CRM – User Manual TAM Dealer Management System

1. Customer Data

Menu ini dapat digunakan untuk melihat history data pelanggan yang sudah membeli unit di cabang yang menggunakan DMS. Dengan adanya integrasi CDP – DMS maka untuk beberapa kolom seperti tanggal lahir, jenis kelamin, status pernikahan, pekerjaan, dan range pendapatan gross dapat diupdate oleh CDP apabila CDP memiliki data tersebut. Tetapi apabila pada field tersebut sudah terisi oleh DMS maka CDP tidak bisa mengupdate data pada field tersebut.

List field terkait dengan improvement Customer Database 1A dapat dilihat pada Customer Database 1A – Customer Data

1. 1. Pencarian Data

Menu ini digunakan oleh Service Advisor GR untuk melihat data informasi kendaraan dan data informasi pelanggan.

1. 1. 1. Toyota ID

Penjelasan cara penggunaan menu ini bisa dilihat di user manual menu CRM. Menu ini dapat diakses melalui CRM -> Customer Data.

Keterangan Gambar :

Merupakan kolom yang wajib diisi jika akan melakukan pencarian data customer. Jika customer lupa atau tidak mengetahui identitas Toyota ID maka bisa digunakan fungsi “Lupa Toyota ID”.

Merupakan kolom tambahan yang wajib diisi sebagai syarat data pendamping dari nomor Toyota ID yang diinput. Adapun data pendamping yang harus diinput tersebut adalah salah satu dari data sbb :

Nomor Polisi
Nomor Rangka
Nomor Mesin
Tanggal Lahir
Nomor Handphone
Nomor KTP/KITAS

Merupakan tombol “Search” yang berfungsi untuk memulai proses pencarian data customer berdasarkan parameter yang sudah diinput sebelumnya.

Untuk metode pemulihan Toyota ID bisa di pilih nomor handphone atau email sesuai dengan informasi yang pernah tersimpan pada system.

1. 1. 2. Lupa Toyota ID

Apabila ingin input Toyota ID tetapi lupa dengan Toyota ID maka bisa klik Lupa Toyota ID yang terdapat pada bawah kolom inputan Toyota ID. Setelah klik Lupa Toyota ID maka akan muncul pop up seperti ini.

Keterangan Gambar

No. Handphone

Kolom ini untuk input nomor handphone customer.

Email

Kolom ini untuk input alamat email customer.

Button ini untuk mengecek Toyota ID yang nantinya akan diinformasikan sesuai dengan metode pemulihan yang di pilih.

Button ini untuk membatalkan pengecekan Toyota ID dan akan kembali ke tampilan sebelumnya.

1. 1. 3. Hasil Pencarian Data Customer

Setelah Toyota ID dan Nomor polisi sudah terisi kemudian klik button Search maka akan muncul informasi mengenai data customer seperti tampilan seperti di bawah ini.

Keterangan Gambar:

Digunakan untuk melakukan pencarian data customer.

Digunakan untuk melihat detail data kendaraan pelanggan.

Digunakan untuk melihat detail data pelanggan.

1. 2. Detail Data Kendaraan

Menu ini dapat digunakan untuk melihat history data kendaraan dan Riwayat Kepemilikan kendaraan. Pada menu ini User hanya bisa melihat informasi saja tanpa bisa mengubah data yang ada. Penjelasan detil mengenai field-filed master vehicle dapat merujuk pada artikel Customer Database 1A – Master vehicle

Menu ini tidak dibagi menjadi tab/accordion yang berbeda. Semuanya ditampilkan pada satu User Interface yang sama.

Detail Field Baru

A. Kendaraan

Merupakan data informasi kendaraan.

