Berikut menu List Database untuk data Prospect yang dapat diakses melalui Sales -> Prospecting -> List Database. Menu ini digunakan untuk menampilkan data Suspect pada database yang dimiliki oleh masing-masing Salesman. Kategori suspect terbagi dua yaitu Individu dan Instansi. Tampilan dapat dilihat seperti pada Gambar 13 – List Database Prospect.
Gambar 13 – List Database Prospect
Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai fungsi dari tombol yang ada pada tampilan List Database Prospect :
| Tombol Tambah, digunakan untuk menambahkan data prospect baru. |
| Tombol Filter, digunakan untuk melakukan filtering untuk pencarian data. |
| Tombol Refresh, digunakan untuk menyegarkan halaman index data. |
Tombol Action, digunakan untuk menampilkan pilihan action pada data.
| Tombol Hubungi, digunakan untuk menghubungi data prospect yang dipilih. |
Tombol Follow Up, digunakan untuk mengakses menu Daily Sales untuk membuat jadwal Follow Up terhadap data prospect yang dipilih.
Tombol Lihat/Ubah Detail, digunakan untuk melihat ataupun melakukan perubahan data.
| Tombol Test Drive, digunakan untuk melakukan penjadwalan test drive. |
Tombol Booking Unit, digunakan untuk membuat data booking unit.
Tombol Buat SPK, digunakan untuk membuat SPK.
| Tombol Drop, digunakan untuk melakukan drop prospect pada data yang dipilih. |
Pada setiap data Prospect yang tersedia, User dapat menekan tombol
pada setiap data prospect yang dipilih untuk menampilkan Action, yaitu :
- Hubungi
- Follow Up.
- Lihat/Ubah Detail
- Test Drive
- Booking Unit
- Buat SPK
- Drop
2.1.2.1. Hubungi
Untuk menghubungi prospect yang tersedia, User dapat menekan tombol
. Maka system akan meneruskan ke tampilan panggilan telfon seperti pada Gambar 14 – Hubungi Data Suspect/Prospect, tekan tombol yang diberi tanda berwarna merah atau tombol dengan ikon panggilan pada masing-masing device untuk mulai melakukan panggilan.
Gambar 14 – Hubungi Data Suspect / Prospect
2.1.2.2. Follow Up
Gambar 15 – Follow Up
Untuk melakukan membuat penjadwalan follow up terhadap data prospect yang tersedia, User dapat melengkapi field-field yang tersedia untuk membuat penjadwalan reminder follow up data prospect kemudian User dapat menekan tombol
untuk menyimpan perubahan atau menekan tombol
untuk kembali ke halaman sebelumnya.
2.1.2.3. Lihat / Ubah Detail
User dapat melihat data menggunakan fitur Lihat Detail dengan menekan tombol
untuk melihat ataupun melakukan perubahan pada detail data prospect seperti pada Gambar 16 – Lihat / Ubah Detail.
Gambar 16 – Lihat / Ubah Detail – Informasi Pelanggan
Gambar 17 – Lihat / Ubah Detail – Informasi Unit yang Diminati
Gambar 18 – Lihat / Ubah Detail – Informasi Kebutuhan Terkait Unit
Gambar 19 – Lihat / Ubah Detail – Informasi Kendaraan Lain
User dapat menekan tombol
pada masing-masing tab yang ada pada tampilan, maka tampilan akan seperti pada Gambar 20 – Lihat Data Prospect. Pada halaman detail prospect, terdapat informasi data prospect dan informasi tambahan dari CDP pada tab Customer Interest dan Customer Profile. Tampilan informasi dari CDP dapat dilihat pada Gambar 21 – Lihat Data Prospect CDP
Gambar 20 – Lihat Data Prospect
Gambar 21 – Lihat Data Prospect CDP
Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai field dari Informasi dari Customer Data Platform :
| Nama Field | Fungsi |
| Scoring | Customer scoring |
| Category | Category scoring |
| Jumlah di Prospect | Jumlah di prospek |
| Interest Model From Online | Model kendaraan preference online |
| Interest Model From Offline | Model kendaraan preference offline |
| Program | Program yang diikuti customer |
| Online Behavior | Detail history website browsing customer |
| Form Submitted History | History form submit customer |
| Ads History | Informasi history customer terkait clik iklan digital mobil di online |
| Tanggal Lahir | Tanggal lahir customer |
| Status Pernikahan | Status pernikahan customer |
| Range Pendapatan Gross | Range pendapatan gross customer |
| Umur | Umur customer |
| Hobby | Hobby customer |
| Pekerjaan | Pekerjaan customer |
| Jenis Kelamin | Jenis kelamin customer |
| History Car | History car |
| Offline Journey | Aktivitas offline customer terkait event tam |
| Melihat Iklan | Informasi iklan yang dilihat customer |
User dapat melakukan perubahan pada data Prospect, dengan menekan tombol
yang ada pada Gambar 20 – Lihat Data Prospect untuk mengubah detail data prospect tampilan akan seperti Gambar 22 – Ubah Data Prospect, User pun dapat mengubah field-field yang tersediadilanjutkan dengan menekan tombol
untuk menyimpan data yang sudah diubah atau menekan tombol
untuk kembali ke halaman sebelumnya.
