Master After Sales – User Manual TAM Dealer Management System

1.4.1. Counter BP

Menu Master Counter BP digunakan oleh Petugas Admin Service BP untuk melakukan pengaturan terhadap Counter BP, hasil pengaturan tersebut akan berpengaruh terhadap Board Antrian BP yang di tampilkan di layar monitor atau Queue, Menu ini digunakan oleh Admin Unit dan di buat setiap outlet berbeda.

Menu ini dapat diakses melalui Master Data -> Master After Sales -> Counter BP.

Keterangan Gambar :

Tombol Tambah digunakan untuk membuat counter SA baru.

Tombol Edit digunakan untuk mengubah data counter. Jika tombol “Edit” diklik, maka akan muncul tampilan yang sama dengan tampilan “Tambah”, hanya bedanya semua kolom yang ada sudah terisi sesuai dengan data counter SA yang dipilih dan bisa dilakukan perubahan data.

1.4.1.1. Update Master Counter

Pada tampilan ini terdapat beberapa tab menu yang ketika dipilih akan menampilkan beberapa field yang harus diisi oleh Admin Service. Berikut ini merupakan tahapan dari membuat counter BP.

Keterangan Gambar :

Nama Counter

Kolom ini untuk input nama counter yang akan digunakan oleh SA.

Nama SA

Merupakan daftar SA yang dapat dipilih sesuai dengan data counternya. Daftar SA ini muncul berdasarkan data employee dengan role SA yang sudah terdaftar di TONES.

Merupakan pilihan kategori antrian yang dapat dipilih untuk menentukan counter SA tersebut masuk di kategori antrian yang mana. Adapun kategori antrian terbagi menjadi :

Booking
Walk In
Others
Pengambilan

Dan terdapat pula settingan “Status Aktif” dari setiap counter SA.

Klik button Simpan untuk menyimpan hasil inputan dan menambahkan data counter BP

Klik button Batal untuk membatalkan penambahan counter dan kembali ke tampilan sebelumnya

1.4.2. Stall BP

Fitur ini digunakan oleh Admin Service BP untuk mendaftarkan dan pengaturan terhadapat Stall BP yang terdaftar pada Master Stall BP untuk setiap.

Menu ini dapat diakses melalui Master Data -> Master After Sales -> Stall BP.

Keterangan Gambar :

Tombol ini digunakan untuk menambahkan data Stall BP.

Tombol ini digunakan untuk mengubah detail Stall BP. Jika tombol “Edit” diklik maka akan muncul tampilan yang sama dengan tampilan pada saat proses “Tambah”, hanya bedanya semua kolom yang ada sudah terisi sesuai dengan data stall BP yang dipilih dan bisa dilakukan perubahan.

Tombol ini digunakan untuk melihat detail Stall BP. Jika tombol “View” diklik maka akan muncul tampilan yang sama dengan tampilan pada saat proses “Edit”, akan tetapi semua kolom yang ada tidak bisa dilakukan perubahan (disable).

Tombol ini digunakan untuk menampilkan menu penjadwalan Stall BP.

1.4.2.1. Update Stall BP

Untuk menampilkan halaman tambah data Stall BP dapat dilakukan dengan menekan tombol Tambah. Pada tampilan ini user dapat menginput data Stall BP pada field yang sudah disediakan.

Keterangan Gambar :

Kolom ini untuk memilih jenis stall TPS atau NON TPS.

Kolom ini untuk memilih job stall. Pilihan Job Stall yang tersedia antara lain : Body, Putty, Surfacer, Spraying, Polishing, Reasembly, dan Final Inspection.

Nama Stall

Kolom ini untuk input nama stall BP.

Jam Tersedia

Kolom ini untuk input jam tersedia stall.

Jam Istirahat

Kolom ini untuk input jam istirahat stall dari jam berapa sampai dengan jam berapa.

Jam Buka Stall

Kolom ini untuk input jam buka stall.

Jam Tutup Stall

Kolom ini untuk input jam tutup stall

Status Aktif

Untuk mengaktifkan dan non aktif stall

1.4.3. Master Asuransi Rekanan

Menu Master Asuransi Rekanan digunakan oleh Admin Service BP untuk mendaftarkan Asuransi Rekanan yang terdaftar pada list Master Asuransi Rekanan.

Menu ini dapat diakses melalui Master Data -> Master After Sales -> Asuransi Rekanan.

Keterangan Gambar :

Tombol Tambah digunakan untuk membuat asuransi rekanan baru

Digunakan untuk melihat detail asuransi rekanan yang telah dibuat. Jika tombol “Viewt” diklik maka akan muncul tampilan yang sama dengan tampilan pada saat proses “Edit”, akan tetapi data yang ada sudah terisi tidak bisa dilakukan perubahan (disable).

Digunakan untuk mengubah data asuransi rekanan. Jika tombol “Edit” diklik maka akan muncul tampilan yang sama dengan tampilan pada saat proses “Tambah”, hanya bedanya semua kolom yang ada sudah terisi sesuai dengan data asurasi rekanan yang dipilih dan bisa dilakukan perubahan.

Digunakan untuk menghapus salah satu data asuransi rekanan

1.4.3.1. Update Master Asuransi Rekanan

Pada tampilan ini terdapat beberapa field yang harus diisi oleh Admin Service. Berikut ini merupakan tahapan dari membuat asuransi rekanan.

Keterangan Gambar :

Nama Asuransi Rekanan

Kolom ini untuk input nama asuransi rekanan. Terdapat suggestion Nama Asuransi dari Profile Insurance yang diaktifkan oleh HO Dealer

Alamat Penagihan

Kolom ini untuk input alamat penagihan asuransi rekanan.

NPWP

Kolom ini untuk input nomor NPWP pihak asuransi rekanan.