Keterangan Gambar:

No. Rangka

Kolom ini berisikan informasi nomor rangka kendaraan

No. Polisi

Kolom ini berisikan informasi nomor polisi kendaraan

No. Mesin

Kolom ini berisikan informasi nomor mesin kendaraan

Model Kendaraan

Kolom ini berisikan informasi model kendaraan

Kode Warna

Kolom ini berisikan informasi kode warna kendaraan

Nama Cabang

Kolom ini berisikan informasi nama dealer kendaraan tersebut dibeli

Tipe Kendaraan

Kolom ini berisikan informasi tipe kendaraan

Warna

Kolom ini berisikan informasi warna kendaraan

Tipe Perakitan

Kolom ini berisikan informasi tipe perakitan kendaraan

Full Model

Kolom ini berisikan informasi full model kendaraan

Tanggal DEC

Kolom ini berisikan informasi tanggal DEC kendaraan

Tahun Rakit

Kolom ini berisikan informasi tahun rakit kendaraan

Nomor Kunci

Kolom ini berisikan informasi nomor kunci kendaraan

Status Ganti Pemilik

Kolom ini berisikan informasi status ganti pemilik kendaraan

Nama STNK

Kolom ini berisikan informasi nama STNK

Alamat STNK

Kolom ini berisikan informasi alamat STNK

Tanggal STNK

Kolom ini berisikan informasi tanggal STNK

B. Pengguna

Merupakan data informasi pengguna saat ini.

Keterangan Gambar :

Nama Pengguna

Kolom ini berisikan informasi nama pengguna.

Peran Pengguna

Kolom ini berisikan informasi peran pengguna.

No. Handphone

Kolom ini berisikan informasi no handphone pengguna.

Hubungan Pengguna

Kolom ini berisikan informasi hubungan pengguna.

C. Servis

Merupakan data informasi riwayat kepemilikan dan servis.

Keterangan Gambar:

Branch Good Receipt

Kolom ini berisikan informasi tanggal diterima oleh dealer

Tanggal Pengiriman Yang Dijanjikan

Kolom ini berisikan informasi tanggal pengiriman yang dijanjikan

Nama Salesforce

Kolom ini berisikan informasi nama sales yang menjual

Tanggal Pengiriman Aktual

Kolom ini berisikan informasi tanggal pengiriman aktual

Asuransi Yang Digunakan

Kolom ini berisikan informasi asuransi yang digunakan

Leasing Yang Digunakan

Kolom ini berisikan informasi leasing yang digunakan

Riwayat Kepemilikan Kendaraan

Kolom ini berisikan informasi riwayat kepemilikan kendaraan

Riwayat Service

Kolom ini berisikan informasi riwayat service kendaraan

Digunakan untuk kembali ke tampilan halaman sebelum nya.

1. 3. Detail Data Pelanggan

Penjelasan masing-masing field pada menu ini dapat menggunakan referensi artikel Customer Database 1A

1. 3. 1. Pribadi

Data Pribadi.

1. 3. 1. 1. View Pribadi

A. Customer Individu

Informasi Pemilik Kendaraan.

Customer Pemilik adalah Informasi pelanggan sesuai dokumen STNK. Bisa berupa individu ataupun instansi. Proses perubahan data pemilik kami rekomendasikan di reception karena evidence yang didapat lebih valid. Untuk di menu ini hanya beberapa fields yang bisa edit (minor).

Gambar 1 – Customer Data (Individu)

Keterangan Gambar :

