Account Payable

7.3.1. Advance Payment

Fitur ini digunakan oleh ADH untuk membukukan uang muka ke vendor dengan tipe: Aksesoris, Karoseri, Purna Jual, STNK/BPKB, Order Pengurusan Dokumen, Swapping, Ekspedisi, Parts, Order Pekerjaan Luar, General Transaction, Order Permintaan Barang.

7.3.1.1. Menu Awal Advance Payment

Tampilan Error! Reference source not found.ini bisa diakses mekemudiani Finance -> Account Payable -> Advance Payment.

Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai fungsi dari button yang ada pada Tampilan Advance Payment:

Tombol Cari, digunakan untuk melakukan pencarian data yang terdapat pada sistem.

Tombol Tambah, digunakan untuk menambahkan data Advance Payment.

Link Nomor Advance Payment, digunakan untuk melihat detail data yang telah ditambahkan.

Pada tombol Bulk Action ini berfungsi untuk menentukan No Transaksi Cash & Bank yang akan disetujui atau ditolak.

Tombol Filter, digunakan untuk melakukan pencarian data lebih spesifik terhadap data yang sudah terdapat didalam daftar.

7.3.1.2. Tambah Advance Payment

Untuk melakukan Tambah Advance Payment, dapat dilakukan dengan cara memilih tombol Tambah di Halaman indeks. Halaman Tambah Advance Payment dapat dilihat pada Gambar – Tambah Advance Payment .

Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai fungsi dari button yang ada pada Tampilan Tamba Advance Payment:

Tombol Pengajuan dan Cetak BJD, digunakan untuk melakukan Pengajuan Transaksi Advance Payment dan pencetakan BJD setelah proses penambahan data dilakukan.

Tombol Kembali, digunakan untuk kembali ke halaman indeks.

Langkah menambah advance payment untuk tipe Purna Jual, STNK/BPKB, Order Pengurusan Dokumen, Swapping, Ekspedisi, Parts, Order Pekerjaan Luar, Order Permintaan Barang sebagai berikut :

1. Klik tombol tambah pada halaman awal
2. Pilih tipe advance payment
3. Pilih nama vendor
4. Klik tombol cari
5. Pilih daftar PO
6. Isi seluruh rincian pembayaran bertanda *
7. Isi nama pemimpin dan nama finance
8. Klik tombol pengajuan cetak BJD.

Untuk tampilan dari Tambah Advance Payment, pada Error! Reference source not found.

Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai fungsi dari button yang ada pada Tampilan tambah advance payment:

Tombol Cari, digunakan untuk melakukan pencarian data yang terdapat pada sistem.

Tombol Pengajuan dan Cetak BJD, digunakan untuk melakukan Pengajuan Transaksi Advance Payment dan pencetakan BJD setelah proses penambahan data dilakukan.

Tombol Kembali, digunakan untuk kembali ke halaman indeks.

Langkah menambah advance payment untuk tipe General Transaction sebagai berikut :

1. Klik tombol tambah pada halaman awal,
2. Pilih tipe advance payment,
3. Pilih radio button/option button One time vendor atau pilih vendor,
4. Klik pada nama vendor untuk mencari list vendor,
5. Isikan informasi vendor (one time vendor),
6. Isi Rincian pembayaran,
7. Isi nama pemimpin dan finance,
8. Klik pengajuan dan cetak BJD.

Untuk tampilan dari Tipe Advance Payment General Transaction dapat dilihat pada:

Sehubungan dengan adanya fields NPWP pada menu ini, berikut adalah penjelasan notifikasi terkait NPWP:

1. Notifikasi : NPWP harus terdiri 15 Digit

     Notifikasi ini akan muncul apabila:

   • NPWP yang diisi kurang dari 15 digit

  • Berlaku untuk tanggal transaksi (billing) sebelum tanggal efektif NPWP 16 Digit berlaku

2. Notifikasi : NPWP harus terdiri 16 Digit

   Notifikasi ini akan muncul apabila:

  • NPWP yang diisi kurang dari 16 digit

  • Berlaku untuk transaksi (billing) setelah tanggal efektif NPWP 16 Digit berlaku

Belum ada informasi terbaru dari pemerintah kapan tanggal/timing efektif NPWP 16 digit berlaku, jika sudah ada informasi akan kami infokan lebih lanjut.

7.3.1.3. Cetak Advance Payment

Untuk melakukan cetak Advannce Payment dapat dilakukan dengan cara yaitu:

1. Pada saat melakukan penambahan data Advannce Payment pada saat memilih tombol Pengajuan Dan Cetak BJD. Form cetakan akan muncul setelah notifikasi data berhasil disimpan.
2. Dengan cara melakukan cetak ulang di menu Cetak Ulang. Menu ini dapat di akses mekemudiani Finance → General → Cetak Ulang.

7.3.1.4. Pengajuan Reversal

User juga dapat melakukan reversal advance payment apabila ingin membatalkan atau terdapat kesalahan pengisian pada saat menambahkan advance payment. Untuk melakukan reversal, dapat dilakukan dengan cara

1. Klik link nomor advance payment pada halaman awal,
2. Klik pengajuan reversal,
3. Input alasan pengajuan reversal

Tampilan seperti pada gambar – pengajuan reversal.

7.3.1.5. Approval/Penolakan Pengajuan Reversal\

ADH dapat melakukan approval atas pengajuan reversal advance payment, approval dapat dilakukan dengan cara:

1. Checklist nomor advance payment yang memerlukan persetujuan,
2. Klik bulk action dan pilih setuju. Advance payment yang disetujui pengajuan reversalnya akan muncul jurnal reversal beserta muncul pada laporan daily cash and bank.

