WO List BP – User Manual TAM Dealer Management System

1. WO List BP

Menu WO List (BP) digunakan oleh SA untuk melihat history dan progress status semua WO yang berada di bawah SA tersebut. Menu ini dapat diakses melalui After Sales > Reception > WO List (BP).

Pada list data WO terdapat kolom status yang menandakan WO yang dibuat sudah sampai pada tahap apa, sehingga SA dapat memantau pergerakan WO yang ditanganinya.

Transaksi yang dilakukan di menu ini akan datanya akan dikirimkan ke DIDX terkait fitur monitoring Service Progress, pembuatan Toyota ID dan One Account ID serta update Customer Data

Filter data WO yang akan ditampilkan.

Data Default SA : Menampilkan data WO untuk SA sesuai dengan user login
Data Semua SA : Menampilkan data WO untuk seluruh SA yang ada

Filter pilihan parameter tambahan untuk menampilkan data WO BP berdasarkan No. Polisi, No. WO, dan Rentang Tanggal.

Merupakan informasi untuk melakuan pemfilteran data dengan Tanggal, No. WO, No. Polisi, No. Polisi Sementara, Tipe Customer, Pemilik, SA, Area Transaksi, Status, Sequence, dan Action (tombol).

Menampilkan informasi terkait tanggal pembuatan work order.

Menampilkan informasi nomor work order pelanggan.

Menampilkan informasi nomor polisi pelanggan.

Menampilkan Data No. Polisi Sementara

Menampilkan data Tipe Customer Walk In atau Booking

Menampilkan informasi nama pelanggan

Menampilkan informasi kode service advisor.

Menampilkan informasi transaksi lokasi material

Menampilkan informasi status Work Order

Menampilkan informasi urutan WO terkait multi WO

Menampilkan informasi tombol edit, lihat dan print

1. 1. View WO

Merupakan button yang berfungsi untuk melihat data WO yang sudah terbentuk.

Tombol untuk melakukan View Work Order

Tampilan detail View WO untuk semua accordion hanya untuk lihat dan tidak bisa ubah.

1. 1. 1. Short Brief

Pada accordion menu ini menampilkan data seperti pemilik, pengguna, alamat, On Time/Late, Waiting Time, Model, history free claim berdasarkan nomor rangka yang diinput dan Job Suggest (apabila kendaraan yang masuk melakukan appointment atau telah melakukan estimasi sebelumnya). Jika nomor rangka yang di input sebelumnya pernah melakukan claim atas FPC, FLC, PLC dan EWC maka datanya akan muncul di tabel Free Claim.

Berikut penjelasan dari tiap kolom yang ada :

Kolom Service Berkala : berisi data tanggal service berkala.
Kolom Suggest service Selanjutnya : menampilkan informasi tanggal Service Plan (1-7) berdasarkan tanggal DEC. Penentuan tanggal service plan adalah sebagai berikut :
- Service ke-1 = DEC Date + 1 Bulan
- Service ke-2 = DEC Date + 6 Bulan
- Service ke-3 = Service ke-2 + 6 Bulan
- Service ke-4 = Service ke-3 + 6 Bulan
- Service ke-5 = Service ke-4 + 6 Bulan
- Service ke-6 = Service ke-5 + 6 Bulan
- Service ke-7 = Service ke-6 + 6 Bulan
Sedangkan kolom Suggest service selanjutnya berdasarkan customer habit (dihitung berdasarkan tanggal aktual service berkala).
Kolom Booking Request adalah kolom yang menampilkan data tanggal booking request yang disetujui oleh customer, data ini berasa data yang diinput oleh petugas SA di menu Service Explaination dan PSFU,
Kolom Status Booking Request : kolom yang menampilkan status dari booking request yang disetujui oleh customer.

List field terkait dengan improvement Customer Database 1A dapat dilihat pada WO List BP – Short Brief

1. 1. 2 Informasi Umum

Pada Accordion Informasi Umum, terdapat 3 sub-accordion yaitu: Pemilik & Kendaraan, Pengguna, dan Person In Service.