Toyota ID

Kolom ini berisikan informasi Toyota ID

Tempat Lahir

Kolom ini berisikan informasi tempat lahir pelanggan

Tanggal Lahir

Kolom ini berisikan informasi tanggal lahir pelanggan

Nama Pelanggan

Kolom ini berisikan informasi nama pelanggan

Nama Panggilan

Kolom ini berisikan informasi nama panggilan pelanggan

KTP/KITAS

Kolom ini berisikan informasi nomor KTP pelanggan

NPWP

Kolom ini berisikan informasi nomor NPWP pelanggan

Peran Pelanggan

Kolom ini berisikan informasi peran pelanggan

Gelar Depan

Kolom ini berisikan informasi gelar depan pelanggan

Gelar Belakang

Kolom ini berisikan informasi gelar belakang pelanggan

Jenis Kelamin

Kolom ini berisikan informasi jenis kelamin pelanggan

Kategori Pelanggan

Kolom ini berisikan informasi kategori pelanggan

Agama

Kolom ini berisikan informasi agama pelanggan

Status Fleet

Kolom ini berisikan informasi status fleet

No. Handphone

Kolom ini berisikan informasi nomor handphone pelanggan

Suku

Kolom ini berisikan informasi suku pelanggan

Status Pernikahan

Kolom ini berisikan informasi status pernikahan

Bahasa

Kolom ini berisikan informasi bahasa

Tanggal Pernikahan

Kolom ini berisikan informasi tanggal pernikahan

Email

Kolom ini berisikan informasi alamat email pelanggan

Alamat Pelanggan

Kolom ini berisikan informasi alamat pelanggan

Tombol Ubah digunakan untuk melakukan perubahan data.

Tombol Kembali digunakan untuk kembali ke menu sebelumnya.

Tombol Tambah yang bisa digunakan untuk menginput data alamat pelanggan.

Klik tombol tersebut, maka akan muncul tampilan sbb :

Tombol Save digunakan untuk menyimpan perubahan data.

Improvement Customer Consent

Berikut penjelasan untuk tampilan General Customer Consent :

Penambahan Status Customer Consent dan Tidak Consent hanya bisa view tidak dapat merubah.
Sumber File akan menampilkan opsi berdasarkan sudah ditahap mana dokumen dibuat, pada saat buat SPK akan muncul opsi Dokumen SPK, Capture WA dan lainnya
Terdapat button view untuk menampilkan gambar / dokume yang di upload, namun hanya menampilakan type file Jpg & png
Terdapat download file yang sudah diupload sebelumnya.
Thickbox klausul declaration dealer sebagai mandatory bahwa user sudah menanyakan consent kepada customer

Semua UI akan muncul sama seperti ini, kecuali admin unit hanya bisa view dan download dokumen.

B. Customer Instansi

Informasi Pemilik

Gambar 3. Customer Data Instansi (Informasi Penanggung Jawab)

1. 3. 1. 2. Edit Data Pribadi

Ketika melakukan klik pada tombol Edit di tampilan Gambar 7 – Data Pribadi, maka akan muncul tampilan seperti pada Gambar 8 – Edit Data Pribadi.

Keterangan Gambar:

Digunakan untuk membatalkan perubahan data pribadi.

Digunakan untuk menyimpan perubahan data pribadi.

Digunakan untuk menambahkan alamat pelanggan.

Sehubungan dengan adanya fields NPWP pada menu ini, berikut adalah penjelasan notifikasi terkait NPWP:

1. Notifikasi : NPWP harus terdiri 15 Digit

     Notifikasi ini akan muncul apabila:

   • NPWP yang diisi kurang dari 15 digit

• Berlaku untuk tanggal transaksi (billing) sebelum tanggal efektif NPWP 16 Digit berlaku

2. Notifikasi : NPWP harus terdiri 16 Digit

   Notifikasi ini akan muncul apabila:

• NPWP yang diisi kurang dari 16 digit

• Berlaku untuk transaksi (billing) setelah tanggal efektif NPWP 16 Digit berlaku
Belum ada informasi terbaru dari pemerintah kapan tanggal/timing efektif NPWP 16 digit berlaku, jika sudah ada informasi akan kami infokan lebih lanjut.