ADH juga dapat menolak pengajuan reversal advance payment, penolakan dapat dilakukan dengan cara:

1. Checklist nomor advance payment yang memerlukan persetujuan,
2. Klik bulk action dan pilih tolak, advance payment yang sudah disetujui pengajuanya dapat kembali diajukan reversal.

7.3.2. Invoice Masuk

Fitur ini digunakan untuk mencatat invoice masuk. Pada proses pencatatan ini, invoice tersebut dirujukkan pada PO dan GR.

7.3.2.1. Menu Awal Invoice Masuk

Tampilanini bisa diakses mekemudiani Finance -> Account Payable -> Invoice Masuk.

Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai fungsi dari button yang ada pada Tampilan Invoice Masuk:

Tombol Cari, digunakan untuk melakukan pencarian data yang terdapat pada sistem.

Tombol Tambah, digunakan untuk menambahkan detail data Invoice Masuk.

KolomTanggal Invoice Masuk, digunakan untuk memasukan periode tanggal data yang akan ditampilkan.

Tombol Filter, digunakan untuk melakukan pencarian data lebih spesifik terhadap data yang sudah terdapat didalam daftar.

Untuk menampilkan data yang tersedia pada indeks user terlebih dahulu menginputkan data pada kolom yang tersedia sesuai dengan kriteria data yang akan ditampilkan (atur tanggal periode Invoice Masuk yang dicari) kemudian pilih di cabang mana transaksi Invoice masuk tersebut dilakukan kemudian klik tombol Cari maka data yang dicari akan muncul seperti pada tampilan Gambar – Indeks Invoice Masuk.

Kategori data yang ada pada Tipe Invoice Masuk * dan pilih salah satu kategori data yang tersedia diantaranya adalah:

• Aksesoris
• Purna Jual
• Karoseri
• STNK/BPKB
• Order Pengurusan Dokumen
• Swapping
• Ekspedis
• Parts
• Order Pekerjaan Luar
• Order Permintaan Bahan
• Accrued Free Service

Sehubungan dengan adanya fields NPWP pada menu ini, berikut adalah penjelasan notifikasi terkait NPWP:

1. Notifikasi : NPWP harus terdiri 15 Digit

     Notifikasi ini akan muncul apabila:

   • NPWP yang diisi kurang dari 15 digit

  • Berlaku untuk tanggal transaksi (billing) sebelum tanggal efektif NPWP 16 Digit berlaku

2. Notifikasi : NPWP harus terdiri 16 Digit

   Notifikasi ini akan muncul apabila:

  • NPWP yang diisi kurang dari 16 digit

  • Berlaku untuk transaksi (billing) setelah tanggal efektif NPWP 16 Digit berlaku

Belum ada informasi terbaru dari pemerintah kapan tanggal/timing efektif NPWP 16 digit berlaku, jika sudah ada informasi akan kami infokan lebih lanjut.

7.3.2.2. Tambah Invoice Masuk

Untuk menambahkan invoice masuk langkah awal yang dilakukan adalah dengan klik tombol tambah di halaman depan yang kemudian muncul seperti Gambar – Tambah Invoice Masuk.

Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai fungsi dari button yang ada pada Tampilan Tambah Incoming Payment:

TombolKembali, digunakan untuk membatalkan proses yang ada dan kembali pada tampilan menu sebelumnya.

Tombol Simpan, digunakan untuk menyimpan data yang telah diinputkan pada sistem.

7.3.2.2.1. Tambah Aksesoris

Untuk menambahkan tipe invoice masuk aksesoris dilakukan dengan cara:

1. Klik tombol tambah pada halaman awal,
2. Pilih tipe invoice masuk,
3. Klik nama vendor kemudian pilih vendor yang di inginkan,
4. Klik cari,
5. Isi semua data mandatory yang diperlukan,
6. Checklist daftar PO kemudian klik tambah agar masuk kedalam daftar PO yang ditagih,
7. Isikan rincian pajak bila ada,
8. Klik simpan.

7.3.2.2.2. Tambah Purna Jual

Untuk menambahkan tipe invoice masuk purna jual dilakukan dengan cara:

1. Klik tombol tambah pada halaman awal,
2. Pilih tipe invoice masuk,
3. Klik nama vendor kemudian pilih vendor yang di inginkan,
4. Klik cari,
5. Isi semua data mandatory yang diperlukan,
6. Checklist daftar PO kemudian klik tambah agar masuk kedalam daftar PO yang ditagih,
7. Isikan rincian pajak bila ada,
8. Klik simpan.

7.3.2.2.3. Tambah Karoseri

Untuk menambahkan tipe invoice masuk karoseri dilakukan dengan cara:

1. Klik tombol tambah pada halaman awal,
2. Pilih tipe invoice masuk,
3. Klik nama vendor kemudian pilih vendor yang di inginkan,
4. Klik cari,
5. Isi semua data mandatory yang diperlukan,
6. Checklist daftar PO kemudian klik tambah agar masuk kedalam daftar PO yang ditagih,
7. Isikan rincian pajak bila ada,
8. Klik simpan.

7.3.2.2.4. Tambah STNK/BPKB

Untuk menambahkan tipe invoice masuk STNK/BPKB dilakukan dengan cara:

1. Klik tombol tambah pada halaman awal,
2. Pilih tipe invoice masuk,
3. Pilih Notice/Unotice,
4. Klik nama vendor kemudian pilih vendor yang di inginkan,
5. Klik cari,
6. Isi semua data mandatory yang diperlukan,
7. Checklist daftar PO kemudian klik tambah agar masuk kedalam daftar PO yang ditagih,
8. Isikan rincian pajak bila ada,
9. Klik simpan.