1. 1. 2. 1. Pemilik & Kendaraan (Sesuai STNK)

Customer Pemilik adalah Informasi pelanggan sesuai dokumen STNK. Bisa berupa individu ataupun instansi. Data Pemilik bisa diedit. Proses perubahan data pemilik hanya bisa dilakukan secara minor. Pemilik as is namun ada fields yang ingin diubah (contoh ada pergantian no. HP). Apabila secara pemilik berubah, seperti contoh dari A ke B, maka secara sistem tidak diperbolehkan. Perubahan seperti itu hanya bisa dilakukan di reception karena evidence yang didapat lebih valid.

Untuk Pemilik yang sudah memiliki Toyota ID, data Pemilik dan kendaraan akan terisi otomatis mengikuti data yang disimpan pada Toyota ID. Sedangkan Pemilik yang tidak memiliki Toyota ID, maka SA diharuskan mengisikan data informasi kendaraan.

Perubahan data pada bagian ini akan dikirimkan secara sistem ke aplikasi mTOYOTA dan DXMI. Dimana DMS akan mengirimkan progres service dan update customer data dan akan mengirimkan permintaan pembuatan DMS ID dan On Account ID

terdapat link Lihat One Account Data History yang akan menampilkan detil informasi One Account ID dan history data transaksi di aplikasi mTOYOTA.

a. Kategori Pelanggan: Individu

Tampilan View WO untuk Accordion Pemilik (Individu), hanya untuk lihat dan tidak bisa ubah.

Logic One Account ID:

Data yang ditampilkan adalah data One Account ID yang sudah dimappingkan dari data mTOYOTA
Jika customer tidak memiliki One Account ID, maka field akan terisi “-“.

Logic DMS ID :

Jika customer tidak memiliki DMS ID maka field tersebut akan terisi “-“

Logic tombol Registrasi mTOYOTA :

Jika di klik, maka akan langsung mengirim ulang request pembuatan Toyota ID dan One Account ID ke DIDX.
Jika belum ada One Account dan jika DIDX belum mengirimkan Toyota ID atau One Account ID ke DMS, maka tombol selalu tersedia (muncul).
Jika belum ada One Account dan jika DIDX sudah mengirimkan Toyota ID atau One Account ID ke DMS, maka tombol tidak tersedia (hilang).
Tombol hanya enable jika Ketersediaan KTP adalah “Tersedia” dan KTP diisi.
Tombol hanya enable jika customer sudah ceklist consent.
Jika pointer diarahkan ke tombol, maka akan menampilkan informasi “Tombol akan
aktif jika KTP diisi dan customer sudah consent”.

List field terkait dengan improvement Customer Database 1A dapat dilihat pada WO List BP – Pemilik (Individu)

Tampilan View WO untuk Kendaraan & Asuransi, hanya untuk lihat dan tidak bisa ubah.

No. Polisi, Model, Full Model (Katashiki), Tipe (Katashiki – Suffix)
No. Rangka, Kode Warna, Warna, Tahun Rakit dan Job Suggest
No. STNK, Masa Berlaku STNK dan Jenis Penggunaan
Jika Valid, status kendaraan sesuai dengan kepemilikan saat ini
Jika Invalid, maka akan menampilkan kolom Alasan Invalid
- Pindah Tangan ke Keluarga/Teman
- Unit sudah Dijual
- Other: Menampilkan kolom Alasan Lainnya (free text dan mandatory). jika ini dipilih maka field Alasan Lainnya akan aktif sehingga dapat diisi
Perubahan No. HP terakhir oleh – Auto Update jika Ubah dan Simpan Status Valid Kendaraan
Tanggal perubahan No. HP terakhir – Auto Update jika Ubah dan Simpan Status Valid Kendaraan

b. Kategori Pelanggan: Instansi

Tampilan View WO untuk Accordion Pemilik (Instansi), hanya untuk lihat dan tidak bisa ubah.

terdapat link Lihat One Account Data History yang akan menampilkan detil informasi One Account ID dan history data transaksi di aplikasi mTOYOTA.