Gambar 22 – Ubah Data Prospect
2.1.2.4. Test Drive
User dapat menekan tombol
untuk membuat jadwal test drive pada data Prospect yang dipilih, maka system akan menampilkan daftar unit yang sudah dipilih pada detil data Prospect dengan tampilan seperti pada Gambar 23 – Pilih Kendaraan. User dapat mencentang data unit kendaraan untuk dibuatkan jadwal test drive lalu menekan tombol
untuk melanjutkan proses pembuatan jadwal Test Drive atau menekan tombol untuk kembali ke halaman sebelumnya.
Gambar 23 – Pilih Kendaraan
Sistem akan menampilkan informasi data prospect dan data unit yang dipilih untuk dibuatkan jadwal test drive. User dapat melanjutkan dengan menekan tombol
seperti pada tampilan Gambar 24 – Lihat Data Test Drive untuk memilih jadwal test drive dan system akan menampilkan halaman seperti pada Gambar 25 – Tambah Jadwal & Unit Test Drive.
Gambar 24 – Lihat Data Test Drive
Gambar 25 – Tambah Jadwal & Unit Test Drive
User dapat melengkapi data pada field-field yang tersedia terutama field yang bertanda bintang agar User dapat melanjutkan proses pembuatan jadwal Test Drive. User dapat menekan tombol
untuk melanjutkan proses pembuatan Test Drive atau menekan tombol
untuk kembali ke halaman sebelumnya pada Gambar 25 – Tambah Jadwal & Unit Test Drive. User akan diminta mengecek kembali jadwal Test Drive yang sudah dibuat, dilanjutkan dengan menekan tombol
untuk menyimpan jadwal test drive atau menekan tombol
untuk mengubah jadwal test drive kembali seperti pada Gambar 26 – Lihat Data Test Drive.
Gambar 26 – Lihat Data Test Drive
2.1.2.5. Booking Unit
User dapat menekan tombol
untuk melakukan booking unit pada data prospect yang dipilih, maka system akan menampilkan daftar unit yang sudah dipilih pada detil data Prospect dengan tampilan seperti pada Gambar 27 – Pilih Kendaraan. User dapat mencentang data unit kendaraan untuk dibuatkan data Booking Unit lalu menekan tombol
untuk melanjutkan proses pembuatan data Booking Unit atau menekan tombol
untuk kembali ke halaman sebelumnya.
Gambar 27 – Pilih Kendaraan
Sistem akan menampilkan informasi data prospect dan data unit yang dipilih untuk dibuatkan data Booking Unit. User dapat melanjutkan dengan menekan tombol
seperti pada tampilan Gambar 28 – Cek Ketersediaan Stok dan system akan menampilkan halaman untuk stock yang tersedia untuk dapat dilanjutkan proses Booking Unit, seperti pada Gambar 29 – Unit Free Stock.