Jika NPWP < 15 Digit, tombol Simpan akan Disabled
Jika NPWP = 15 Digit, tombol Simpan Enabled

Sehubungan dengan adanya fields NPWP pada menu ini, berikut adalah penjelasan notifikasi terkait NPWP:

1. Notifikasi : NPWP harus terdiri 15 Digit

     Notifikasi ini akan muncul apabila:

   • NPWP yang diisi kurang dari 15 digit

• Berlaku untuk tanggal transaksi (billing) sebelum tanggal efektif NPWP 16 Digit berlaku

2. Notifikasi : NPWP harus terdiri 16 Digit

   Notifikasi ini akan muncul apabila:

• NPWP yang diisi kurang dari 16 digit

• Berlaku untuk transaksi (billing) setelah tanggal efektif NPWP 16 Digit berlaku
Belum ada informasi terbaru dari pemerintah kapan tanggal/timing efektif NPWP 16 digit berlaku, jika sudah ada informasi akan kami infokan lebih lanjut.

Discount Parts (%)

Kolom ini untuk input diskon part dalam bentuk persen

Discount Jasa (%)

Kolom ini untuk input diskon jasa dalam bentuk persen

Klik button Simpan untuk menyimpan penambahan data asuransi rekanan

Klik button Batal untuk membatalkan penambahan data asuransi rekanan

1.4.4. Group BP

Fitur ini digunakan oleh Admin Service BP untuk mendaftarkan dan mengatur setiap Group BP yang bekerja pada Master Group BP untuk per Outlet, Group BP di daftarkan terlebih dahulu dengan nama Group, Tipe Group dan nama Foreman, kemudian perlu di daftarkan setiap teknisi yang berada pada bagian group tersebut.

Menu ini dapat diakses melalui Master Data -> Master After Sales -> Group BP.

Keterangan Gambar :

Daftar Group

Menampilkan semua group BP yang sudah terdaftar.

Daftar Teknisi

Menampilkan semua teknisi yang sudah terdaftar di masing-masing group BP.

Tombol ini digunakan untuk menambahkan data Group BP.

Tombol ini digunakan untuk mendowload template excel untuk upload.

Tombol ini digunakan jika akan melakukan proses upload data group BP dengan menggunakan template yang sudah didownload sebelumnya.

Tombol ini digunakan untuk membuka tampilan edit data group BP beserta teknisi nya. Jika tombol “Edit” diklik maka akan muncul tampilan yang sama dengan tampilan pada saat proses “Tambah”, hanya bedanya semua kolom yang ada sudah terisi sesuai data group yang dipilih dan bisa dilakukan perubahan.

Tombol ini digunakan untuk melihat list teknisi dalam satu group. Jika tombol “View” diklik maka akan muncul tampilan yang sama dengan tampilan pada saat proses “Edit”, akan tetapi data yang ada sudah terisi tidak bisa dilakukan perubahan (disable).

Tombol ini digunakan untuk menghapus data group BP beserta teknisi nya.

1.4.4.1. Update Group BP

Keterangan Gambar :

Nama Group BP

Kolom ini untuk input nama group BP.

Nama Foreman

Kolom ini untuk memilih nama foreman dari daftar yang tersedia. Daftar foreman ini akan muncul sesuai dengan data master empoloyee dengan role foreman yang sudah terdaftar di TONES.

Kolom ini untuk memilih tipe group BP (External dan Internal).

Nama Teknisi

Kolom ini untuk memilih nama teknisi. Daftar teknisi ini akan muncul sesuai dengan data master empoloyee dengan role teknisi yang sudah terdaftar di TONES.

Initial Teknisi

Kolom ini untuk inisial teknisi dan akan muncul secara otomatis apabila nama teknisi sudah di pilih

Nama Stall

Kolom ini untuk memilih nama stall yang akan digunakan. Daftar stall ini muncul berdasarkan inputan dari master Stall BP.

Klik button Tambah untuk menambahkan teknisi ke dalam list

Klik button Simpan untuk menyimpan data group BP yang sudah di buat

Klik button Batal untuk membatalkan penambahan group BP

1.4.4.2. Upload

Untuk mengupload file data group BP dapat dilakukan dengan menekan tombol upload. Pada tampilan ini user dapat mengupload data Group BP pada pop up yang sudah disediakan

Keterangan Gambar :

Upload File

Merupakan kolom yang digunakan untuk memilih file template excel yang akan diupload.

Merupakan tombol yang digunakan untuk memulai proses upload setelah memilih file template excel yang akan diupload.

1.4.5. Master Discount Booking

Menu Master Discount Booking digunakan oleh Admin Service BP untuk mengatur diskon customer yang melalui appointment/booking.

Menu ini dapat diakses melalui Master Data -> Master After Sales -> Master Discount Booking.

Keterangan Gambar :

Tombol ini berfungsi untuk memfilter data yang aktif atau yang tidak aktif

Fungsi ini bertujuan untuk memfilter data berdasarkan kategori diskon nya

Tombol Tambah digunakan untuk membuat discount booking baru

Digunakan untuk melihat detail discount booking yang telah dibuat. Jika tombol “View” diklik maka akan muncul tampilan yang sama dengan tampilan pada saat proses “Edit”, hanya bedanya semua kolom yang ada sudah terisi tidak bisa dilakukan perubahan (disable).

Digunakan untuk mengubah data discount booking. Jika tombol “Edit” diklik maka akan muncul tampilan yang sama dengan tampilan pada saat proses “Tambah”, hanya bedanya semua kolom yang ada sudah terisi sesuai data discount booking yang dipilih dan bisa dilakukan perubahan.

Digunakan untuk menghapus salah satu data discount booking yang telah di pilih dengan cara di ceklis.

1.4.5.1. Update Master Discount Booking

Keterangan Gambar :

Kolom ini untuk memilih kategori diskon dan status aktif/non aktif

Merupakan status [Aktif / Non Aktif] yang dapat digunakan untuk menentukan status aktif data master diskon booking.

Diskon (%)

Kolom ini untuk input diskon dalam satuan persen

Tangga Mulai

Kolom ini untuk input tanggal mulai diskon tersebut

Tanggal Akhir

Kolom ini untuk input tanggal berakhir diskon tersebut

Klik button Simpan untuk menyimpan penambahan data discount booking

Klik button Batal untuk membatalkan penambahan data discount booking

1.4.6. Task List BP

Fitur ini digunakan oleh Admin Service BP untuk melakukan maintain terhadap penambahan data Task List BP.

Menu ini dapat diakses melalui Master Data -> Master After Sales -> Task List BP.