List field terkait dengan improvement Customer Database 1A dapat dilihat pada WO List BP – Pemilik (Instansi)

Tampilan View WO untuk Kendaraan & Asuransi, hanya untuk lihat dan tidak bisa ubah.

No. Polisi, Model, Full Model (Katashiki), Tipe (Katashiki – Suffix)
No. Rangka, Kode Warna, Warna, Tahun Rakit dan Job Suggest
No. STNK, Masa Berlaku STNK dan Jenis Penggunaan
Jika Valid, status kendaraan sesuai dengan kepemilikan saat ini
Jika Invalid, maka akan menampilkan kolom Alasan Invalid
- Pindah Tangan ke Keluarga/Teman
- Unit sudah Dijual
- Other: Menampilkan kolom Alasan Lainnya (free text dan mandatory). jika ini dipilih maka field Alasan Lainnya akan aktif sehingga dapat diisi
Perubahan No. HP terakhir oleh – Auto Update jika Ubah dan Simpan Status Valid Kendaraan
Tanggal perubahan No. HP terakhir – Auto Update jika Ubah dan Simpan Status Valid Kendaraan

Sehubungan dengan adanya fields NPWP pada menu ini, berikut adalah penjelasan notifikasi terkait NPWP:

Notifikasi : NPWP harus terdiri 15 Digit Notifikasi ini akan muncul apabila:
• NPWP yang diisi kurang dari 15 digit
• Berlaku untuk tanggal transaksi (billing) sebelum tanggal efektif NPWP 16 Digit berlaku

Notifikasi : NPWP harus terdiri 16 Digit Notifikasi ini akan muncul apabila:
• NPWP yang diisi kurang dari 16 digit
• Berlaku untuk transaksi (billing) setelah tanggal efektif NPWP 16 Digit berlaku

Belum ada informasi terbaru dari pemerintah kapan tanggal/timing efektif NPWP 16 digit berlaku, jika sudah ada informasi akan kami infokan lebih lanjut.

1. 1. 2. 2. Pengguna (Orang yang Menggunakan Kendaraan & Bukan Driver)

Customer Pengguna adalah Informasi pelanggan yg menggunakan kendaraan sehari-hari (bukan supir). Khusus pengguna hanya ada individu, tidak ada instansi.

terdapat link Lihat One Account Data History yang akan menampilkan detil informasi One Account ID dan history data transaksi di aplikasi mTOYOTA.

Tampilan View WO untuk Accordion Pengguna, hanya untuk lihat dan tidak bisa ubah.

Logic One Account ID:

Data yang ditampilkan adalah data One Account ID yang sudah dimappingkan dari data mTOYOTA
Jika customer tidak memiliki One Account ID, maka field akan terisi “-“.

Logic DMS ID :

Jika customer tidak memiliki DMS ID maka field tersebut akan terisi “-“

Logic tombol Registrasi mTOYOTA :

Jika di klik, maka akan langsung mengirim ulang request pembuatan Toyota ID dan One Account ID ke DIDX.
Jika belum ada One Account dan jika DIDX belum mengirimkan Toyota ID atau One Account ID ke DMS, maka tombol selalu tersedia (muncul).
Jika belum ada One Account dan jika DIDX sudah mengirimkan Toyota ID atau One Account ID ke DMS, maka tombol tidak tersedia (hilang).
Tombol hanya enable jika Ketersediaan KTP adalah “Tersedia” dan KTP diisi.
Tombol hanya enable jika customer sudah ceklist consent.
Jika pointer diarahkan ke tombol, maka akan menampilkan informasi “Tombol akan
aktif jika KTP diisi dan customer sudah consent”.