Gambar 28 – Cek Ketersediaan Stok
Gambar 29 – Unit Free Stock
User dapat melanjutkan dengan menekan tombol
untuk mengisi field-field yang tersedia, dilanjutkan dengan menekan tombol
untuk melanjutkan proses pembuatan data Booking Unit, atau menekan tombol
untuk kembali ke halaman free stock, seperti pada Gambar 30 – Input Sumber Dana & Pengiriman.
Gambar 30 – Input Sumber Dana & Pengiriman
Selanjutnya User dapat memilih Aksesoris dan Karoseri apabila diinginkan dengan menekan tombol
atau memilih Kategori Plat Nomor dilanjutkan dengan menekan tombol
untuk menghitung harga total dari data-data yang sudah dipilih, seperti pada gambar berikut :
Gambar 31 – Pilih Aksesoris
Gambar 32 – Pilih Karoseri
Gambar 33 – Pilih Kategori Plat Nomor dan Kalkulasi Harga
Setelah User menekan tombol ,
maka User dapat melanjutkan proses perhitungan PDD untuk menentukan tanggal estimasi pengiriman unit ke Pelanggan seperti pada Gambar 34 – Kalkulasi PDD.
Gambar 34 – Kalkulasi PDD
Saat melakukan pembuatan PDD, terdapat 2 tipe perhitungan yang digunakan yaitu, perhitungan PDD untuk pembayaran cash dan perhitungan PDD untuk pembayaran credit.
- Buat PDD – Matching No. Rangka – Cash
Proses ini akan dilakukan jika memilih sumber dana Cash dan sudah mendapatkan No. Rangka. Pada proses ini tanggal full payment tidak bisa lebih awal daripada tanggal DP dan tanggal DP tidak bisa lebih awal daripada tanggal dokumen lengkap.
Penentuan tanggal pengiriman unit dilakukan berdasarkan:
- Tanggal kesiapan unit = tanggal unit sampai ke cabang + leadtime persiapan DEC.
- Tanggal STNK jadi = tanggal DP + leadtime administrasi STNK.
- Sistem juga mempertimbangkan pengiriman unit dengan STNK atau pengiriman tanpa STNK. Untuk kondisi pengiriman unit berdasarkan:
- Jika pengiriman unit dengan STNK : Sistem menentukan tanggal pengiriman, dengan membandingkan antara tanggal kesiapan unit dengan tanggal STNK jadi, kemudian sistem memilih tanggal yang paling lama.
- Jika pengiriman unit tanpa STNK : Sistem menentukan berdasarkan hasil tanggal kesiapan unit.
- Buat PDD – Matching RRN – Cash
Proses ini akan muncul jika memilih sumber dana Cash dan unit baru mendapatkan RRN, belum mendapatkan No. Rangka. Pada proses ini, Salesman melakukan perhitungan estimasi kapan aktifitas administrasi dan pengiriman unit dapat dilakukan.
Penentuan tanggal pengiriman unit dilakukan berdasarkan:
- Tanggal kesiapan unit = tanggal unit sampai ke cabang + leadtime persiapan DEC.
- Tanggal STNK jadi = tanggal DP + leadtime administrasi STNK.
- Sistem juga mempertimbangkan pengiriman unit dengan STNK atau pengiriman unit tanpa STNK. Untuk kondisi pengiriman unit berdasarkan:
- Jika pengiriman unit dengan STNK : Sistem menentukan tanggal pengiriman unit, dengan membandingkan antara tanggal kesiapan unit dengan tanggal STNK jadi, kemudian sistem memilih tanggal yang paling lama. Jika unit masih dalam bentuk RRN, maka tanggal pengiriman ditambahkan 2 minggu.
- Jika pengiriman unit tanpa STNK : Sistem menentukan tanggal pengiriman unit, berdasarkan hasil tanggal kesiapan unit. Jika unit masih dalam bentuk RRN, maka tanggal pengiriman ditambahkan 2 minggu.