Keterangan Gambar :

Tombol ini digunakan untuk membuka tampilan edit data task list BP. Jika tombol “Edit” diklik maka akan muncul tampilan yang sama dengan tampilan pada saat proses “Tambah”, hanya bedanya semua kolom yang ada sudah terisi sesuai data Tasklist BP yang dipilih dan bisa dilakukan perubahan

Tombol ini digunakan untuk melihat list data task list BP. Jika tombol “View” diklik maka akan muncul tampilan yang sama dengan tampilan pada saat proses “Edit”, hanya bedanya semua kolom yang ada sudah terisi tidak bisa dilakukan perubahan (disable).

Tombol ini digunakan untuk menghapus data task list BP.

Tombol ini digunakan untuk menambahkan data task list BP.

Tombol ini digunakan untuk mendowload template excel untuk upload

Tombol ini digunakan untuk membuka tampilan penguploadan file

1.4.6.1. Update TaskList BP

Untuk menampilkan halaman tambah data Task List BP dapat dilakukan dengan menekan tombol Tambah. Pada tampilan ini user dapat menginput data Task List BP pada field yang sudah disediakan.

Keterangan Gambar :

OperationNo

Merupakan kolom yang digunakan untuk menginput data Openo atau kode dari master jasa yang akan dibuat.

UOM

Merupakan kolom yang digunakan untuk menginput data satuan jasa yang akan dibuat (default : Panel)

Nama Pekerjaan

Merupakan kolom yang digunakan untuk menginput data nama pekerjaan BP.

Harga Jasa

Merupakan kolom yang dapat digunakan untuk menginput nominal harga jasa (sudah termasuk PPN).

Merupakan rentang periode masa berlaku dari data tasklist yang akan dibuat.

Warranty Rate

Merupakan kolom yang dapat digunakan untuk menginput nominal harga jasa warranty.

Model Kendaraan

Merupakan kolom yang berisi daftar model kendaraan yang sudah terdaftar dan dapat digunakan untuk menentukan tasklist yang dibuat untuk kendaraan model apa.

Full Model

Merupakan kolom yang dapat digunakan untuk menginput tipe kendaraan yang sesuai untuk tasklist yang sedang dibuat. Daftar tipe kendaraan tersebut akan tampil sesuai dengan model yang sudah dipilih.

No. Area

Merupakan kolom yang harus diisi dengan nomor area / panel pada kendaraan. Pada tampilan tersebut terdapat gambar kerangka kendaraan yang disertai dengan nomor area / panel, sehingga memudahkan dalam penginputan.

Merupakan pilihan “Metode Perbaikan” yang harus diisi. Adapun pilihan tersebut antara lain :

Remove & Reinstall -> Pekerjaan bongkar dan pasang kembali panel.
Repair -> Pekerjaan dengan memperbaiki panel yang rusak.
Replace -> Pekerjaan dengan mengganti panel yang rusak dengan yang baru.

Merupakan pilihan “Tingkat Kerusakan” yang harus dipilih. Piihan ini akan aktif jika metode perbaikan adalah “Repair”.

Time Estimation

Merupakan daftar estimasi waktu yang dibutuhkan untuk pekerjaan disetiap stall (Body, Putty, Surfacer, Spraying, Polishing, Reassembly, Final Inspection) dalam satuan menit.

1.4.6.2. Upload

Untuk mengupload file data task list BP dapat dilakukan dengan menekan tombol upload. Pada tampilan ini user dapat mengupload data task list BP pada pop up yang sudah disediakan

Keterangan Gambar :

Upload File

Merupakan kolom yang digunakan untuk memilih file template excel yang akan diupload.

Merupakan tombol yang digunakan untuk memulai proses upload setelah memilih file template excel yang akan diupload.

1.4.7. Pertanyaan FIR

Menu Pertanyaan FIR digunakan oleh Admin Service BP untuk mengatur setiap pertanyaan FIR pada saat Explanation kepada Customer pada Master Pertanyaan FIR.

Menu ini dapat diakses melalui Master Data -> Master After Sales -> Pertanyaan FIR.

Keterangan Gambar :

Tombol Tambah digunakan untuk membuat pertanyaan FIR baru

Digunakan untuk melihat detail pertanyaan FIR yang telah dibuat

Digunakan untuk mengubah data pertanyaan FIR.

Digunakan untuk menghapus salah satu data pertanyaan FIR

Setelah melakukan klik pada tombol Tambah, maka akan muncul tampilan seperti pada Gambar 32 – Tambah Pertanyaan FIR.

Pada tampilan ini terdapat field yang harus diisi oleh Admin Service. Berikut ini merupakan tahapan dari membuat pertanyaan FIR.

Keterangan Gambar :

Kolom ini untuk input pertanyaan FIR

Klik button Simpan untuk menyimpan penambahan data pertanyaan FIR

Klik button Batal untuk membatalkan penambahan data pertanyaan FIR

Untuk menampilkan halaman Edit data pertanyaan FIR dapat dilakukan dengan menekan tombol edit ditampilan Gambar 31 – List Pertanyaan FIR. Pada tampilan ini user dapat mengubah data pertanyaan FIR pada field yang sudah disediakan.

Untuk menampilkan halaman View data detail pertanyaan FIR dapat dilakukan dengan menekan tombol view ditampilan Gambar 31 – List Pertanyaan FIR. Pada tampilan ini user dapat melihat detail data pertanyaan FIR.

Untuk menghapus salah satu data pertanyaan FIR dapat dilakukan dengan menekan tombol hapus ditampilan Gambar 31 – List Pertanyaan FIR dan ketika di menekan tombol hapus akan langsung terhapus tidak memunculkan pop up konfirmasi.

1.4.8. Jawaban FIR

Menu Jawaban FIR digunakan oleh Admin Service BP untuk melakukan maintain terhadap data master Jawaban FIR, setiap jawaban di kelompokan dari Master Pertanyaan FIR. Menu ini dapat diakses melalui Master Data -> Master After Sales -> Jawaban FIR.

Keterangan Gambar :

Kolom ini berfungsi untuk memfilter jawaban FIR berdasarkan pertanyaan.

Tombol Tambah Jawaban FIR digunakan untuk membuat jawaban FIR baru

Merupakan tombol yang dapat digunakan untuk menampilkan dan mengedit data yang sudah diinput sebelumnya.

