Reception

1. WO List BP

Menu WO List (BP) digunakan oleh SA untuk melihat history dan progress status semua WO yang berada di bawah SA tersebut. Menu ini dapat diakses melalui After Sales > Reception > WO List (BP).

Pada list data WO terdapat kolom status yang menandakan WO yang dibuat sudah sampai pada tahap apa, sehingga SA dapat memantau pergerakan WO yang ditanganinya.

DMS akan mengirimkan progress service dan update data customer, serta melakukan permintaan ulang pembuatan TOYOTA ID dan One Account ID pelanggan.

Filter data WO yang akan ditampilkan.

• Data Default SA : Menampilkan data WO untuk SA sesuai dengan user login
• Data Semua SA : Menampilkan data WO untuk seluruh SA yang ada

Filter pilihan parameter tambahan untuk menampilkan data WO BP berdasarkan No. Polisi, No. WO, dan Rentang Tanggal.

Merupakan informasi untuk melakuan pemfilteran data dengan Tanggal, No. WO, No. Polisi, No. Polisi Sementara, Tipe Customer, Pemilik, SA, Area Transaksi, Status, Sequence, dan Action (tombol).

Menampilkan informasi terkait tanggal pembuatan work order.

Menampilkan informasi nomor work order pelanggan.

Menampilkan informasi nomor polisi pelanggan.

Menampilkan Data No. Polisi Sementara

Menampilkan data Tipe Customer Walk In atau Booking

Menampilkan informasi nama pelanggan

Menampilkan informasi kode service advisor.

Menampilkan informasi transaksi lokasi material

Menampilkan informasi status Work Order

Menampilkan informasi urutan WO terkait multi WO

Menampilkan informasi tombol edit, lihat dan print

1. 1. View WO

Merupakan button yang berfungsi untuk melihat data WO yang sudah terbentuk.

Tombol untuk melakukan View Work Order

Tampilan detail View WO untuk semua accordion hanya untuk lihat dan tidak bisa ubah.

1. 1. 1. Short Brief

Pada accordion menu ini menampilkan data seperti pemilik, pengguna, alamat, On Time/Late, Waiting Time, Model, history free claim berdasarkan nomor rangka yang diinput dan Job Suggest (apabila kendaraan yang masuk melakukan appointment atau telah melakukan estimasi sebelumnya). Jika nomor rangka yang di input sebelumnya pernah melakukan claim atas FPC, FLC, PLC dan EWC maka datanya akan muncul di tabel Free Claim.

Berikut penjelasan definisi dari tiap kolom diatas :

• Kolom Service Berkala : berisi data tanggal service berkala.
• Kolom Suggest service Selanjutnya : menampilkan informasi tanggal Service Plan (1-7) berdasarkan tanggal DEC. Penentuan tanggal service plan adalah sebagai berikut :
  • Service ke-1 = DEC Date + 1 Bulan
  • Service ke-2 = DEC Date + 6 Bulan
  • Service ke-3 = Service ke-2 + 6 Bulan
  • Service ke-4 = Service ke-3 + 6 Bulan
  • Service ke-5 = Service ke-4 + 6 Bulan
  • Service ke-6 = Service ke-5 + 6 Bulan
  • Service ke-7 = Service ke-6 + 6 Bulan
• Sedangkan kolom Suggest service selanjutnya berdasarkan customer habit (dihitung berdasarkan tanggal aktual service berkala).
• Kolom Booking Request adalah kolom yang menampilkan data tanggal booking request yang disetujui oleh customer, data ini berasa data yang diinput oleh petugas SA di menu Service Explaination dan PSFU,
• Kolom Status Booking Request : kolom yang menampilkan status dari booking request yang disetujui oleh customer

List field terkait dengan improvement Customer Database 1A dapat dilihat pada WO List BP – Short Brief

1. 1. 2 Informasi Umum

Pada Accordion Informasi Umum, terdapat 3 sub-accordion yaitu: Pemilik & Kendaraan, Pengguna, dan Person In Service.