- Buat PDD – Matching No. Rangka – Kredit
Proses ini akan dilakukan jika memilih sumber dana Kredit, dan hasil matching dengan No. Rangka. Proses ini digunakan oleh salesman untuk melakukan perhitungan tanggal-tanggal terkait dengan proses PDD. Ketika ada perubahan tanggal pengiriman, sistem akan memvalidasi tanggal tidak boleh lebih cepat dari pengiriman unit yang telah ditentukan oleh sistem.
Penentuan tanggal pengiriman dilakukan berdasarkan:
- Tanggal kesiapan unit = tanggal unit sampai ke cabang + leadtime persiapan DEC.
- Tanggal STNK jadi = tanggal DP + leadtime administrasi STNK.
- Sistem juga mempertimbangkan pengiriman unit dengan STNK atau pengiriman unit tanpa STNK. Untuk kondisi pengiriman unit berdasarkan:
- Jika pengiriman unit dengan STNK : Sistem menentukan tanggal pengiriman unit, dengan membandingkan tanggal kesiapan unit dengan tanggal STNK jadi, kemudian sistem memilih tanggal yang paling lama.
- Jika pengiriman unit tanpa STNK : Sistem menentukan tanggal pengiriman unit, berdasarkan hasil tanggal kesiapan unit.
- User Interface : Buat PDD – Matching RRN – Kredit
Proses ini akan dilakukan jika memilih sumber dana Kredit dan unit baru mendapatkan RRN, belum mendapatkan No. Rangka. Pada proses ini, Salesman melakukan perhitungan estimasi kapan aktifitas administrasi dan pengiriman unit dapat dilakukan.
Ketika ada perubahan tanggal pengiriman, sistem akan melakukan validasi tidak boleh lebih cepat dari pengiriman unit yang telah ditentukan oleh sistem. Penentuan tanggal pengiriman dilakukan berdasarkan:
- Tanggal kesiapan unit = tanggal unit sampai ke cabang + leadtime persiapan DEC.
- Tanggal STNK jadi = tanggal DP + leadtime administrasi STNK.
- Sistem juga mempertimbangkan pengiriman unit dengan STNK atau pengiriman unit tanpa STNK. Untuk kondisi pengiriman unit berdasarkan:
- Jika pengiriman unit dengan STNK: Sistem menentukan tanggal pengiriman unit, dengan membandingkan tanggal kesiapan unit dengan tanggal STNK jadi, kemudian sistem memilih tanggal yang paling lama. Jika unit masih dalam bentuk RRN, maka tanggal pengiriman ditambahkan 2 minggu.
- Jika pengiriman unit tanpa STNK: Sistem menentukan tanggal pengiriman unit, berdasarkan hasil tanggal kesiapan unit. Jika unit masih dalam bentuk RRN, maka tanggal pengiriman ditambahkan 2 minggu.
User dapat melanjutkan dengan menekan tombol Kalkulasi PDD, seperti pada Gambar 35 – Kalkulasi PDD. Selanjutnya system akan menampilkan tanggal estimasi pengiriman unit, dan User masih dapat mengubah tanggal pengiriman unit dan ETA Pelanggan yang sudah terisi oleh sistem. User dapat menekan tombol
untuk menyimpan data booking unit atau menekan tombol untuk kembali menghitung PDD yang ada pada tampilan Gambar 35 – Simpan Booking Unit.
Gambar 35 – Simpan Booking Unit
2.1.2.6. Buat SPK
User dapat menekan tombol
untuk melakukan pembuatan SPK pada data prospect yang dipilih, maka system akan menampilkan daftar unit yang sudah dipilih pada detil data Prospect dengan tampilan seperti pada Gambar 36 – Pilih Kendaraan. User dapat mencentang data unit kendaraan untuk dibuatkan SPK lalu menekan tombol
untuk melanjutkan proses pembuatan SPK atau menekan tombol
untuk kembali ke halaman sebelumnya.
Gambar 36 – Pilih Kendaraan
User akan melihat tampilan pembuatan SPK yang menampilkan data-data detail yang harus diisi. User dapat menekan tombol pada masing-masing tab untuk melihat detail data SPK dengan tampilan seperti pada gambar berikut.