Jika tombol “Edit” diklik maka akan menampilkan tampilan yang sama dengan proses “Tambah” hanya bedanya semua kolom yang ada sudah terisi sesuai dengan data yang sudah diinput dan dapat dilakukan perubahan. Jika tombol “View” diklik maka akan menampilkan tampilan yang sama dengan proses “Edit” hanya bedanya semua kolom yang ada tidak bisa dilakukan perubahan (disable).

Digunakan untuk menghapus salah satu data jawaban FIR. Untuk menghapus data, pilih salah satu data yang akan dihapus kemudian pilih opsi pada bulk action ini.

1.4.8.1. Update Jawaban FIR

Keterangan Gambar :

Merupakan kolom yang dapat digunakan untuk menginput jawaban FIR dari pertanyaan FIR tersebut.

Radio button ini berfungsi untuk memilih positif/negative dari jawaban yang telah dibuat.

Klik button untuk menyimpan penambahan data jawaban FIR

Klik button untuk membatalkan penambahan data jawaban FIR

1.4.9. Penjelasan Saat Penyerahan

Menu Penjelasan Saat Penyerahan digunakan oleh Petugas Admin Service BP untuk melakukan maintain terhadap data master Pemeriksaan Saat Penyerahan.

Menu ini dapat diakses melalui Master Data -> Master After Sales -> Penjelasan Saat Penyerahan.

Gambar 37 – List Penjelasan Saat Penyerahan

Keterangan Gambar :

Tombol Edit digunakan untuk mengubah data Penjelasan Saat Penyerahan. Klik tombol tersebut maka akan muncul tampilan sbb :

1.4.9.1. Update Penjelasan Saat Penyerahan

Gambar 38 – Edit Penjelasan Saat Penyerahan

Keterangan Gambar :

Kolom Penjelasan Saat Penyerahan

Merupakan kolom yang digunakan untuk menampung pertanyaan yang akan diajukan pada saat penjelasan saat penyerahan (Service Explanation)

Klik button untuk menyimpan penambahan data.

Klik button untuk membatalkan penambahan data.

1.4.10. Pemeriksaan Akhir Sebelum Penyerahan

Menu Pemeriksaan Akhir Sebelum Penyerahan digunakan oleh Petugas Admin Service BP untuk melakukan maintain terhadap data master pemeriksaan sebelum penyerahan.

Menu ini dapat diakses melalui Master Data -> Master After Sales -> Pemeriksaan Akhir Sebelum Penyerahan.

Gambar 39 – List Pemeriksaan Akhir Sebelum Penyerahan

Keterangan Gambar :

Tombol Edit digunakan untuk mengubah data Pemeriksaan akhir sebelum penyerahan. Klik tombol tersebut maka akan muncul tampilan sbb :

1.4.10.1. Update Pemeriksaan Akhir Sebelum Penyerahan

Gambar 40 – Edit Pemeriksaan Akhir Sebelum Penyerahan

Keterangan Gambar :

Kolom Pemeriksaan Akhir Sebelum Penyerahan

Merupakan kolom yang digunakan untuk menampung pertanyaan yang akan diajukan pada saat pemeriksaan akhir sebelum penyerahan (Service Explanation).

Klik button untuk menyimpan penambahan data.

Klik button untuk membatalkan penambahan data.

1.4.11. Customer PKS

Menu Customer PKS digunakan oleh Admin Service BP untuk membuat Group dengan tipe Customer PKS dan Affiliated Company untuk perusahaan yang bekerja sama dan memaintain setiap data Group dan Unit terkait pada Master Customer PKS BP. Pertama perlu mendaftarkan data Group Customer PKS dan Aff-Co tergatung dengan tipe Group dengan perusahaan yang di dapatkan dari Toyota ID tipe customer perusahaan apabila memiliki Toyota ID, kemudian mendaftarkan setiap unit yang ada pada perusahaan tersebut ke dalam List Unit dan Penanggung jawab Unit PKS.

Menu ini dapat diakses melalui Master Data -> Master After Sales -> Customer PKS.

Keterangan Gambar :

Tombol Tambah Customer PKS digunakan untuk membuat customer PKS baru

Merupakan tombol yang dapat digunakan untuk menampilkan dan mengedit data yang sudah diinput sebelumnya.

Digunakan untuk menghapus salah satu data customer PKS.

1.4.11.1. Update Customer PKS

Keterangan Gambar :

Perubahan Label Saldo menjadi Limit

Perubahan Label Masa Berlaku menjadi TOP

Penambahan Informasi Sisa Limit

Penambahan Flag Billing WIP lewat jatuh Tempo

Penambahan Fitur untuk Download data kendaraan yang sudah diupload

Merupakan pilihan yang digunakan untuk menentukan tipe group PKS. Terdapat 2 (dua) tipe group yaitu PKS dan Affiliate Company (AFCO).

Merupakan kolom yang digunakan untuk pencarian data berdasarkan Toyota ID, apabila ditemukan maka data perusahaan akan terisi secara otomatis dari CRM

No. PKS

Kolom ini untuk input No. PKS

Nama Perusahaan

Kolom ini untuk input nama perusahaan

Alamat Penagihan

Kolom ini untuk input alamat penagihan

NPWP & Alamat NPWP

Kolom ini untuk input NPWP dan alamat NPWP

Jika NPWP < 15 Digit, akan tampil informasi validasi “NPWP harus terdiri dari 15 Digit”
Jika NPWP = 15 Digit, maka sistem berhasil Simpan Customer PKS

Sehubungan dengan adanya fields NPWP pada menu ini, berikut adalah penjelasan notifikasi terkait NPWP:

1. Notifikasi : NPWP harus terdiri 15 Digit

     Notifikasi ini akan muncul apabila:

   • NPWP yang diisi kurang dari 15 digit

• Berlaku untuk tanggal transaksi (billing) sebelum tanggal efektif NPWP 16 Digit berlaku

2. Notifikasi : NPWP harus terdiri 16 Digit

   Notifikasi ini akan muncul apabila:

• NPWP yang diisi kurang dari 16 digit

• Berlaku untuk transaksi (billing) setelah tanggal efektif NPWP 16 Digit berlaku
Belum ada informasi terbaru dari pemerintah kapan tanggal/timing efektif NPWP 16 digit berlaku, jika sudah ada informasi akan kami infokan lebih lanjut.