View WO – Pengguna (Orang yang Menggunakan Kendaraan & Bukan Driver)

List field terkait dengan improvement Customer Database 1A dapat dilihat pada WO List BP – Pengguna

1. 1. 2. 3. Person In Service

Tampilan ini dapat digunakan untuk menginput data kontak person / PIC jika terdapat sesuatu hal yang perlu dikonfirmasi terkait dengan pekerjaan service.

Tampilan View WO untuk Accordion Person In Service & Riwayat Servis, hanya untuk lihat dan tidak bisa ubah.

View WO – Person In Service & Riwayat Servis

List field terkait dengan improvement Customer Database 1A dapat dilihat pada WO List BP – Person In Service

1. 1. 3. WAC

Pada accordion WAC ini SA dapat menginput walk around check pada kendaraan, dimana SA dapat menandai apabila ada kerusakan pada body kendaraan.

KM: Menampilkan data KM (Kilo Meter) terakhir pada saat kendaraan service.
Money Amount: Jumlah uang tunai yang ada didalam kendaraan (jika ada).
Fuel: Menampilkan sisa bahan bakar dalam kendaraan saat melakukan WAC (Walk Arround Check).
Detail WAC: Menampilkan hasil detail pengecekan WAC meliputi bagian-bagian sebagai berikut : Body, Kelistrikan, Interior, Exterior, Perlengkapan, Dokumen, Barang Pribadi, Keterangan Lainnya.
Informasi Ketebalan Ban, terdapat informasi :
- Tahun Produksi
- Indikator Ketebalan Ban, dengan ketentuan sbb :
  - Jika petugas memilih / klik indikator warna Merah, maka kolom Ketebalan otomatis akan
    terisi 1.6 mm
  - Jika petugas memilih / klik indikator warna Kuning, maka kolom Ketebalan otomatis akan
    terisi 3 mm
  - Jika petugas memilih / klik indikator warna Hijau, maka kolom Ketebalan otomatis akan
    terisi 5 mm

1. 1. 4. Order Pekerjaan

Tampilan View WO untuk Accordion Order Pekerjaan (Job List), hanya untuk lihat dan tidak bisa ubah.

Jika pembayaran yang dipilih adalah Asuransi , maka akan tampil kolom Hasil Pengajuan Claim Insurance/SPK.
Kolom Nama Asuransi menjadi wajib diisi, maka kolom Informasi SPK akan tampil berikut informasi didalamnya.
Jika Hasil Pengajuan Claim Insurance/SPK di Approved maka DMS akan mengirimkan data status klaim asuransi menjadi Claim Approved

Tampilan View WO untuk Accordion Order Pekerjaan (Job Plan), hanya untuk lihat dan tidak bisa ubah.

1. 1. 5. Summary

Tampilan View WO untuk Accordion Summary, hanya untuk lihat dan tidak bisa ubah.

terdapat kolom baru Alasan Perubahan Delivery Time yang digunakan jika terdapat perubahan jadwal delivery time. Perlu diperhatikan kondisi penginputan kolom ini, yaitu :