1. 1. 2. 1. Pemilik & Kendaraan (Sesuai STNK)

Customer Pemilik adalah Informasi pelanggan sesuai dokumen STNK. Bisa berupa individu ataupun instansi. Data Pemilik bisa diedit. Proses perubahan data pemilik hanya bisa dilakukan secara minor. Pemilik as is namun ada fields yang ingin diubah (contoh ada pergantian no. HP). Apabila secara pemilik berubah, seperti contoh dari A ke B, maka secara sistem tidak diperbolehkan. Perubahan seperti itu hanya bisa dilakukan di reception karena evidence yang didapat lebih valid.

Untuk Pemilik yang sudah memiliki Toyota ID, data Pemilik dan kendaraan akan terisi otomatis mengikuti data yang disimpan pada Toyota ID. Sedangkan Pemilik yang tidak memiliki Toyota ID, maka SA diharuskan mengisikan data informasi kendaraan.

• a. Kategori Pelanggan: Individu

Tampilan View WO untuk Accordion Pemilik (Individu), hanya untuk lihat dan tidak bisa ubah.

• Gelar Depan, Nama Lengkap, Gelar Belakang, Nama Panggilan dan No. KTP/KITAS
• No. Handphone 1, Status No. Handphone 1, Alasan Invalid, Alasan Lainnya (Jika Alasan Invalid adalah “Other”)
• Tanggal Lahir, Jenis Kelamin dan Sektor Bisnis
• One Account ID : berupa informasi One Account ID pelanggan. informasi ini diambil dari data mTOYOTA jika pelanggan memiliki akun di aplikasi tersebut.
• jika pelanggan tidak memiliki akun di aplikasi tersebut maka akan terisi “–“
• DMS ID dahulu dikenal dengan TOYOTA ID, jika pelanggan belumpernah melakukan service maka akan terisi “–“

List field terkait dengan improvement Customer Database 1A dapat dilihat pada WO List BP – Pemilik (Individu)

Tampilan View WO untuk Kendaraan & Asuransi, hanya untuk lihat dan tidak bisa ubah.

• b. Kategori Pelanggan: Instansi

Tampilan View WO untuk Accordion Pemilik (Instansi), hanya untuk lihat dan tidak bisa ubah.

List field terkait dengan improvement Customer Database 1A dapat dilihat pada WO List BP – Pemilik (Instansi)

Tampilan View WO untuk Kendaraan & Asuransi, hanya untuk lihat dan tidak bisa ubah.

• No. Rangka, Kode Warna, Warna, Tahun Rakit dan Job Suggest
• No. STNK, Masa Berlaku STNK dan Jenis Penggunaan
• Jika Valid, status kendaraan sesuai dengan kepemilikan saat ini
• Jika Invalid, maka akan menampilkan kolom Alasan Invalid
  • Pindah Tangan ke Keluarga/Teman
  • Unit sudah Dijual
  • Other: Menampilkan kolom Alasan Lainnya (free text dan mandatory). jika ini dipilih maka field Alasan Lainnya akan aktif sehingga dapat diisi
• No. Polisi, Model, Full Model (Katashiki), Tipe (Katashiki – Suffix)
• Perubahan No. HP terakhir oleh – Auto Update jika Ubah dan Simpan Status Valid Kendaraan
• Tanggal perubahan No. HP terakhir – Auto Update jika Ubah dan Simpan Status Valid Kendaraan

Sehubungan dengan adanya fields NPWP pada menu ini, berikut adalah penjelasan notifikasi terkait NPWP:

1. Notifikasi : NPWP harus terdiri 15 Digit

     Notifikasi ini akan muncul apabila:

   • NPWP yang diisi kurang dari 15 digit

  • Berlaku untuk tanggal transaksi (billing) sebelum tanggal efektif NPWP 16 Digit berlaku

2. Notifikasi : NPWP harus terdiri 16 Digit

   Notifikasi ini akan muncul apabila:

  • NPWP yang diisi kurang dari 16 digit

  • Berlaku untuk transaksi (billing) setelah tanggal efektif NPWP 16 Digit berlaku

Belum ada informasi terbaru dari pemerintah kapan tanggal/timing efektif NPWP 16 digit berlaku, jika sudah ada informasi akan kami infokan lebih lanjut.

1. 1. 2. 2. Pengguna (Orang yang Menggunakan Kendaraan & Bukan Driver)

Customer Pengguna adalah Informasi pelanggan yg menggunakan kendaraan sehari-hari (bukan supir). Khusus pengguna hanya ada individu, tidak ada instansi.