Rentang Periode PKS

Kolom ini untuk input masa berlaku PKS dari periode mulai sampai dengan periode berakhir

Metode Pembayaran

Kolom ini untuk memilih dan input untuk mengaktifkan metode pembayaran, hanya bisa dipilih salah satu untuk metode pembayaran. Metode pembayaran PKS terdapat 2 (dua) yaitu :

TOP (Termin Of Payment)
Saldo (sampai dokumen ini dibuat fasilitas ini belum difungsikan)

Klik button “Tambah Kendaraan”untuk membuka menu tambah list kendaraan customer PKS

Klik button “Upload Dari Excell” untuk membuka menu upload list kendaraan customer PKS

Penambahan field Diskon Jasa (%), Diskon Parts (%), Diskon Bahan (%), Diskon OLI, Diskon OPL (%).

Download template

Penambahan field Diskon Jasa (%), Diskon Parts (%), Diskon Bahan (%), Diskon OLI, Diskon OPL (%).

Terdapat Remark error jika pada excel yang diupload tidak sesuai, Seperti :
Field Model pada excel tidak sesuai dengan Master
Format tanggal tidak sesuai
Nomor Telepon lebih dari 13 digit
Vin lebih dari 17 Karakter
Katashiki tidak sesuai dengan master.

1.4.11.2. Upload Data Customer PKS

Untuk mengupload file data customer PKS dapat dilakukan dengan menekan tombol upload. Pada tampilan ini user dapat mengupload data customer PKS pada pop up yang sudah disediakan.

Keterangan Gambar :

Upload File

Merupakan kolom yang digunakan untuk memilih file template excel yang akan diupload.

Merupakan tombol yang digunakan untuk memulai proses upload setelah memilih file template excel yang akan diupload.

1.4.11.3. Tambah Data Kendaraan Customer PKS

Gambar 44 – Tambah Kendaraan Customer PKS

Keterangan Gambar :

Nomor Polisi

Merupakan kolom yang digunakan untuk menginput data nomor polisi dari kendaraan yang didaftarkan sebagai customer PKS.

Model

Merupakan pilihan model kendaraan untuk kendaraan yang didaftarkan sebagai group customer PKS.

VIN

Merupakan nomor rangka dari kendaraan yang didaftarkan sebagai group customer PKS.

Penanggung Jawab

Diisi dengan nama orang yang ditunjuk sebagai penanggung jawab dari group customer PKS.

Nomor Handphone

Diisi dengan nomor handphone dari penanggung jawab yang ditunjuk.

Alamat

Diisi dengan alamat dari penanggung jawab yang ditunjuk

Masa Berlaku

Diisi dengan batas akhir masa berlaku dari perjanjian kerjasama tersebut.

Tombol yang digunakan untuk menyimpan data kendaraan yang didaftarkan pada group customer PKS.

Tombol yang digunakan untuk membatalkan proses update data kendaraan yang didaftarkan pada group customer PKS.

Sehubungan dengan adanya fields NPWP pada menu ini, berikut adalah penjelasan notifikasi terkait NPWP:

1. Notifikasi : NPWP harus terdiri 15 Digit

     Notifikasi ini akan muncul apabila:

   • NPWP yang diisi kurang dari 15 digit

• Berlaku untuk tanggal transaksi (billing) sebelum tanggal efektif NPWP 16 Digit berlaku

2. Notifikasi : NPWP harus terdiri 16 Digit

   Notifikasi ini akan muncul apabila:

• NPWP yang diisi kurang dari 16 digit

• Berlaku untuk transaksi (billing) setelah tanggal efektif NPWP 16 Digit berlaku
Belum ada informasi terbaru dari pemerintah kapan tanggal/timing efektif NPWP 16 digit berlaku, jika sudah ada informasi akan kami infokan lebih lanjut.

1.4.12. BP Center Satellite

Menu BP Center Satellite digunakan oleh Admin Service BP untuk melakukan pengaturan BP center dan BP Satellite, Setiap BP Center perlu di daftarkan terlebih dahulu, kemudian mendaftarkan atau me-assign setiap BP Satellite ke dalam BP Center yang sudah di daftarkan, sehingga ketika Service BP dari Satellite secara otomatis akan mentrigger ke BP Center yang di daftarkan.

Menu ini dapat diakses melalui Master Data -> Master After Sales -> BP Center Satellite.

Keterangan Gambar :

Tombol Tambah digunakan untuk membuat BP Center baru

Tombol Upload digunakan untuk membuka menu upload BP Center

Digunakan untuk menambah data BP Satellite

Digunakan untuk menghapus data BP Center

1.4.12.1. Update BP Center

Pada tampilan ini terdapat field yang harus diisi oleh Admin Service. Berikut ini merupakan tahapan dari membuat BP Center.

Keterangan Gambar :

Pilihan BP Center

Kolom ini untuk memilih BP Center dan alamat akan muncul secara otomatis

Klik button Simpan untuk menyimpan penambahan BP Center

Klik button Kembali untuk membatalkan penambahan BP Center dan kembali ke tampilan sebelumnya

1.4.12.2. Upload BP Center

Keterangan Gambar :

Upload File

Merupakan kolom yang digunakan untuk memilih file template excel yang akan diupload.

Merupakan tombol yang digunakan untuk memulai proses upload setelah memilih file template excel yang akan diupload.

1.4.12.3. Update BP Satellite

Keterangan Gambar :

Pilihan BP Satellite

Kolom ini untuk memilih outlet yang akan dijadikan bengkel satellite dibawah BP Center yang sudah dipilih.

Alamat

Kolom ini akan menampilkan alamat lengkap dari outlet yang dipilih sebagai BP Satellite. Alamat tersebut muncul berdasarkan data master outlet yang sudah didaftarkan.

SA Satellite

Kolom ini dapat diisi dengan nama SA BP yang ditunjuk sebagai SA Satelite dan bekerja di area bengkel satellite.