Pada saat mode Edit, kolom akan enable dan bisa di input
Pada saat mode View, kolom akan disable dan terisi sesuai yang di input atau blank
(jika belum menginput Alasan Perubahan Delivery Time)
Jika alasan pause terisi, maka kolom Alasan Perubahan Delivery Time akan terisi
sesuai dengan alasan pause yang di input teknisi
Menambahkan 1 kolom baru “Alasan Perubahan Delivery Time” dengan pilihan:
- Confirm Cust: Akan kirim ADD_REQUEST (Adanya tambahan request dari
  customer) ke DIDX
- Rawat Jalan: Akan kirim ADD_REQUEST (Adanya tambahan request dari
  customer) ke DIDX
- Menunggu SPK: Akan kirim ADD_REQUEST (Adanya tambahan request
  dari customer) ke DIDX
- Menunggu Konfirmasi Asuransi: Akan kirim ADD_REQUEST (Adanya
  tambahan request dari customer) ke DIDX
- Masalah non Teknis: Akan kirim DIFFICULTIES (Masalah teknis) ke DIDX
- Masalah Teknis: Akan kirim DIFFICULTIES (Masalah teknis)ke DIDX
- Tunggu Bantuan TL: Akan kirim DIFFICULTIES (Masalah teknis) ke DIDX
- Tunggu Parts / Bahan: Akan kirim AVAILABILITY (Ketersediaan part atau
  teknisi) ke DIDX
- Tunggu OPL / Sublet: Akan kirim AVAILABILITY (Ketersediaan part atau
  teknisi) ke DIDX
Kolom Alasan Perubahan Delivery Time akan selalu muncul dan disable
Jika terdapat penambahan pekerjaan dan menyebabkan kolom Janji Penyerahan 2
terupdate (berbeda dengan janji penyerahan 1), maka kolom Alasan Perubahan
Delivery Time akan terisi “ADD REQUEST” dan kolom disable
Jika perubahan delivery time dikarenakan Customer Request dan menyebabkan
kolom Janji Penyerahan 2 terupdate (berbeda dengan janji penyerahan 1), maka
kolom Alasan Perubahan Delivery Time akan menjadi enable dan SA wajib input
kolom Alasan Perubahan Delivery Time dengan memilih alasan lain (drop down)
Jika kolom Alasan Perubahan Delivery Time enable dan tidak di input oleh SA,
maka tombol Simpan pada WO List akan disable.

1. 2. Edit WO

Merupakan button yang berfungsi untuk melakukan edit data WO yang sudah terbentuk.

Tombol untuk melakukan Edit Work Order

Tampilan detail Edit WO untuk semua accordion.

1. 2. 1. Short Brief

Kolom Service Berkala : berisi data tanggal service berkala.
Kolom Suggest service Selanjutnya : menampilkan informasi tanggal Service Plan (1-7) berdasarkan tanggal DEC. Penentuan tanggal service plan adalah sebagai berikut :
- Service ke-1 = DEC Date + 1 Bulan
- Service ke-2 = DEC Date + 6 Bulan
- Service ke-3 = Service ke-2 + 6 Bulan
- Service ke-4 = Service ke-3 + 6 Bulan
- Service ke-5 = Service ke-4 + 6 Bulan
- Service ke-6 = Service ke-5 + 6 Bulan
- Service ke-7 = Service ke-6 + 6 Bulan
Sedangkan kolom Suggest service selanjutnya berdasarkan customer habit (dihitung berdasarkan tanggal aktual service berkala).
Kolom Booking Request adalah kolom yang menampilkan data tanggal booking request yang disetujui oleh customer, data ini berasa data yang diinput oleh petugas SA di menu Service Explaination dan PSFU,
Kolom Status Booking Request : kolom yang menampilkan status dari booking request yang disetujui oleh customer.

List field terkait dengan improvement Customer Database 1A dapat dilihat pada WO List BP – Short Brief

1. 2. 2. Informasi Umum

Pada Accordion Informasi Umum, terdapat 3 sub-accordion yaitu: Pemilik & Kendaraan, Pengguna, dan Person In Service.

1. 2. 2. 1. Pemilik & Kendaraan (Sesuai STNK)

a. Kategori Pelanggan: Individu

Tampilan Edit WO untuk Accordion Pemilik (Individu).

Logic One Account ID:

Data yang ditampilkan adalah data One Account ID yang sudah dimappingkan dari data mTOYOTA
Jika customer tidak memiliki One Account ID, maka field akan terisi “-“.

Logic DMS ID :

Jika customer tidak memiliki DMS ID maka field tersebut akan terisi “-“

Logic tombol Registrasi mTOYOTA :

Jika di klik, maka akan langsung mengirim ulang request pembuatan Toyota ID dan One Account ID ke DIDX.
Jika belum ada One Account dan jika DIDX belum mengirimkan Toyota ID atau One Account ID ke DMS, maka tombol selalu tersedia (muncul).
Jika belum ada One Account dan jika DIDX sudah mengirimkan Toyota ID atau One Account ID ke DMS, maka tombol tidak tersedia (hilang).
Tombol hanya enable jika Ketersediaan KTP adalah “Tersedia” dan KTP diisi.
Tombol hanya enable jika customer sudah ceklist consent.
Jika pointer diarahkan ke tombol, maka akan menampilkan informasi “Tombol akan
aktif jika KTP diisi dan customer sudah consent”.