Tampilan View WO untuk Accordion Pengguna, hanya untuk lihat dan tidak bisa ubah.

List field terkait dengan improvement Customer Database 1A dapat dilihat pada WO List BP – Pengguna

1. 1. 2. 3. Person In Service

Tampilan ini dapat digunakan untuk menginput data kontak person / PIC jika terdapat sesuatu hal yang perlu dikonfirmasi terkait dengan pekerjaan service.

Tampilan View WO untuk Accordion Person In Service & Riwayat Servis, hanya untuk lihat dan tidak bisa ubah.

List field terkait dengan improvement Customer Database 1A dapat dilihat pada WO List BP – Person In Service

1. 1. 3. WAC

Tampilan View WO untuk Accordion WAC dan Additional Offer, hanya untuk lihat dan tidak bisa ubah.

Pada accordion WAC ini SA dapat menginput walk around check pada kendaraan, dimana SA dapat menandai apabila ada kerusakan pada body kendaraan.

• KM: Menampilkan data KM (Kilo Meter) terakhir pada saat kendaraan service.
• Money Amount: Jumlah uang tunai yang ada didalam kendaraan (jika ada).
• Fuel: Menampilkan sisa bahan bakar dalam kendaraan saat melakukan WAC (Walk Arround Check).
• Detail WAC: Menampilkan hasil detail pengecekan WAC meliputi bagian-bagian sebagai berikut : Body, Kelistrikan, Interior, Exterior, Perlengkapan, Dokumen, Barang Pribadi, Keterangan Lainnya.
• Informasi Ketebalan Ban, terdapat informasi :
  • Tahun Produksi
  • Indikator Ketebalan Ban, dengan ketentuan sbb :
    • Jika petugas memilih / klik indikator warna Merah, maka kolom Ketebalan otomatis akan
      terisi 1.6 mm
    • Jika petugas memilih / klik indikator warna Kuning, maka kolom Ketebalan otomatis akan
      terisi 3 mm
    • Jika petugas memilih / klik indikator warna Hijau, maka kolom Ketebalan otomatis akan
      terisi 5 mm

• Booking Test Drive: Data Konfirmasi Bersedia Booking Test Drive
• Tgl. Test Drive: Data Tanggal Test Drive
• ​Alasan Menolak Booking Test Drive: Data Alasan Menolak Booking Test Drive
• Trade In: Data apakah customer bersedia melakukan Trade In
• ​Nama Salesman: Data nama-nama salesman
• Alasan Menolak Trade In: Data alasan menolak Trade In

1. 1. 4. Order Pekerjaan

Tampilan View WO untuk Accordion Order Pekerjaan (Job List), hanya untuk lihat dan tidak bisa ubah.

Jika pilihan tipe pembayaran adalah Asuransi :

• maka akan menampilkan field-field Nama Asuransi dan keterangan Asuransi (No. Polis Asuransi & Periode Mulai sampai Akhir Polis Asuransi, Informasi pengajuan Claim SPK dilakukan dicabang atau tidak).
• Tab Claim Insurance akan aktif jika SA memilih YA pada kolom Pengajuan Claim SPK Insurance dibantu oleh Cabang
• Tab Claim Insurance akan tidak aktif jika SA memilih Tidakpada kolom Pengajuan SPK Insurance dibantu oleh Cabang.

Tampilan View WO untuk Accordion Order Pekerjaan (Job Plan), hanya untuk lihat dan tidak bisa ubah.

1. 1. 5. Summary

Tampilan View WO untuk Accordion Summary, hanya untuk lihat dan tidak bisa ubah.

• Time Summary: Menampilkan ringkasan dari waktu pekerjaan yang diperlukan untuk setiap stall BP.
• Informasi Tambahan: Menampilkan informasi dari : Status pembayaran [Cash / Insurance], Status part bekas [Kembalikan / Tinggal], Status Perbaikan Parts [Dengan kendaraan / Tidak dengan kendaraan], Status Washing [Wash / No Wash], Estimasi Delivery Time -> Estimasi waktu penyerahan ke customer, Adjustment Delivery Time -> Perubahan waktu penyerahan ke customer jika diperlukan. Kategori Perbaikan, Kode Transaksi Pajak (Penyerahan dalam negeri oleh PKP, Penyerahan dalam negeri oleh bendaharawan (WAPU), Penyerahan dalam negeri oleh BUMN (WAPU), Penyerahan oleh PKP yang  mendapat fasilitas PPN tidak dipungut, Penyerahan BKP/JKP yang menggunakan nilai-nilai sebagai dasar pengenaan pajak (DPP)).