7.3.2.2.5. Tambah Order Pengurusan Dokumen

Untuk menambahkan tipe invoice masuk Order Pengurusan Dokumen dilakukan dengan cara:

1. Klik tombol tambah pada halaman awal,
2. Pilih tipe invoice masuk,
3. Klik nama vendor kemudian pilih vendor yang di inginkan,
4. Klik cari,
5. Isi semua data mandatory yang diperlukan,
6. Checklist daftar PO kemudian klik tambah agar masuk kedalam daftar PO yang ditagih,
7. Isikan rincian pajak bila ada,
8. Klik simpan.

7.3.2.2.6. Tambah Swapping

Untuk menambakan invoice tipe swapping bisa dengan cara:

1. Klik tombol tambah pada halaman awal,
2. Pilih tipe invoice masuk,
3. Klik nama vendor kemudian pilih vendor yang di inginkan,
4. Klik cari,
5. Isi semua data mandatory yang diperlukan,
6. Checklist daftar PO kemudian klik tambah agar masuk kedalam daftar PO yang ditagih,
7. Isikan rincian pajak bila ada,
8. Klik simpan

7.3.2.2.7. Tambah Ekspedisi

Untuk menambakan invoice tipe ekspedisi bisa dengan cara:

1. Klik tombol tambah pada halaman awal,
2. Pilih tipe invoice masuk,
3. Klik nama vendor kemudian pilih vendor yang di inginkan,
4. Klik cari,
5. Isi semua data mandatory yang diperlukan,
6. Checklist daftar PO kemudian klik tambah agar masuk kedalam daftar PO yang ditagih,
7. Isikan rincian pajak bila ada,
8. Klik simpan

7.3.2.2.8. Tambah Part (Vendor Non TAM)

Untuk menambakan invoice tipe part bisa dengan cara:

1. Klik tombol tambah pada halaman awal,
2. Pilih tipe invoice masuk,
3. Klik nama vendor kemudian pilih vendor yang di inginkan,
4. Klik cari,
5. Isi semua data mandatory yang diperlukan,
6. Checklist daftar PO kemudian klik tambah agar masuk kedalam daftar PO yang ditagih,
7. Isikan rincian pajak bila ada,
8. Klik simpan

7.3.2.2.9. Order Pekerjaan Luar

Untuk menambakan invoice tipe order pekerjaan luar bisa dengan cara:

1. Klik tombol tambah pada halaman awal,
2. Pilih tipe invoice masuk,
3. Klik nama vendor kemudian pilih vendor yang di inginkan,
4. Klik cari,
5. Isi semua data mandatory yang diperlukan,
6. Checklist daftar PO kemudian klik tambah agar masuk kedalam daftar PO yang ditagih,
7. Isikan rincian pajak bila ada,
8. Klik simpan

7.3.2.2.10. Tambah Order Permintaan Bahan

Untuk menambahkan tipe invoice masuk Order Pengurusan Bahan dilakukan dengan cara:

1. Klik tombol tambah pada halaman awal,
2. Pilih tipe invoice masuk,
3. Klik nama vendor kemudian pilih vendor yang di inginkan,
4. Klik cari,
5. Isi semua data mandatory yang diperlukan,
6. Checklist daftar PO kemudian klik tambah agar masuk kedalam daftar PO yang ditagih,
7. Isikan rincian pajak bila ada,
8. Klik simpan.

7.3.2.2.11. Tambah Accrued Free Service

Untuk menambakan invoice tipe (Accured Free Service) bisa dengan cara :

1. Klik tombol tambah pada halaman awal,
2. Pilih tipe invoice masuk,
3. Pilih nama branch ,
4. Pilih tipe invoice masuk,
5. Isi informasi vendor dan seluruh data mandatory yang diperlukan,
6. Klik simpan.

7.3.2.3. Pembatalan Invoice Masuk

Pembatalan invoice masuk yang sudah dibukukan dapat dilakukan dengan cara :

1. Klik link pada nomor invoice masuk pada halaman awal,
2. Klik tombol pembatalan.

Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai fungsi dari button yang ada pada Tampilan Nomor Invoice Masuk:

Tombol Pembatalan, digunakan untuk membatalkan invoice masuk yang telah dibuat.

TombolKembali, digunakan untuk membatalkan proses yang ada dan kembali pada tampilan menu sebelumnya.

7.3.3. Instruksi Pembayaran

Fitur digunakan oleh ADH untuk pengajuan hutang atas tagihan-tagihan. Tampilan dari Instuksi Pembayaran dapat dilihat pada Error! Reference source not found.. Berikut adalah beberapa tipe instruksi pembayaran:

1. AKSESORIS : Proses pengajuan hutang atas tagihan aksesoris yang telah diregister sebelumnya
2. PURNA JUAL : Proses pengajuan hutang atas tagihan purna jual yang telah diregister sebelumnya (purna jual adalah aksesoris/karoseri yang di-billing terpisah)
3. KAROSERI : Proses pengajuan hutang atas tagihan karoseri yang telah diregister sebelumnya
4. STNK/BPKB : Proses pengajuan hutang atas tagihan STNK/BPKB (BBN notice atau unnotice) yang telah diregister sebelumnya
5. ORDER PENGURUSAN DOKUMEN : Proses pengajuan hutang atas tagihan order pengurusan dokumen (OPD) yang telah diregister sebelumnya (contoh OPD: perpanjangan STNK, pilih nomor, ekspedisi ke pelanggan, atau pengurusan asuransi jika pembelian unit dibayar secara tunai, yang di-billing terpisah)
6. SWAPPING : proses pengajuan hutang atas tagihan swapping yang telah diregister sebelumnya
7. EKSPEDISI : proses pengajuan hutang atas tagihan ekspedisi swapping yang telah diregister sebelumnya
8. PARTS : Proses pengajuan hutang atas tagihan parts dari vendor TAM, yang telah diregister sebelumnya (setiap Debit Advice Parts yang dikirimkan via TPOS dibuatkan draft instruksi pembayarannya secara otomatis di cabang HO), termasuk proses pengajuan hutang atas tagihan parts dari vendor non TAM
9. ORDER PEKERJAAN LUAR : Proses pengajuan hutang atas tagihan order pekerjaan luar (OPL) yang telah diregister sebelumnya
10. ORDER PERMINTAAN BAHAN : roses pengajuan hutang atas tagihan order permintaan bahan (OPB) yang telah diregister sebelumnya
11. REFUND : proses pengajuan hutang ke pelanggan untuk refund customer guarantee transaksi SPK/WO/SO Parts yang telah dibatalkan, refund/reimbursement PPh 23, refund/reimbursement PPN WAPU, dan refund unknown
12. GENERAL TRANSACTION : Pengajuan hutang ke vendor atas general transaction
13. ACCRUED SUBSIDI DP/RATE : Proses pengajuan hutang ke pelanggan untuk subsidi DP/Rate
14. ACCRUED KOMISI SALES : Proses pengajuan hutang ke vendor (mediator) untuk komisi sales
15. ACCRUED FREE SERVICE : Proses pengajuan hutang ke bengkel/cabang untuk free service
16. INTERBRANCH : Proses pengajuan hutang untuk titipan dari cabang lain (interbranch)
17. UNIT : proses pengajuan hutang atas tagihan unit dari vendor TAM, yang telah diregister sebelumnya (setiap Debit Advice Unit yang dikirimkan via TLS dibuatkan draft instruksi pembayarannya secara otomatis di cabang HO)

7.3.3.1. Menu Awal Instruksi Pembayaran

Halaman ini bisa diakses mekemudiani Finance -> Account Payable -> Instruksi Pembayaran.

Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai fungsi dari button yang ada pada Tampilan Instruksi Pembayaran:

Tombol Cari, digunakan untuk melakukan pencarian data yang terdapat pada sistem.

Tombol Tambah, digunakan untuk menambahkan data Instruksi Pembayaran.

Link Nomor Instruksi Pembayaran, digunakan untuk melihat detail data yang telah ditambahkan.

Pada tombol Bulk Action ini berfungsi untuk menentukan No Instruksi Pembayaran yang akan disetujui atau ditolak.

Tombol Filter, digunakan untuk melakukan pencarian data lebih spesifik terhadap data yang sudah terdapat didalam daftar.

7.3.3.2. Tambah Instruksi Pembayaran

Untuk melakukan Tambah Instruksi Pembayaran tipe aksesoris, purna jual, karoseri, STNK/BPKB, Order pengurusan dokumen, swapping, ekspedisi, part, order pekerjaan luar, order permintaan bahan dapat dilakukan dengan cara :

1. Memilih tombol Tambah di Halaman indeks,
2. Pilih tipe instruksi pembayaran,
3. Klik nama vendor kemudian pilih vendor,
4. Klik cari,
5. Pilih invoice masuk yang akan di ajukan sebagai hutang,
6. Jika terdapat adanve payment pilih nomor advance payment,
7. Isi seluruh data rincian pembayaran dan biaya lain-lain(bila ada),
8. Klik pengajuan dan cetak BPH

Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai fungsi dari button yang ada pada Tampilan Tambah Instruksi Pembayaran:

Tombol Pengajuan dan Cetak BPH, digunakan untuk melakukan Pengajuan Instruksi Pembayaran dan pencetakan BPH setelah proses penambahan data dilakukan.

Tombol Simpan Draft, digunakan untuk kembali menyimpan data instruksi pembayaran tanpa menyimpan data.

Sehubungan dengan adanya fields NPWP pada menu ini, berikut adalah penjelasan notifikasi terkait NPWP:

1. Notifikasi : NPWP harus terdiri 15 Digit

     Notifikasi ini akan muncul apabila:

   • NPWP yang diisi kurang dari 15 digit

  • Berlaku untuk tanggal transaksi (billing) sebelum tanggal efektif NPWP 16 Digit berlaku

2. Notifikasi : NPWP harus terdiri 16 Digit

   Notifikasi ini akan muncul apabila:

  • NPWP yang diisi kurang dari 16 digit

  • Berlaku untuk transaksi (billing) setelah tanggal efektif NPWP 16 Digit berlaku

Belum ada informasi terbaru dari pemerintah kapan tanggal/timing efektif NPWP 16 digit berlaku, jika sudah ada informasi akan kami infokan lebih lanjut.