Klik button Simpan untuk menyimpan penambahan BP Center

Klik button Kembali untuk membatalkan penambahan BP Center dan kembali ke tampilan sebelumnya

1.4.13. Customer Discount

Menu Customer Discount digunakan oleh Admin Service BP untuk pengaturan terhadap Master Customer Discount. Customer Discount di kelompokan ke dalam Group Customer, setelah itu di data list Customer Discount, Setiap discount yang ada mengikat kepada Group Customer. Menu ini dapat diakses melalui Master Data -> Master After Sales -> Customer DIscount.

Gambar 49 – List Group Customer Discount

Keterangan Gambar :

Tombol Tambah Customer Discount digunakan untuk membuat/menambah group customer baru

Merupakan tombol yang dapat digunakan untuk menampilkan dan mengedit data yang sudah diinput sebelumnya.

Digunakan untuk menghapus group customer beserta isinya.

1.4.13.1. Update Group Customer Discount

Setelah melakukan klik pada tombol Tambah Group Customer Discount, maka akan muncul tampilan seperti pada Gambar 49 – Tambah Group Customer Discount.

Keterangan Gambar :

Group Customer

Kolom ini untuk input nama group customer discount.

Merupakan daftar pilihan kategori group customer discount. Kategori tersebut terdiri dari pilihan GR dan BP

Merupakan besaran discount jasa yang harus ditentukan (dalam satuan persentase).

Merupakan besaran discount parts yang harus ditentukan (dalam satuan persentase).

Merupakan besaran discount OPL yang harus ditentukan (dalam satuan persentase).

Klik button +Tambah Customer untuk membuka menu menambah customer list ke dalam group discount

Klik button Upload Dari Excel untuk mengupload list customer dari template excel

1.4.13.2. Upload Group Customer Discount

Gambar 51 – Upload Group Customer Discount

Keterangan Gambar :

Upload File

Merupakan kolom yang digunakan untuk memilih file template excel yang akan diupload.

Merupakan tombol yang digunakan untuk memulai proses upload setelah memilih file template excel yang akan diupload.

1.4.13.3. Update Customer Discount

Keterangan Gambar :

Data Identitas Customer

Merupakan kolom terkait data customer yang harus diinput pada saat proses pendaftaran customer discount. Data identitas customer tersebut antara lain :

Nama pemilik
Nomor telepon
Tanggal lahir
Nomor KTP
NPWP
Alamat lengkap

Data Identitas Wilayah

Merupakan kolom terkait data wilayah customer yang harus diinput pada saat proses pendaftaran customer discount. Data identitas wilayah tersebut antara lain :

Provinsi
Kota / Kabupaten
Kecamatan
Kelurahan
Kodepos

Berlaku Sampai

Merupakan kolom yang harus diisi dengan masa berlaku dari program customer discount.

Tombol yang dapat digunakan untuk menyimpan data hasil input customer discount.

1.4.14. Master Vendor

Menu Master Vendor digunakan oleh Admin Service BP untuk melakukan maintain terhadap Master Vendor. Menu ini menampilkan List Vendor. Semua data yang tertampil pada datagrid ini merupakan data yang dicari oleh user. Menu ini dapat diakses melalui Master Data -> Master After Sales -> Master Vendor.

Keterangan Gambar :

Tombol Buat Vendor Baru digunakan untuk membuat/menambah vendor baru

Merupakan tombol yang dapat digunakan untuk menampilkan dan mengedit data yang sudah diinput sebelumnya.

Digunakan untuk mencari data vendor dan harus ada salah satu filter yang harus diisi.

Digunakan untuk mengupload data vendor dari template excel

Sehubungan dengan adanya fields NPWP pada menu ini, berikut adalah penjelasan notifikasi terkait NPWP:

1. Notifikasi : NPWP harus terdiri 15 Digit

     Notifikasi ini akan muncul apabila:

   • NPWP yang diisi kurang dari 15 digit

• Berlaku untuk tanggal transaksi (billing) sebelum tanggal efektif NPWP 16 Digit berlaku

2. Notifikasi : NPWP harus terdiri 16 Digit

   Notifikasi ini akan muncul apabila:

• NPWP yang diisi kurang dari 16 digit

• Berlaku untuk transaksi (billing) setelah tanggal efektif NPWP 16 Digit berlaku
Belum ada informasi terbaru dari pemerintah kapan tanggal/timing efektif NPWP 16 digit berlaku, jika sudah ada informasi akan kami infokan lebih lanjut.

Improvement Customer Consent

Berikut penjelasan untuk tampilan Inputan Consent:

Penambahan Status Customer Consent dan Tidak Consent pada person in service, Pemilik dan Pengguna
Button Tambah akan menambahkan grid dokumen consent, max 4 Grid
Template Doc. Tidak Consent akan aktif jika memilih tidak consent
Pilihan sumber file untuk file yang akan diupload
button view untuk menampilkan gambar / dokumen yang di upload, namun hanya menampilakan type file Jpg & png.
Fitur capture by Camera , jika device tidak ada camera maka akan muncul Camera not found.
Fitur upload by internal device dengan maksimal file 2,5 mb.
Fitur download file yang sudah diupload sebelumnya.
Fitur Delete untuk menghapus grid dokumen consent
Thickbox klausul declaration dealer sebagai mandatory bahwa user sudah menanyakan consent kepada customer

Improvement Customer Consent (Cetakan Tidak Consent)

Penjelasan Cetakan untuk Customer tidak Consent :

Cetakan ini akan tampil dari user klik tombol “Template Doc. Tidak Consent”
Cetakan ini dapat diupload untuk menjadi dasar dokumen pendukung customer tidak consent.
Kalimat yang terdapat pada template tidak consent dapat diubah pada master klausul dengan tipe tidak consent

1.4.14.1. Update Master Vendor

Setelah melakukan klik pada tombol Buat Vendor Baru, maka akan muncul tampilan sebagai berikut :

Keterangan Gambar :

Identitas Vendor

Merupakan kolom-kolom yang harus diisi pada saat pembuatan vendor baru. Kolom tersebut antara lain :

Kode Vendor, Nama Vendor, Alamat Vendor
Nomor NPWP, Alamat NPWP
Email, Nomor Telepon, Nomor Fax
Kontak Person, No. Telepon Kontak Person
Termin Of Payment, Metode Pembayaran dan Prosentase Bagi Hasil

Identitas Wilayah

Merupakan kolom-kolom terkait wilayah yang harus diisi pada saat pembuatan vendor, seperti : Provinsi, Kota, dan Kodepos

Merupakan kolom “Business Unit” yang harus diinput sesuai dengan kategori bisnis unit dari vendor yang sedang dibuat. Daftar bisnis unit tersebut antara lain :

Sales
- Karoseri
- Aksesoris
- Unit
- Purna Jual
- Swapping
- Internal
- Mediator
After Sales
- Parts
- OPL
- Accrued Free Service
Finance
- Bank
- General Transaction.