Improvement Customer Consent

Berikut penjelasan untuk tampilan General Customer Consent :

Penambahan Status Customer Consent dan Tidak Consent
Button Tambah akan menambahkan grid dokumen consent, max 4 Grid data per satu kategori customer.
Template Doc. Tidak Consent akan aktif jika memilih radio button tidak consent
Template Consent akan aktif jika memilih radio button consent
Sumber File akan menampilkan opsi berdasarkan sudah ditahap mana dokumen dibuat, pada saat buat SPK akan muncul opsi Dokumen SPK, Capture WA dan lainnya
Terdapat button view untuk menampilkan gambar / dokume yang di upload, namun hanya menampilakan type file Jpg & png.
Terdapat capture by Camera , jika device tidak ada camera maka akan muncul Camera not found.
Terdapat opsi upload by internal device dengan maksimal file 2,5 mb.
Terdapat download file yang sudah diupload sebelumnya.
Button Delele untuk menghapus grid dokumen consent
Thickbox klausul declaration dealer sebagai mandatory bahwa user sudah menanyakan consent kepada customer

Semua UI akan muncul sama seperti ini, kecuali admin unit hanya bisa view dan download dokumen.

Improvement Customer Consent (Cetakan)

Penjelasan Cetakan untuk Customer tidak Consent :

Cetakan ini akan tampil hanya di role CRC di menu CRM klik tombol “Template Doc. Consent”
Cetakan ini dapat diupload untuk menjadi dasar dokumen pendukung customer consent.
Kalimat yang terdapat pada template tidak consent dapat diubah pada master klausul dengan tipe consent

1. 3. 1. 3. Tambah Alamat Pelanggan

Ketika melakukan klik pada tombol Tambah di tampilan Gambar 8 – Edit Data Pribadi, maka akan muncul tampilan seperti pada Gambar 9 – Tambah Alamat Pelanggan.

Keterangan Gambar :

Kolom ini untuk input kategori kontak pelanggan.

Kolom ini untuk input nomor telephone pelanggan.

Kolom ini untuk input alamat pelanggan.

Kolom ini untuk input RT dan RW alamat pelanggan.

Kolom ini untuk memilih provinsi pelanggan.

Kolom ini untuk memilih kabupaten / kota pelanggan.

Kolom ini untuk memilih kecamatan pelanggan.

Kolom ini untuk memilih kelurahan pelanggan.

Kolom ini berisikan informasi kode pos pelanggan apabila provinsi, kabupaten/kota, kecamatan, dan kelurahan sudah terisi maka kode pos akan muncul secara otomatis.

Button ini untuk menyimpan data alamat pelanggan.

Button ini untuk membatalkan penyimpanan data alamat pelanggan.

1. 3. 2. Data pekerjaan

Data Pekerjaan Pelanggan.

1. 3. 2. 1. View Data pekerjaan

Ketika melakukan klik tab Pekerjaan di tampilan Gambar 7 – Data Pribadi, maka akan muncul tampilan seperti pada Gambar 10 – View Data Pekerjaan.

Keterangan Gambar :

Kolom ini berisikan informasi pekerjaan pelanggan.

Kolom ini berisikan informasi range pendapatan.

Kolom ini berisikan informasi nama perusahaan pelanggan bekerja.

Kolom ini berisikan informasi jabatan pelanggan bekerja.

Kolom ini berisikan informasi departemen pelanggan bekerja.

Digunakan untuk melakukan perubahan data pribadi.

Digunakan untuk kembali ke halaman/tampilan sebelumnya.

1. 3. 2. 2. Edit Data pekerjaan

Ketika melakukan klik pada tombol Ubah di tampilan Gambar 10 – View Data Pekerjaan, maka akan muncul tampilan seperti pada Gambar 11 – Edit Data Pekerjaan.

Keterangan Gambar :

Digunakan untuk membatalkan perubahan data pekerjaan.

Digunakan untuk menyimpan perubahan dan melengkapi data pekerjaan.

1. 3. 3. Keluarga

Data Keluarga Pelanggan.

1. 3. 3. 1. View Keluarga

Ketika melakukan klik tab Keluarga di tampilan Gambar 7 – Data Pribadi, maka akan muncul tampilan seperti pada Gambar 12 – View Data Keluarga.

Keterangan Gambar:

Digunakan untuk melakukan perubahan data keluarga.