7.3.3.2.1. Tambah Aksesoris

Untuk melakukan Tambah Instruksi Pembayaran tipe Aksesoris dapat dilakukan dengan cara :

1. Memilih tombol Tambah di Halaman indeks,
2. Pilih tipe instruksi pembayaran,
3. Klik nama vendor kemudian pilih vendor,
4. Klik cari,
5. Pilih invoice masuk yang akan di ajukan sebagai hutang,
6. Jika terdapat adanve payment pilih nomor advance payment,
7. Isi seluruh data rincian pembayaran dan biaya lain-lain(bila ada),
8. Klik pengajuan dan cetak BPH

7.3.3.2.2. Tambah Purna Jual

Untuk melakukan Tambah Instruksi Pembayaran tipe purna jual dapat dilakukan dengan cara :

1. Memilih tombol Tambah di Halaman indeks,
2. Pilih tipe instruksi pembayaran,
3. Klik nama vendor kemudian pilih vendor,
4. Klik cari,
5. Pilih invoice masuk yang akan di ajukan sebagai hutang,
6. Jika terdapat adanve payment pilih nomor advance payment,
7. Isi seluruh data rincian pembayaran dan biaya lain-lain(bila ada),
8. Klik pengajuan dan cetak BPH

7.3.3.2.3. Tambah Karoseri

Untuk melakukan Tambah Instruksi Pembayaran tipe karoseri dapat dilakukan dengan cara :

1. Memilih tombol Tambah di Halaman indeks,
2. Pilih tipe instruksi pembayaran,
3. Klik nama vendor kemudian pilih vendor,
4. Klik cari,
5. Pilih invoice masuk yang akan di ajukan sebagai hutang,
6. Jika terdapat adanve payment pilih nomor advance payment,
7. Isi seluruh data rincian pembayaran dan biaya lain-lain(bila ada),
8. Klik pengajuan dan cetak BPH

7.3.3.2.4. Tambah STNK/BPKB

Untuk melakukan Tambah Instruksi Pembayaran tipe stnk/bpkb dapat dilakukan dengan cara :

1. Memilih tombol Tambah di Halaman indeks,
2. Pilih tipe instruksi pembayaran,
3. Klik nama vendor kemudian pilih vendor,
4. Klik cari,
5. Pilih invoice masuk yang akan di ajukan sebagai hutang,
6. Jika terdapat adanve payment pilih nomor advance payment,
7. Isi seluruh data rincian pembayaran dan biaya lain-lain(bila ada),
8. Klik pengajuan dan cetak BPH

7.3.3.2.5. Tambah Order Pengurusan Dokumen

Untuk melakukan Tambah Instruksi Pembayaran tipe order pengurusan dokumen dapat dilakukan dengan cara :

1. Memilih tombol Tambah di Halaman indeks,
2. Pilih tipe instruksi pembayaran,
3. Klik nama vendor kemudian pilih vendor,
4. Klik cari,
5. Pilih invoice masuk yang akan di ajukan sebagai hutang,
6. Jika terdapat adanve payment pilih nomor advance payment,
7. Isi seluruh data rincian pembayaran dan biaya lain-lain(bila ada),
8. Klik pengajuan dan cetak BPH

7.3.3.2.6. Tambah Swapping

Untuk melakukan Tambah Instruksi Pembayaran tipe swapping dapat dilakukan dengan cara :

1. Memilih tombol Tambah di Halaman indeks,
2. Pilih tipe instruksi pembayaran,
3. Klik nama vendor kemudian pilih vendor,
4. Klik cari,
5. Pilih invoice masuk yang akan di ajukan sebagai hutang,
6. Jika terdapat adanve payment pilih nomor advance payment,
7. Isi seluruh data rincian pembayaran dan biaya lain-lain (bila ada),
8. Klik pengajuan dan cetak BPH

7.3.3.2.7. Tambah Ekspedisi

Untuk melakukan Tambah Instruksi Pembayaran tipe ekspedisi dapat dilakukan dengan cara :

1. Memilih tombol Tambah di Halaman indeks,
2. Pilih tipe instruksi pembayaran,
3. Klik nama vendor kemudian pilih vendor,
4. Klik cari,
5. Pilih invoice masuk yang akan di ajukan sebagai hutang,
6. Jika terdapat adanve payment pilih nomor advance payment,
7. Isi seluruh data rincian pembayaran dan biaya lain-lain(bila ada),
8. Klik pengajuan dan cetak BPH

7.3.3.2.8. Tambah Parts (Vendor Non TAM)

Untuk menambahkan Instruksi Pembayaran tipe part Vendor Non-TAM bisa dengan cara:

1. Klik tombol tambah pada halaman awal,
2. Pilih tipe Instruksi Pembayaran,
3. Klik nama vendor kemudian pilih vendor yang di inginkan,
4. Klik cari,
5. Isi semua data mandatory yang diperlukan,
6. Checklist daftar PO kemudian klik tambah agar masuk kedalam daftar PO yang ditagih,
7. Isikan rincian pajak bila ada,
8. Klik simpan.

7.3.3.2.9. Tambah Order Pekerjaan Luar

Untuk melakukan Tambah Instruksi Pembayaran tipe order pekerjaan luar dapat dilakukan dengan cara :

1. Memilih tombol Tambah di Halaman indeks,
2. Pilih tipe instruksi pembayaran,
3. Klik nama vendor kemudian pilih vendor,
4. Klik cari,
5. Pilih invoice masuk yang akan di ajukan sebagai hutang,
6. Jika terdapat adanve payment pilih nomor advance payment,
7. Isi seluruh data rincian pembayaran dan biaya lain-lain(bila ada),
8. Klik pengajuan dan cetak BPH

7.3.3.2.10. Tambah Order Permintaan Bahan

Untuk melakukan Tambah Instruksi Pembayaran tipe order permintaan bahan dapat dilakukan dengan cara :

1. Memilih tombol Tambah di Halaman indeks,
2. Pilih tipe instruksi pembayaran,
3. Klik nama vendor kemudian pilih vendor,
4. Klik cari,
5. Pilih invoice masuk yang akan di ajukan sebagai hutang,
6. Jika terdapat adanve payment pilih nomor advance payment,
7. Isi seluruh data rincian pembayaran dan biaya lain-lain(bila ada),
8. Klik pengajuan dan cetak BPH