Gambar 37 – Input SPK
Gambar 38 – Input SPK – Info Pelanggan (Pembeli)
Gambar 39 – Input SPK – Info Pelanggan (Pemilik
Gambar 40 – Input SPK – Dokumen
Gambar 41 – Input SPK – Info Pengiriman
Gambar 42 – Input SPK – Unit yang Akan Dibeli
Gambar 43 – Input SPK – Aksesoris
Gambar 44 – Input SPK – Karoseri
Gambar 45 – Input SPK – Info Leasing
Gambar 46 – Input SPK – Info Asuransi
Gambar 47 – Input SPK – Rincian Harga
Nama mediator menjadi wajib diisi
Nomor KTP mediator wajib diisi
Gambar 48 – Input SPK – Info Mediator
Salesman membuat SPK seperti biasa, pada saat nominal komisi mediator diisi
akan muncul pemberitahuan nama dan nomor KTP mediator wajib diiisi (2)
Gambar 49 – Input SPK – Info Pemakai
User dapat melengkapi field-field yang tersedia untuk dapat melanjutkan proses pembuatan SPK. Selanjutnya User dapat menekan tombol
untuk menyimpan SPK menjadi draft, atau dapat menekan tombol
untuk mengajukan SPK yang sudah dibuat, atau menekan tombol untuk membatalkan proses pembuatan SPK dan kembali ke halaman sebelumnya. Apabila User menekan tombol Aju SPK, maka system akan menampilkan halaman untuk meminta tanda tangan digital dari Pelanggan seperti pada tampilan Gambar 50 – Tanda Tangan. User dapat menekan tombol
untuk menyimpan data SPK, atau User dapat menekan tombol
untuk mengulang tanda tangan dari Pelanggan, atau menekan tombol untuk membatalkan proses tanda tangan dan kembali ke halaman pembuatan SPK.
Gambar 50 – Tanda Tangan
Pendetilan total diskon pada saat permohonan approval oleh salesman.
2.1.2.7. Drop
User dapat menekan tombol
untuk melakukan Drop Prospect pada data prospect yang dipilih, maka system akan menampilkan halaman pop-up untuk menampilkan Alasan pengajuan drop Prospect yang dilakukan. Pengajuan Drop Prospect ini membutuhkan persetujuan dari SPV yang bersangkutan. Tampilan untuk Salesman menginput alasan drop prospect dapat dilihat seperti pada Gambar 51 – Drop Prospect. Setelah melakukan input alasan drop prospect, User dapat menekan tombol untuk melakukan pengajuan drop prospect atau menekan tombol
untuk membatalkan proses pengajuan drop prospect.
Gambar 51 – Drop Prospect
SOP – Data Mandatory Prospect
Data yang wajib / mandatory diisi adalah:
a. Informasi pelanggan
- Provinsi
- Kota/Kabupaten
- Kecamatan
- Pekerjaan
b. Informasi unit yang diminati
- Model
- Tipe
- Warna
- Tahun kendaraan
- Jumlah / Quantity (Qty)
c. Informasi kebutuhan unit
- Tingkat kebutuhan
- Kategori prospek
- Keperluan penggunaan kendaraan
- Klasifikasi Pembelian
SOP – Ketentuan Pelanggaran Wilayah
Pada saat aturan Pelanggaran Wilayah diberlakukan, terdapat tampilan peringatan otomatis apabila wiraniaga mengisi wilayah Prospect diluar wilayah (provinsi, kabupaten, dan kecamatan) penjualan cabangnya.
SOP – Tingkat Kebutuhan
Tingkat Kebutuhan memiliki Kategori Prospect yang sudah ditentukan, namun Kategori Prospect dapat diganti secara manual oleh wiraniaga.
Tingkat kebutuhan dan Kategori Prospect terdiri dari:
- < 1 bulan : Hot Prospect
- 1 – 3 bulan : Medium Prospect
- > 3 bulan : Low Prospect
SOP – Drop & Downgrade Prospect
1. Drop Prospect
Customer yang tidak jadi membeli unit, maka wiraniaga update status drop, dan wajib memilih alasan pembatalan pembelian unit. Apabila drop dari kategori prospect Hot maka diperlukan approval Sales Supervisor.