Merupakan kolom “Tipe Vendor” yang harus diinput sesuai dengan tipe vendor yang sedang dibuat. Tipe vendor tersebut antara lain :

3^rd Party
Affiliate Company
Outlet
TAM

Merupakan pilihan “Metode Pembayaran” yang harus diinput pada saat pembuatan vendor. Metode pembayaran terdiri dari : Tagihan dan Tunai.

Merupakan tombol “Simpan”l yang digunakan untuk menyimpan data hasil input vendor dan tombol “Kembali” untuk membatalkan proses input data vendor dan kembali ke tampilan daftar vendor.

Sehubungan dengan adanya fields NPWP pada menu ini, berikut adalah penjelasan notifikasi terkait NPWP:

1. Notifikasi : NPWP harus terdiri 15 Digit

     Notifikasi ini akan muncul apabila:

   • NPWP yang diisi kurang dari 15 digit

• Berlaku untuk tanggal transaksi (billing) sebelum tanggal efektif NPWP 16 Digit berlaku

2. Notifikasi : NPWP harus terdiri 16 Digit

   Notifikasi ini akan muncul apabila:

• NPWP yang diisi kurang dari 16 digit

• Berlaku untuk transaksi (billing) setelah tanggal efektif NPWP 16 Digit berlaku
Belum ada informasi terbaru dari pemerintah kapan tanggal/timing efektif NPWP 16 digit berlaku, jika sudah ada informasi akan kami infokan lebih lanjut.

1.4.14.2. Update Detail Vendor – Satuan per Vendor per Material

Gambar 55 – Detail Vendor – Satuan per Vendor per Material

1.4.14.3. Update Detail Vendor – List Jasa

1.4.14.4. Update Detail Vendor – List Karoseri

Gambar 57 – Detail Vendor – List Karoseri

1.4.14.5. Update Detail Vendor – Informasi Bank

Gambar 58 – Detail Vendor – Informasi Bank

1.4.14.6. Update Detail Vendor – Harga Beli dan Jual

Setelah mengisi data vendor, kemudian isi list data sesuai pilihan Business Unit nya. Berikut list data yang harus di isi untuk vendor OPL:

Pada tampilan ini terdapat beberapa field yang harus diisi oleh Admin Service. Berikut ini merupakan tahapan dari membuat data vendor OPL baru.

Input kode jasa
Input nama pekerjaan
Pilih model dan tipe jasa
Klik button Tambah jasa untuk menambahkan ke dalam kolom list jasa
Klik tab Informasi Bank, maka akan muncul tampilan seperti Gambar 59 – Informasi Bank

Pilih nama bank
Input nomor rekening dan atas nama bank
Klik button untuk menambahkan ke dalam kolom list bank
Klik tab Harga Jual & Beli, maka akan muncul tampilan seperti Gambar 60 – Harga Jual & Beli

Klik button Cari untuk mencari kode jasa yg sudah di buat dan nama jasa akan muncul secara otomatis.
Input harga beli dan harga jual
Input tanggal berlaku
Klik button Tambah Harga untuk menambahkan ke dalam kolom list harga jual dan beli

Berikut ini list data yang harus di isi untuk vendor parts :

Pada tampilan ini terdapat beberapa field yang harus diisi oleh Admin Service. Berikut ini merupakan tahapan dari membuat data vendor parts baru.

Input kode material dan kemudian klik button Cari untuk mencari kode material, apabila data kode material tersebut ada maka nama material akan muncul otomatis sesuai dengan kode materialnya
Pilih satuan dasar
Klik button Tambah Parts untuk menambahkan ke dalam kolom list parts
Klik tab Informasi Bank, maka akan muncul tampilan seperti Gambar 62 – Informasi Bank

Pilih nama bank
Input nomor rekening dan atas nama bank
Klik button Tambah Bank untuk menambahkan ke dalam kolom list bank
Klik tab Harga Jual & Beli, maka akan muncul tampilan seperti Gambar 63 – Harga Jual & Beli

Klik Cari untuk mencari no material yg sudah di buat dan nama material akan muncul secara otomatis.
Input harga beli dan harga jual
Input tanggal berlaku
Klik button Tambah Parts untuk menambahkan ke dalam kolom list harga jual dan beli

Untuk menampilkan halaman Upload data vendor baru dapat dilakukan dengan menekan tombol Upload ditampilan Gambar 52 – List Vendor. Pada tampilan ini user dapat mengupload data vendor.

Klik Choose File untuk memilih file pada directory yang akan di upload
Klik button Upload untuk mengupload file yang berisikan data vendor

Untuk menampilkan halaman Edit data vendor dapat dilakukan dengan menekan tombol Edit ditampilan Gambar 52 – List Vendor. Pada tampilan ini user dapat mengubah data vendor pada field yang sudah disediakan.

Untuk menampilkan halaman View data vendor dapat dilakukan dengan menekan tombol View ditampilan Gambar 52 – List Vendor. Pada tampilan ini user dapat melihat data vendor.

Sehubungan dengan adanya fields NPWP pada menu ini, berikut adalah penjelasan notifikasi terkait NPWP:

Notifikasi : NPWP harus terdiri 15 Digit Notifikasi ini akan muncul apabila:
• NPWP yang diisi kurang dari 15 digit
• Berlaku untuk tanggal transaksi (billing) sebelum tanggal efektif NPWP 16 Digit berlaku

Notifikasi : NPWP harus terdiri 16 Digit Notifikasi ini akan muncul apabila:
• NPWP yang diisi kurang dari 16 digit
• Berlaku untuk transaksi (billing) setelah tanggal efektif NPWP 16 Digit berlaku

Belum ada informasi terbaru dari pemerintah kapan tanggal/timing efektif NPWP 16 digit berlaku, jika sudah ada informasi akan kami infokan lebih lanjut.