7.3.3.2.11. Tambah Refund

Untuk melakukan Tambah Instruksi Pembayaran tipe refund dapat dilakukan dengan cara :

1. Memilih tombol Tambah di Halaman indeks,
2. Pilih tipe instruksi pembayaran,
3. Klik dan pilih data pelanggan,
4. Klik cari,
5. Pilih tipe refund :
   • Customer Guarantee (untuk refund DP WO atau SO yang dibatalkan),
   • PPh 23 (untuk refund (reimbursement) PPh 23),
   • PPN WAPU (untuk refund PPN WAPU),
   • Titipan (untuk refund titipan kelebihan pembayaran) dan
   • Unknown (sumber penerimaan unknown)
6. Isikan seluruh data rincian pembayaran
7. Isi seluruh data mandatory
8. Klik pengajuan dan cetak BPH

7.3.3.2.12. Tambah General Transaction

Untuk melakukan Tambah Instruksi Pembayaran tipe General Transaction dapat dilakukan dengan cara :

1. Memilih tombol Tambah di Halaman indeks,
2. Pilih tipe instruksi pembayaran,
3. Pilih jenis vendor/input nama vendor,
   • One Time Vendor dipilih apabila vendor yang digunakan belum terdapat di dalam master vendor
   • Input Nama Vendor dipilih apabila vendor yang digunakan sudah terdapat di dalam master vendor.
4. Klik pada nama vendor untuk mencari dan pilih vendor,
5. Isi informasi vendor (one time vendor),
6. Pilih GL dan Cost center,
7. Isi seluruh data mandatory pada rincian pembayaran dan biaya lain-lain,
8. Tambahkan pajak atau advance payment bila ada,
9. Klik pengajuan dan cetak BPH.
   • Jika jumlah karakter NPWP Vendor tidak sama dengan 15 Digit, maka akan tampil pop-up informasi “NPWP harus terdiri dari 15 Karakter”
   • Jika jumlah karakter NPWP Vendor 15 Digit , maka berhasil Simpan Pengajuan & Cetak BPH

7.3.3.2.13. Tambah Accrued Subsidi DP

Untuk melakukan Tambah Instruksi Pembayaran tipe Accrued Subsidi DP/Rate dapat dilakukan dengan cara :

1. Memilih tombol Tambah di Halaman indeks,
2. Pilih tipe instruksi pembayaran,
3. Cari nomor SO
4. Pilih subsdi DP/rate yang di inginkan
5. Isi seluruh data mandatory pada rincian pembayaran dan biaya lain-lain
6. Klik pengajuan dan cetak BPH

7.3.3.2.14. Tambah Accrued Komisi Sales (Mediator)

Untuk melakukan Tambah Instruksi Pembayaran tipe Accrued komisi sales dapat dilakukan dengan cara :

1. Memilih tombol Tambah di Halaman indeks,
2. Pilih tipe instruksi pembayaran,
3. Cari nomor SO,
4. Pilih one time vendor atau pilih input nama vendor,
5. Isi seluruh data mandatory pada rincian pembayaran dan biaya lain-lain
6. Klik pengajuan dan cetak BPH

7.3.3.2.15. Tambah Accrued Free Service

Untuk melakukan Tambah Instruksi Pembayaran tipe Accrued free service dapat dilakukan dengan cara :

1. Memilih tombol Tambah di Halaman indeks,
2. Pilih tipe instruksi pembayaran,
3. Pilih daftar tagihan,
4. Isi seluruh data mandatory pada rincian pembayaran dan biaya lain-lain
5. Klik pengajuan dan cetak BPH

7.3.3.2.16. Tambah Interbranch

Untuk melakukan Tambah Instruksi Pembayaran tipe interbranch dapat dilakukan dengan cara :

1. Memilih tombol Tambah di Halaman indeks,
2. Pilih tipe instruksi pembayaran,
3. Pilih daftar incoming payment interbranch,
4. Isi seluruh data mandatory pada rincian pembayaran dan biaya lain-lain
5. Klik pengajuan dan cetak BPH

7.3.3.3. Approval/Penolakan Pengajuan Instruksi Pembayaran

ADH dapat melakukan approval atas pengajuan Instruksi pembayaran, approval dapat dilakukan dengan cara:

1. Checklist nomor instruksi pembayaran yang diajukan,
2. Klik bulk action kemudian pilih setuju. Instruksi pembayaran yang disetujui pengajuan reversalnya akan muncul jurnal pada data staging dan muncul pada report AP Aging,

ADH dapat melakukan penolakan atas pengajuan Instruksi pembayaran, penolakan dapat dilakukan dengan cara:

1. Checklist nomor instruksi pembayaran yang diajukan,
2. Klik bulk action kemudian pilih tolak, data yang ditolak masi dapat diajukan kembali dengan catatan invoice tidak dibatalkan.

7.3.3.4. Cetak Instruksi Pembayaran

Gambar – Cetak Instruksi Pembayaran merupakan contoh dari tampilan cetak Instruksi Pembayaran. Untuk melakukan cetak instruksi pembayaran dapat dilakukan dengan cara yaitu:

1. Pada saat melakukan penambahan data instruksi pembayaran pada saat memilih tombol Pengajuan Dan Cetak BPH. Form cetakan akan muncul setelah notifikasi data berhasil disimpan.
2. Dengan cara melakukan cetak ulang di menu Cetak Ulang. Menu ini dapat di akses mekemudiani Finance → General → Cetak Ulang.

