada individu, tidak ada instansi.
Tampilan Edit WO untuk Accordion Pengguna.
Setelah klik button “Edit” maka akan mengaktifkan beberapa field pada Informasi Pengguna, Alamat, Catatan dari Pelanggan.
Setelah melakukan perubahan field-field tersebut pada tiap-tiap informasi, klik button “Save” untuk menyimpan perubahan pada WO.
List field terkait dengan improvement Customer Database 1A dapat dilihat pada WO List BP – Pengguna
1. 2. 2. 3. Person In Service
Tampilan ini dapat digunakan untuk menginput data kontak person / PIC jika terdapat sesuatu hal yang perlu dikonfirmasi terkait dengan pekerjaan service.
Tampilan Edit WO untuk Accordion Person In Service & Riwayat Servis.
- Person In Service merupakan PIC / orang yang bisa dihubungi atas kendaraan yang sedang di servis.
- Riwayat Servis akan menampilkan riwayat servis kendaraan.
List field terkait dengan improvement Customer Database 1A dapat dilihat pada WO List BP – Person In Service
1. 2. 3. WAC
Tampilan Edit WO untuk Accordion WAC dan Additional Offer.
Keterangan terkait Additional Offer:
- Booking Test Drive: Data Konfirmasi Bersedia Booking Test Drive
- Tgl. Test Drive: Data Tanggal Test Drive
- Alasan Menolak Booking Test Drive: Data Alasan Menolak Booking Test Drive
- Trade In: Data apakah customer bersedia melakukan Trade In
- Nama Salesman: Data nama-nama salesman
- Alasan Menolak Trade In: Data alasan menolak Trade In
1. 2. 4. Order Pekerjaan
Merupakan accordion untuk melakukan edit pada Job List & Job Plan.
1. 2. 4. A. Job List
Edit detail Order Pekerjaan (Job List) pada keterangan Payment, Permintaan, Keluhan, dan Job List (jasa & material).
Tampilan Edit WO untuk Accordion Order Pekerjaan (Job List).
1. 2. 4. B. Job Plan
Edit waktu pekerjaan pada tiap-tiap stall kemudian melakukan Calculate Time ulang.
Tampilan Edit WO untuk Accordion Order Pekerjaan (Job Plan).
1. 2. 5. Summary
Edit untuk Kode Transaksi WO.
Tampilan Edit WO untuk Accordion Summary.
Setelah melakukan perubahan field-field yang aktif pada tiap-tiap accordion, klik button “Save” untuk menyimpan perubahan pada WO.
1. 3. Print WO
Merupakan button untuk melakukan print ulang data WO yang sudah terbentuk.