2. Downgrade Prospect
Customer yang turun kategori dari Hot ke Medium / Low, maka wiraniaga update ke kategori prospect, ubah kategori prospect dan wajib memilih alasan downgrade prospect.
Apabila downgrade dari kategori prospect Hot ke Medium / Low, maka diperlukan approval Sales Supervisor.
SOP – Duplikasi Data
1. Duplikasi Data dalam 1 team Supervisor
Jika terdapat duplikasi data antara Sales A dan Sales B di dalam satu tim, maka langkah yang dilakukan sebagai berikut:
a. Terdapat notifikasi pada user Supervisor tim Sales A dan B
b. Supervisor menentukan keputusan prospect dilanjutkan oleh Sales A atau Sales B
c. Supervisor membuat diskusi dengan Sales A dan B, serta meminta Sales A atau B untuk drop prospect melalui sistem DMS
Contoh : Sales A dapat melanjutkan follow up prospect, maka SPV meminta Sales B untuk drop prospect melalui sistem DMS
2. Duplikasi Data dalam Team yang Berbeda
Jika terdapat duplikasi data antara Sales A dan Sales B di dalam tim Supervisor yang berbeda, maka langkah yang dilakukan sebagai berikut:
a. Terdapat notifikasi pada user Supervisor tim Sales A dan B
b. Supervisor A dan Supervisor B menentukan keputusan prospect dilanjutkan oleh Sales A atau Sales B
c. Supervisor membuat diskusi dengan Sales A dan B, serta meminta Sales A atau B untuk drop prospect melalui sistem DMS
Contoh : Sales A dapat melanjutkan follow up prospect, maka SPV meminta Sales B untuk drop prospect melalui sistem DMS
Improvement Customer Consent
Berikut penjelasan untuk tampilan General Customer Consent :
- Penambahan Status Customer Consent dan Tidak Consent
- Button Tambah akan menambahkan grid dokumen consent, max 4 Grid data per satu kategori customer.
- Template Doc. Tidak Consent akan aktif jika memilih tidak consent
- Sumber File akan menampilkan opsi berdasarkan sudah ditahap mana dokumen dibuat, pada saat buat SPK akan muncul opsi Dokumen SPK, Capture WA dan lainnya
- Terdapat button view untuk menampilkan gambar / dokume yang di upload, namun hanya menampilakan type file Jpg & png.
- Terdapat capture by Camera , jika device tidak ada camera maka akan muncul Camera not found.
- Terdapat opsi upload by internal device dengan maksimal file 2,5 mb.
- Terdapat download file yang sudah diupload sebelumnya.
- Button Delele untuk menghapus grid dokumen consent
- Thickbox klausul declaration dealer sebagai mandatory bahwa user sudah menanyakan consent kepada customer
Semua UI akan muncul sama seperti ini, kecuali admin unit hanya bisa view dan download dokumen.
Improvement Customer Consent (View)
Berikut penjelasan untuk tampilan General Customer Consent :
- Penambahan Status Customer Consent dan Tidak Consent hanya bisa view tidak dapat merubah.
- Sumber File akan menampilkan opsi berdasarkan sudah ditahap mana dokumen dibuat, pada saat buat SPK akan muncul opsi Dokumen SPK, Capture WA dan lainnya
- Terdapat button view untuk menampilkan gambar / dokume yang di upload, namun hanya menampilakan type file Jpg & png
- Terdapat download file yang sudah diupload sebelumnya.
- Thickbox klausul declaration dealer sebagai mandatory bahwa user sudah menanyakan consent kepada customer
Semua UI akan muncul sama seperti ini, kecuali admin unit hanya bisa view dan download dokumen.
Improvement Customer Consent (Cetakan Tidak Consent)
Penjelasan Cetakan untuk Customer tidak Consent :
- Cetakan ini akan tampil dari user klik tombol “Template Doc. Tidak Consent”
- Cetakan ini dapat diupload untuk menjadi dasar dokumen pendukung customer tidak consent.
- Kalimat yang terdapat pada template tidak consent dapat diubah pada master klausul dengan tipe tidak consent