7.3.3.5. Reversal Instruksi Pembayaran

User juga dapat melakukan reversal instruksi pembayaran apabila ingin membatalkan atau terdapat kesalahan pengisian pada saat menambahkan instruksi pembayaran. Untuk melakukan reversal, dapat dilakukan dengan cara :

1. klik link nomor instruksi pembayaran pada halaman awal
2. klik pengajuan reversal

7.3.3.6. Approval/Penolakan Pengajuan Reversal

ADH dapat melakukan approval atas pengajuan reversal Instruksi pembayaran yang sudah terbentuk BPH. Berikut adalah Langkah untuk            melakukan approval:

1. Checklist nomor instruksi pembayaran yang memerlukan persetujuan.
2. Klik bulk action kemudian pilih setuju. Instruksi pembayaran yang disetujui pengajuan reversalnya akan muncul jurnal reversal pada data staging.

ADH dapat melakukan penolakan atas pengajuan reversal Instruksi pembayaran yang sudah terbentuk BPH. Berikut adalah Langkah untuk            melakukan approval:

1. Checklist nomor instruksi pembayaran yang memerlukan persetujuan.
2. Klik bulk action kemudian pilih tolak. Instruksi pembayaran yang ditolak bisa kembali diajukan reversal.

7.3.4. Proposal Payment

Fitur ini digunakan untuk Proses pembuatan instruksi transfer pembayaran ke rekening vendor/pelanggan yang ditujukan ke bank, (dapat menggunakan cheque/giro pembayaran) yang terdapat cetakan atas instruksi bank tersebut, data instruksi tersebut dapat di akses oleh HO.

7.3.4.1. Menu Awal Proposal Payment

Tampilanini bisa diakses mekemudiani Finance -> Account Payable -> Proposal Payment.

Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai fungsi dari button yang ada pada Tampilan Proposal Payment:

Tombol Cari, digunakan untuk melakukan pencarian data yang terdapat pada sistem.

Tombol Tambah, digunakan untuk menambahkan data Proposal Payment.

KolomTanggal Proposal Payment *, digunakan untuk memasukan periode tanggal data yang akan ditampilkan.

Pada tombol Bulk Action ini berfungsi untuk menentukan No Proposal Payment yang akan disetujui atau ditolak.

Tombol Filter, digunakan untuk melakukan  pencarian data lebih spesifik terhadap data yang sudah terdapat didalam daftar.

Untuk menampilkan data yang tersedia pada indeks user terlebih dahulu menginputkan data pada kolom yang tersedia sesuai dengan kriteria data yang akan ditampilkan kemudian pilih tombol Carimaka data yang dicari akan muncul seperti pada tampilan Error! Reference source not found.

Pilih link yang ada pada kolom Nomor Proposal Payment seperti yang diberi tanda berwarna merah pada gambar diatas, maka akan masuk pada tampilan seperti pada Error! Reference source not found.Error! Reference source not found.

Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai fungsi dari button yang ada pada Tampilan Nomor Proposal Payment:

Tombol Edit Draft, digunakan untuk melakukan perubahan pada detail data yang tersedia.

Tombol Cetak, digunakan untuk langsung mencetak berdasarkan detail data yang tersedia.

*Menu dibawah ini tampil apabila user memilih tombol Edit Draft:

KolomTambah, digunakan untuk menambakan detail data baru pada indeks.

Tombol Simpan, digunakan untuk menyimpan perubahan data yang telah dilakukan.

Tombol Simpan Draft, digunakan untuk menyimpan perubahan data yang telah dilakukan pada draft.

Tombol Simpan & Cetak, digunakan untuk menyimpan perubahan data yang telah dilakukan & langsung mencetak berdasarkan detail data yang tersedia.

TombolKembali, digunakan untuk membatalkan proses yang ada dan kembali pada tampilan menu sebelumnya.

7.3.4.2. Tambah Proposal Payment

Untuk melakukan tambah proposal payment dapat dilakukan dengan cara :

1. Memilih tombol Tambah di Halaman indeks,
2. Pilih nama branch,
3. Pilih daftar nomor instruksi pembayaran/advance payment,
4. Klik tambah,
5. Pilih nomor cheque/giro,
6. Klik simpan dan cetak.

Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai fungsi dari button yang ada pada Tampilan Tambah Proposal Payment:

KolomTambah, digunakan untuk menambakan detail data baru pada indeks.

Tombol Simpan, digunakan untuk menyimpan perubahan data yang telah dilakukan.

Tombol Simpan Draft, digunakan untuk menyimpan perubahan data yang telah dilakukan pada draft.

Tombol Simpan & Cetak, digunakan untuk menyimpan perubahan data yang telah dilakukan & langsung mencetak berdasarkan detail data yang tersedia

Tombol Kembali, digunakan untuk membatalkan proses yang ada dan kembali pada tampilan menu sebelumnya.

Tombol Cari, digunakan untuk melakukan pencarian data yang terdapat pada sistem

7.3.4.3. Cetak Proposal Payment

Cetakan pada proposal payment seperti dapat dilihat pada Gambar – Cetakan Proposal Payment.

7.3.4.4. Pembatalan Proposal Payment

Pembatalan dapat dilakukan ketika status Proposal Payment sudah Lengkap. Ketika Proposal Payment yang menggunakan nomor giro dibatalkan, maka pada menu Register Giro/Cheque Pembayaran, status nomor gironya berubah dari Terpakai menjadi Tersedia (secara otomatis) dan data Giro dapat digunakan kembali. Namun, jika dibatalkan karena ada kesalahan pada data giro, maka nomor giro tersebut tidak bisa digunakan kembali dan user harus meng-update status nomor gironya menjadi Batal, pada menu Register Giro secara manual.