1. 2. Edit WO

Merupakan button yang berfungsi untuk melakukan edit data WO yang sudah terbentuk.

Tombol untuk melakukan Edit Work Order

Tampilan detail Edit WO untuk semua accordion.

1. 2. 1. Short Brief

Pada accordion menu ini menampilkan data seperti pemilik, pengguna, alamat, On Time/Late, Waiting Time, Model, history free claim berdasarkan nomor rangka yang diinput dan Job Suggest (apabila kendaraan yang masuk melakukan appointment atau telah melakukan estimasi sebelumnya). Jika nomor rangka yang di input sebelumnya pernah melakukan claim atas FPC, FLC, PLC dan EWC maka datanya akan muncul di tabel Free Claim.

• Service Plan (1-7): Logic pada field tersebut akan di bangun di fase selanjutnya.
• Original Service Plan Date: Service plan yang dihitung berdasarkan tanggal DEC. Pada fase 1A field ini masih belum bisa mengeluarkan value tersebut. Akan disempurnakan di fase selanjutnya.
• Adjustment Service Plan Date: Informasi booking service yang telah diinput oleh PIC PSFU di tab Hasil PSFU. Pada fase 1A field belum mengalir ke petugas booking secara sistem sehingga perlu dibantu SOP. Akan disempurnakan di fase selanjutnya.

List field terkait dengan improvement Customer Database 1A dapat dilihat pada WO List BP – Short Brief

1. 2. 2. Informasi Umum

Pada Accordion Informasi Umum, terdapat 3 sub-accordion yaitu: Pemilik & Kendaraan, Pengguna, dan Person In Service.

1. 2. 2. 1. Pemilik & Kendaraan (Sesuai STNK)

Customer Pemilik adalah Informasi pelanggan sesuai dokumen STNK. Bisa berupa individu ataupun instansi. Data Pemilik bisa diedit. Proses perubahan data pemilik hanya bisa dilakukan secara minor. Pemilik as is namun ada fields yang ingin diubah (contoh ada pergantian no. HP). Apabila secara pemilik berubah, seperti contoh dari A ke B, maka secara sistem tidak diperbolehkan. Perubahan seperti itu hanya bisa dilakukan di reception karena evidence yang didapat lebih valid.

Untuk Pemilik yang sudah memiliki Toyota ID, data Pemilik dan kendaraan akan terisi otomatis mengikuti data yang disimpan pada Toyota ID. Sedangkan Pemilik yang tidak memiliki Toyota ID, maka SA diharuskan mengisikan data informasi kendaraan.

• a. Kategori Pelanggan: Individu

Tampilan Edit WO untuk Accordion Pemilik (Individu).

Logic One Account ID:

• Data yang ditampilkan adalah data One Account ID yang sudah dimappingkan dari data mTOYOTA
• Jika customer tidak memiliki One Account ID, maka field akan terisi “-“.

Logic DMS ID :

• Jika customer tidak memiliki DMS ID maka field tersebut akan terisi “-“

Logic tombol Registrasi mTOYOTA :

• Jika di klik, maka akan langsung mengirim ulang request pembuatan Toyota ID dan One Account ID ke DIDX.
• Jika belum ada One Account dan jika DIDX belum mengirimkan Toyota ID atau One Account ID ke DMS, maka tombol selalu tersedia (muncul).
• Jika belum ada One Account dan jika DIDX sudah mengirimkan Toyota ID atau One Account ID ke DMS, maka tombol tidak tersedia (hilang).
• Tombol hanya enable jika Ketersediaan KTP adalah “Tersedia” dan KTP diisi.
• Tombol hanya enable jika customer sudah ceklist consent.
• Jika pointer diarahkan ke tombol, maka akan menampilkan informasi “Tombol akan
  aktif jika KTP diisi dan customer sudah consent”.