Improvement Customer Consent

Berikut penjelasan untuk tampilan General Customer Consent :

Penambahan Status Customer Consent dan Tidak Consent hanya bisa view tidak dapat merubah.
Sumber File akan menampilkan opsi berdasarkan sudah ditahap mana dokumen dibuat, pada saat buat SPK akan muncul opsi Dokumen SPK, Capture WA dan lainnya
Terdapat button view untuk menampilkan gambar / dokume yang di upload, namun hanya menampilakan type file Jpg & png
Terdapat download file yang sudah diupload sebelumnya.
Thickbox klausul declaration dealer sebagai mandatory bahwa user sudah menanyakan consent kepada customer

Semua UI akan muncul sama seperti ini, kecuali admin unit hanya bisa view dan download dokumen.

1.4.15. Master Data Activity – Jam Kerja

Menu Jam Kerja digunakan oleh Admin Service BP untuk melakukan maintain pembuatan Jam Kerja pada suatu outlet, Menu ini akan digunakan untuk menambahkan pengaturan jam kerja ke menu Working Calender di setiap outletnya masing-masing.

Menu ini dapat diakses melalui Master Data -> Activity -> Jam Kerja.

Keterangan Gambar :

Tombol Tambah digunakan untuk membuat/menambah jam kerja baru

Merupakan tombol yang dapat digunakan untuk menampilkan dan mengedit data yang sudah diinput sebelumnya.

Digunakan untuk menghapus data jam kerja sesuai row data yang di pilih.

1.4.15.1. Update Jam Kerja

Pada tampilan ini terdapat beberapa field yang harus diisi oleh Admin Service. Berikut ini merupakan tahapan dari membuat jam kerja.

Keterangan Gambar :

Kolom ini untuk input kode jam kerja

Kolom ini untuk input jam masuk kerja

Klik button Simpan untuk menyimpan data penambahan jam kerja, data yang tersimpan akan muncul pada master working calender untuk memilih jam kerja

Klik button Batal untuk membatalkan penambahan jam kerja

1.4.16. Master Data Activity – Tipe Jadwal Kerja

Menu Tipe Jadwal Kerja digunakan oleh Admin Service BP untuk mengatur nama Tipe Jadwal Kerja pada suatu Oultet, Menu ini akan digunakan untuk menambahkan pengaturan jenis tipe jadwal kerja ke menu Working Calender di setiap outletnya masing-masing.

Menu ini dapat diakses melalui Master Data -> Activity -> Tipe Jadwal Kerja.

Keterangan Gambar :

Tombol Tambah digunakan untuk membuat/menambah tipe jadwal kerja baru

Kolom ini berfungi untuk memfilter data berdasarkan kode tipe jadwal kerja

Merupakan tombol yang dapat digunakan untuk menampilkan dan mengedit data yang sudah diinput sebelumnya.

Digunakan untuk menghapus data tipe jadwal kerja sesuai row data yang di pilih

1.4.17.1. Update Tipe Jadwal Kerja

Setelah melakukan klik pada tombol Tambah Tipe Jadwal Kerja, maka akan muncul tampilan seperti pada Gambar 70 – Tambah Tipe Jadwal Kerja.

Pada tampilan ini terdapat beberapa field yang harus diisi oleh Admin Service. Berikut ini merupakan tahapan dari membuat tipe jadwal kerja.

Keterangan Gambar :

Kolom ini untuk input kode tipe jadwal kerja

Kolom ini untuk input keterangan tipe jadwal kerja, sebagai penjelasan dari nama tipe jadwal kerja

Klik button Simpan untuk menyimpan penambahan data tipe jadwal kerja, data yang tersimpan akan muncul pada master working calender untuk memilih jadwal kerja

Klik button Batal untuk membatalkan penambahan data jadwal kerja.

1.4.17. Master Data Activity – Working Calender

Menu Working Calender digunakan oleh Admin Service BP untuk melakukan maintain pembuatan penjadwalan kalender kerja selama setahun penuh, dalam setahun tersebut dapat di lakukan pengaturan untuk membuat hari kerja, tipe kerja, dan jam kerja atau shift pada setiap harinya, serta pengaturan hari libur beserta keteranganya.

Menu ini dapat diakses melalui Master Data -> Activity ->Working Calender.

Keterangan Gambar :

Tombol Tambah digunakan untuk membuat/menambah working calender baru

Kolom ini berfungsi untuk memfilter data berdasarkan tahun

Merupakan tombol yang dapat digunakan untuk menampilkan dan mengedit data yang sudah diinput sebelumnya.

Digunakan untuk menghapus data working calender sesuai row data yang di pilih

1.4.17.1. Update Working Calendar

Setelah melakukan klik pada tombol Tambah Tipe Jadwal Kerja, maka akan muncul tampilan seperti pada Gambar 72 – Tambah Working Calendar.

Gambar 73 – Gambar – Tambah Working Calendar

Pada tampilan ini terdapat beberapa field yang harus diisi oleh Admin Service. Berikut ini merupakan tahapan dari membuat working calender.

Keterangan Gambar :

Kolom ini untuk memilih tipe jadwal kerja

Kolom ini untuk input rentang tanggal berlaku kalender kerja.

Kolom ini untuk input tahun kalender kerja.

Kolom ini untuk set hari libur. Aktifkan pada hari yang dianggap hari libur.

Kolom ini untuk memilih jam kerja setiap harinya. Daftar jam kerja diambil dari hasil inputan master jam kerja bengkel.

Klik button Generate untuk menggenerate hasil setting working calender ke dalam list di bawah

Klik button Simpan untuk menyimpan data working calender

Klik button Batal untuk membatalkan data working calender

1.4.18. Master Parts – DP Parts

Menu DP Parts digunakan oleh Admin Service BP untuk melakukan pengaturan terhadap Master DP Parts yang berlaku pada modul modul lainnya ketika ada kebijakan untuk DP Parts. Menu ini dapat diakses melalui Parts -> Master -> DP Parts.