Proposal payment yang telah dibuat dapat dibatalkan dengan cara:

1. Klik link nomor proposal payment yang di inginkan pada halaman awal menu,
2. Klik button pembatalan,
3. Konfirmasi pembatalan dengan klik button Ya

Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai fungsi dari button yang ada pada Tampilan Pembatalan Proposal Payment:

Tombol kembali digunakan untuk kembali kehalaman awal

Tombol Cetak digunakan untuk mencetak dokumen proposal payment

Tombol Pembatalan, digunakan untuk membatalkan proposal payment

7.3.5. Outgoing Payment

Fitur ini digunakan oleh Kasir maupun ADH untuk melakukan pembayaran ke pelanggan atau ke vendor berdasarkan instruksi pembayaran yang telah disetujui oleh ADH. Outgoing Payment dilakukan setelah user melakukan proses penginputan instruksi pembayaran, atau advance payment.

7.3.5.1. Menu Awal Outgoing Payment

Tampilan Gambar – Outgoing Payment. ini bisa diakses mekemudiani Finance -> Account Payable -> Outgoing Payment.

Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai fungsi dari button yang ada pada Tampilan Outgoing Payment:

Tombol Cari, digunakan untuk melakukan pencarian data yang terdapat pada sistem.

Tombol Tambah, digunakan untuk menambahkan data Outgoing Payment.

KolomTanggal Outgoing Payment *, digunakan untuk memasukan periode tanggal data yang akan ditampilkan.

Pada tombol Bulk Action ini berfungsi untuk menentukan No Outgoing Payment yang akan disetujui atau ditolak.

Tombol Filter, digunakan untuk melakukan  pencarian data lebih spesifik terhadap data yang sudah terdapat didalam daftar.

Untuk menampilkan data yang tersedia pada indeks user terlebih dahulu menginputkan data pada kolom yang tersedia sesuai dengan kriteria data yang akan ditampilkan kemudian pilih tombol Carimaka data yang dicari akan muncul seperti pada tampilan Gambar – Indeks Outgoing Payment.

Pilih link yang ada pada kolom Nomor Outgoing Payment seperti yang diberi tanda berwarna merah pada gambar diatas, maka akan masuk pada tampilan seperti pada Gambar – Nomor Outgoing Payment.

Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai fungsi dari button yang ada pada Tampilan Nomor Outgoing Payment:

Tombol Pengajuan Reversal, digunakan untuk mengajukan reversal Outgoing Payment.

KolomKembali, digunakan untuk membatalkan proses yang ada dan kembali pada tampilan menu sebelumnya.

Tipe Outgoing Payment sendiri terdiri dari:

AKSESORIS	PARTS	ACCRUED KOMISI SALES
PURNA JUAL	ORDER PEKERJAAN LUAR	Interbranch
KAROSERI	ORDER PERMINTAAN BAHAN	Unit
STNK/BPKB	REFUND
ORDER PENGURUSAN DOKUMEN	GENERAL TRANSACTION
SWAPPING	ACCRUED SUBSIDI DP/RATE
EKSPEDISI	ACCRUED FREE SERVICE

7.3.5.2. Tambah Outgoing Payment

Untuk melakukan tambah outgoing payment dapat dilakukan dengan cara :

1. Memilih tombol Tambah di Halaman indeks,
2. Pilih tipe outgoing payment,
3. Klik cari,
4. Pilih nomor instruksi pembayaran,
5. Klik tambah,
6. Isikan seluruh data mandatory untuk rincian pembayaran dan biaya lain-lain (bila ada),
7. Klik simpan.

Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai fungsi dari button yang ada pada Tampilan Tambah Outgoing Payment:

Tombol Cari, digunakan untuk melakukan pencarian data yang terdapat pada sistem.

KolomKembali, digunakan untuk membatalkan proses yang ada dan kembali pada tampilan menu sebelumnya.

Tombol Simpan, digunakan untuk menyimpan perubahan data yang telah dilakukan.

7.3.5.3. Pengajuan Reversal

User dapat melakukan proses reversal Outgoing Payment apabila terdapat kesalahan dalam penginputan rincian pembayaran atau kesalahan lainnya. Proses reversal dapat dilakukan dengan cara

1. Klik link nomor outgoing payment yang terdapat di halaman indeks outgoing payment seperti pada Error! Reference source not found.,
2. Klik pengajuan reversal,
3. Input alasan reversal kemudian klik pengajuan,

7.3.5.4. Approval/Penolakan Pengajuan Reversal

ADH dapat melakukan approval atas pengajuan reversal Outgoing Payment, approval dapat dilakukan dengan cara:

1. Checklist nomor outgoing payment yang memerlukan persetujuan,
2. Klik bulk action kemudian pilih Setuju. Outgoing Payment yang disetujui pengajuan reversalnya akan muncul jurnal reversal pada data staging dan muncul pada daily cash and bank. Data yang telah di reversal dapat dilakukan outgoing kembali berdasarkan BPH yang telah dibuat sebelumnya.

ADH dapat melakukan penolakan atas pengajuan reversal Outgoing Payment, penolakan dapat dilakukan dengan cara:

1. Checklist nomor outgoing payment yang memerlukan persetujuan,
2. Klik bulk action kemudian pilih tolak. Outgoing Payment yang disetujui pengajuan bisa kembali diajukan reversal dengan catatan belum dilakuan closing.