List field terkait dengan improvement Customer Database 1A dapat dilihat pada WO List BP – Pemilik (Individu)

Tampilan Edit WO untuk Kendaraan & Asuransi.

Setelah klik button “Edit” maka akan mengaktifkan beberapa field pada Informasi Pemilik, Alamat, Catatan dari Pelanggan, Informasi Kendaraan, dan Informasi Asuransi.

Setelah melakukan perubahan field-field tersebut pada tiap-tiap informasi, klik button “Save” untuk menyimpan perubahan pada WO.

List field terkait dengan improvement Customer Database 1A dapat dilihat pada Work Order BP (Individu)

• b. Kategori Pelanggan: Instansi

Tampilan Edit WO untuk Accordion Pemilik (Instansi).

List field terkait dengan improvement Customer Database 1A dapat dilihat pada WO List BP – Pemilik (Instansi)

Tampilan Edit WO untuk Accordion Kendaraan & Asuransi.

Setelah klik button “Edit” maka akan mengaktifkan beberapa field pada Informasi Pemilik, Alamat, Catatan dari Pelanggan, Informasi Kendaraan, dan Informasi Asuransi.

Setelah melakukan perubahan field-field tersebut pada tiap-tiap informasi, klik button “Save” untuk menyimpan perubahan pada WO.

List field terkait dengan improvement Customer Database 1A dapat dilihat pada Work Order BP (Instansi)

Sehubungan dengan adanya fields NPWP pada menu ini, berikut adalah penjelasan notifikasi terkait NPWP:

1. Notifikasi : NPWP harus terdiri 15 Digit

     Notifikasi ini akan muncul apabila:

   • NPWP yang diisi kurang dari 15 digit

  • Berlaku untuk tanggal transaksi (billing) sebelum tanggal efektif NPWP 16 Digit berlaku

2. Notifikasi : NPWP harus terdiri 16 Digit

   Notifikasi ini akan muncul apabila:

  • NPWP yang diisi kurang dari 16 digit

  • Berlaku untuk transaksi (billing) setelah tanggal efektif NPWP 16 Digit berlaku

Belum ada informasi terbaru dari pemerintah kapan tanggal/timing efektif NPWP 16 digit berlaku, jika sudah ada informasi akan kami infokan lebih lanjut.

1. 2. 2. 2. Pengguna (Orang yang Menggunakan Kendaraan & Bukan Driver)

Customer Pengguna adalah Informasi pelanggan yg menggunakan kendaraan sehari-hari (bukan supir). Khusus pengguna hanya ada individu, tidak ada instansi.

Tampilan Edit WO untuk Accordion Pengguna.

Setelah klik button “Edit” maka akan mengaktifkan beberapa field pada Informasi Pengguna, Alamat, Catatan dari Pelanggan.

Setelah melakukan perubahan field-field tersebut pada tiap-tiap informasi, klik button “Save” untuk menyimpan perubahan pada WO.

List field terkait dengan improvement Customer Database 1A dapat dilihat pada WO List BP – Pengguna

1. 2. 2. 3. Person In Service

Tampilan ini dapat digunakan untuk menginput data kontak person / PIC jika terdapat sesuatu hal yang perlu dikonfirmasi terkait dengan pekerjaan service.

Tampilan Edit WO untuk Accordion Person In Service & Riwayat Servis.

• Person In Service merupakan PIC / orang yang bisa dihubungi atas kendaraan yang sedang di servis.
• Riwayat Servis akan menampilkan riwayat servis kendaraan.

List field terkait dengan improvement Customer Database 1A dapat dilihat pada WO List BP – Person In Service

1. 2. 3. WAC

ada accordion WAC ini SA dapat menginput walk around check pada kendaraan, dimana SA dapat menandai apabila ada kerusakan pada body kendaraan.