Digunakan untuk kembali ke halaman/tampilan sebelumnya.

1. 3. 3. 2. Edit Keluarga

Ketika melakukan klik pada tombol Ubah di tampilan Gambar 12 – View Data Keluarga, maka akan muncul tampilan seperti pada Gambar 13 – Edit Data Keluarga.

Keterangan Gambar:

Digunakan untuk membatalkan perubahan data keluarga.

Digunakan untuk menyimpan perubahan dan melengkapi data keluarga.

Digunakan untuk menambahkan data keluarga.

1. 3. 3. 3. Tambah Keluarga

Ketika melakukan klik pada tombol Tambah di tampilan Gambar 13 – Edit Data Keluarga, maka akan muncul tampilan seperti pada Gambar 14 – Tambah Data Keluarga.

Keterangan Gambar :

Kolom ini untuk memilih kategori keluarga.

Kolom ini untuk input nama yang akan ditambahkan kedalam data keluarga.

Kolom ini untuk input nomor handphone dari nama tersebut yang akan ditambahkan kedalam data keluarga.

Kolom ini untuk input Toyota ID.

Kolom ini untuk input tempat lahir dari nama tersebut yang akan ditambahkan kedalam data keluarga.

Kolom ini untuk input tanggal lahir dari nama tersebut yang akan ditambahkan kedalam data keluarga.

Kolom ini untuk memilih jenis kelamin dari nama tersebut yang akan ditambahkan kedalam data keluarga.

Button ini untuk menyimpan data keluarga baru.

Button ini untuk membatalkan peyimpanan data keluarga baru.

1. 3. 4. Preferensi

Data Preferensi Pelanggan.

1. 3. 4. 1. View Preferensi

Ketika melakukan klik tab Preferensi di tampilan Gambar 7 – Data Pribadi, maka akan muncul tampilan seperti pada Gambar 15 – View Data Preferensi.

Keterangan Gambar:

Digunakan untuk melakukan perubahan data preferensi.

Digunakan untuk kembali ke halaman/tampilan sebelumnya.

1. 3. 4. 2. Edit Preferensi

Ketika melakukan klik pada tombol Ubah di tampilan Gambar 15 – View Data Preferensi, maka akan muncul tampilan seperti pada Gambar 16 – Edit Data Preferensi.

Keterangan Gambar:

Digunakan untuk membatalkan perubahan data preferensi.

Digunakan untuk menyimpan perubahan dan melengkapi data preferensi.

Digunakan untuk menambahkan data preferensi.

1. 3. 4. 3. Tambah Preferensi

Ketika melakukan klik pada tombol Tambah di tampilan Gambar 16 – Edit Data Preferensi, maka akan muncul tampilan seperti pada Gambar 17 – Tambah Data Preferensi.

Keterangan Gambar:

Jenis Informasi Preferensi

Kolom ini untuk memilih jenis informasi preferensi. Apabila tidak ada dalam pilihan tersebut maka bisa Klik button Tambah dan input manual / freetext.

Keterangan

Kolom ini untuk input keterangan.

Button ini untuk menyimpan data preferensi pelanggan

Button ini untuk membatalkan peyimpanan data preferensi pelanggan.

1. 3. 4. 4. Tambah Sosial Media

Ketika melakukan klik pada tombol Tambah di tampilan Gambar 16 – Edit Data Preferensi, maka akan muncul tampilan seperti pada Gambar 18 – Tambah Data Sosial Media.

Keterangan Gambar :

Jenis Sosial Media

Kolom ini untuk memilih jenis social media. Apabila tidak ada dalam pilihan tersebut maka bisa Klik button Tambah dan input manual / freetext.

Keterangan

Kolom ini untuk input keterangan.

Apabila jenis media social itu sering digunakan maka ceklis checkbox pada Sering Digunakan.

Button ini untuk menyimpan data media social pelanggan.

Button ini untuk membatalkan peyimpanan data media sosial pelanggan.