• KM: Menampilkan data KM (Kilo Meter) terakhir pada saat kendaraan service.
• Money Amount: Jumlah uang tunai yang ada didalam kendaraan (jika ada).
• Fuel: Menampilkan sisa bahan bakar dalam kendaraan saat melakukan WAC (Walk Arround Check).
• Detail WAC: Menampilkan hasil detail pengecekan WAC meliputi bagian-bagian sebagai berikut : Body, Kelistrikan, Interior, Exterior, Perlengkapan, Dokumen, Barang Pribadi, Keterangan Lainnya.
• Informasi Ketebalan Ban, terdapat informasi :
  • Tahun Produksi
  • Indikator Ketebalan Ban, dengan ketentuan sbb :
    • Jika petugas memilih / klik indikator warna Merah, maka kolom Ketebalan otomatis akan
      terisi 1.6 mm
    • Jika petugas memilih / klik indikator warna Kuning, maka kolom Ketebalan otomatis akan
      terisi 3 mm
    • Jika petugas memilih / klik indikator warna Hijau, maka kolom Ketebalan otomatis akan
      terisi 5 mm

Keterangan terkait Additional Offer:

• Booking Test Drive: Data Konfirmasi Bersedia Booking Test Drive
• Tgl. Test Drive: Data Tanggal Test Drive
• ​Alasan Menolak Booking Test Drive: Data Alasan Menolak Booking Test Drive
• Trade In: Data apakah customer bersedia melakukan Trade In
• ​Nama Salesman: Data nama-nama salesman
• Alasan Menolak Trade In: Data alasan menolak Trade In

1. 2. 4. Order Pekerjaan

Merupakan accordion untuk melakukan edit pada Job List & Job Plan.

1. 2. 4. A. Job List

Edit detail Order Pekerjaan (Job List) pada keterangan Payment, Permintaan, Keluhan, dan Job List (jasa & material).

Tampilan Edit WO untuk Accordion Order Pekerjaan (Job List).

• Payment: Merupakan area yang menampung infomasi pembayaran seperti dan Cash. Untuk pilihan Asuransi akan terdapat beberapa informasi tambahan yaitu Nama asuransi, No. SPK, OR (Own Risk)
• Jika pilihan tipe pembayaran adalah Asuransi :
• maka akan menampilkan field-field Nama Asuransi dan keterangan Asuransi (No. Polis Asuransi & Periode Mulai sampai Akhir Polis Asuransi, Informasi pengajuan Claim SPK dilakukan dicabang atau tidak).
• Tab Claim Insurance akan aktif jika SA memilih YA pada kolom Pengajuan Claim SPK Insurance dibantu oleh Cabang
• Tab Claim Insurance akan tidak aktif jika SA memilih Tidakpada kolom Pengajuan SPK Insurance dibantu oleh Cabang..
• Permintaan: Merupakan area yang menampilkan informasi permintaan service dari customer.
• Keluhan: Merupakan area yang menampilkan keluhan yang telah di utarakan customer terkait kondisi kendaraannya.
• Job List: Menampilkan informasi pekerjaan yang dilakukan disertai dengan rincian material yang digunakan.

1. 2. 4. B. Job Plan

Edit waktu pekerjaan pada tiap-tiap stall kemudian melakukan Calculate Time ulang.

Tampilan Edit WO untuk Accordion Order Pekerjaan (Job Plan).

1. 2. 5. Summary

Edit untuk Kode Transaksi WO.

Tampilan Edit WO untuk Accordion Summary.

• Time Summary: Menampilkan ringkasan dari waktu pekerjaan yang diperlukan untuk setiap stall BP.
• Informasi Tambahan: Menampilkan informasi dari : Status pembayaran [Cash / Insurance], Status part bekas [Kembalikan / Tinggal], Status Perbaikan Parts [Dengan kendaraan / Tidak dengan kendaraan], Status Washing [Wash / No Wash], Estimasi Delivery Time -> Estimasi waktu penyerahan ke customer, Adjustment Delivery Time -> Perubahan waktu penyerahan ke customer jika diperlukan. Kategori Perbaikan, Kode Transaksi Pajak (Penyerahan dalam negeri oleh PKP, Penyerahan dalam negeri oleh bendaharawan (WAPU), Penyerahan dalam negeri oleh BUMN (WAPU), Penyerahan oleh PKP yang  mendapat fasilitas PPN tidak dipungut, Penyerahan BKP/JKP yang menggunakan nilai-nilai sebagai dasar pengenaan pajak (DPP)).

Setelah melakukan perubahan field-field yang aktif pada tiap-tiap accordion, klik button “Save” untuk menyimpan perubahan pada WO.

1. 3. Print WO

Merupakan button untuk melakukan print ulang data WO yang sudah terbentuk.