1. 3. 5. Kendaraan

Data Kendaraan Pelanggan.

1. 3. 5. 1. View Kendaraan

Ketika melakukan klik tab Kendaraan di tampilan Gambar 7 – Data Pribadi, maka akan muncul tampilan seperti pada Gambar 19 – View Data Kendaraan.

Keterangan Gambar:

Digunakan untuk melakukan perubahan data keluarga.

Digunakan untuk kembali ke halaman/tampilan sebelumnya

1. 3. 5. 2. Edit Kendaraan

Ketika melakukan klik pada tombol Ubah di tampilan Gambar 19 – View Data Kendaraan, maka akan muncul tampilan seperti pada Gambar 20 – Edit Data Kendaraan.

Keterangan Gambar:

Digunakan untuk membatalkan perubahan data kendaraan.

Digunakan untuk menyimpan perubahan dan melengkapi data kendaraan.

Digunakan untuk menambahkan data kendaraan pelanggan non toyota.

1. 3. 5. 3. Tambah Kendaraan Non Toyota

Ketika melakukan klik pada tombol Tambah di tampilan Gambar 20 – Edit Data Kendaraan, maka akan muncul tampilan seperti pada Gambar 21 – Tambah Data Kendaraan Non Toyota.

`Gambar 21 - Tambah Data Kendaraan Non Toyota`

Keterangan Gambar :

Kolom ini untuk memilih merek mobil yang akan ditambahkan ke dalam data kendaraan non Toyota.

Kolom ini untuk memilih kategori mobil yang akan ditambahkan ke dalam data kendaraan non Toyota.

Kolom ini untuk input model mobil yang akan ditambahkan ke dalam data kendaraan non Toyota.

Kolom ini untuk input warna mobil yang akan ditambahkan ke dalam data kendaraan non Toyota.

Kolom ini untuk input nomor mobil yang akan ditambahkan ke dalam data kendaraan non Toyota.

Kolom ini untuk input tahun pembelian mobil yang akan ditambahkan ke dalam data kendaraan non Toyota.

Kolom ini untuk input harga beli mobil yang akan ditambahkan ke dalam data kendaraan non Toyota.

Button ini untuk menyimpan data kendaraan non toyota.

Button ini untuk membatalkan peyimpanan data kendaraan non toyota.

1. 3. 6. Field Action

Data Field Action.

1. 3. 6. 1. View Field Action

Ketika melakukan klik tab Field Action di tampilan Gambar 7 – Data Pribadi, maka akan muncul tampilan seperti :

Keterangan Gambar:

Digunakan untuk melakukan perubahan data field action.

Digunakan untuk kembali ke halaman/tampilan sebelumnya.

1. 3. 7. Riwayat Perubahan Data

Data Riwayat Perubahan Data

1. 3. 7. 1. View Riwayat Perubahan Data

Ketika melakukan klik tab Riwayat Perubahan Data di tampilan Gambar 7 – Data Pribadi, maka akan muncul tampilan seperti pada Gambar 23 – View Riwayat Perubahan Data.

`Gambar 23 - View Riwayat Perubahan Data`

Keterangan Gambar:

Digunakan untuk melakukan perubahan riwayat data.

Digunakan untuk kembali ke halaman/tampilan sebelumnya.

1. 4. Vehicle Data

Vehicle data digunakan oleh Service Advisor BP untuk melihat detail data kendaraan. Menu ini dapat diakses melalui CRM -> Vehicle Data.

Penjelasan detil mengenai field-filed master vehicle dapat merujuk pada artikel Customer Database 1A – Master vehicle

`Gambar 24 - Tampilan Awal Menu Vehicle Data`

Keterangan Gambar :

Pencarian berdasarkan No. Polisi atau No. Rangka

Merupakan kolom yang wajib diisi jika akan melakukan pencarian data vehicle. Pencarian tersebut bisa berdasarkan nomor rangka atau bisa juga dengan nomor polisi.