List field terkait dengan improvement Customer Database 1A dapat dilihat pada WO List BP – Pemilik (Individu)

Tampilan Edit WO untuk Kendaraan & Asuransi.

Setelah klik button “Edit” maka akan mengaktifkan beberapa field pada Informasi Pemilik, Alamat, Catatan dari Pelanggan, Informasi Kendaraan, dan Informasi Asuransi.

Setelah melakukan perubahan field-field tersebut pada tiap-tiap informasi, klik button “Save” untuk menyimpan perubahan pada WO.

List field terkait dengan improvement Customer Database 1A dapat dilihat pada Work Order BP (Individu)

b. Kategori Pelanggan: Instansi

Tampilan Edit WO untuk Accordion Pemilik (Instansi).

Logic One Account ID:

Data yang ditampilkan adalah data One Account ID yang sudah dimappingkan dari data mTOYOTA
Jika customer tidak memiliki One Account ID, maka field akan terisi “-“.

Logic DMS ID :

Jika customer tidak memiliki DMS ID maka field tersebut akan terisi “-“

List field terkait dengan improvement Customer Database 1A dapat dilihat pada WO List BP – Pemilik (Instansi)

Tampilan Edit WO untuk Accordion Kendaraan & Asuransi.

Setelah klik button “Edit” maka akan mengaktifkan beberapa field pada Informasi Pemilik, Alamat, Catatan dari Pelanggan, Informasi Kendaraan, dan Informasi Asuransi.

Setelah melakukan perubahan field-field tersebut pada tiap-tiap informasi, klik button “Save” untuk menyimpan perubahan pada WO.

List field terkait dengan improvement Customer Database 1A dapat dilihat pada Work Order BP (Instansi)

Sehubungan dengan adanya fields NPWP pada menu ini, berikut adalah penjelasan notifikasi terkait NPWP:

Notifikasi : NPWP harus terdiri 15 Digit Notifikasi ini akan muncul apabila:
• NPWP yang diisi kurang dari 15 digit
• Berlaku untuk tanggal transaksi (billing) sebelum tanggal efektif NPWP 16 Digit berlaku

Notifikasi : NPWP harus terdiri 16 Digit Notifikasi ini akan muncul apabila:
• NPWP yang diisi kurang dari 16 digit
• Berlaku untuk transaksi (billing) setelah tanggal efektif NPWP 16 Digit berlaku

Belum ada informasi terbaru dari pemerintah kapan tanggal/timing efektif NPWP 16 digit berlaku, jika sudah ada informasi akan kami infokan lebih lanjut.

1. 2. 2. 2. Pengguna (Orang yang Menggunakan Kendaraan & Bukan Driver)

Customer Pengguna adalah Informasi pelanggan yg menggunakan kendaraan sehari-hari (bukan supir). Khusus pengguna hanya ada individu, tidak ada instansi.

Tampilan Edit WO untuk Accordion Pengguna.

Logic One Account ID:

Data yang ditampilkan adalah data One Account ID yang sudah dimappingkan dari data mTOYOTA
Jika customer tidak memiliki One Account ID, maka field akan terisi “-“.

Logic DMS ID :

Jika customer tidak memiliki DMS ID maka field tersebut akan terisi “-“

Logic tombol Registrasi mTOYOTA :

Jika di klik, maka akan langsung mengirim ulang request pembuatan Toyota ID dan One Account ID ke DIDX.
Jika belum ada One Account dan jika DIDX belum mengirimkan Toyota ID atau One Account ID ke DMS, maka tombol selalu tersedia (muncul).
Jika belum ada One Account dan jika DIDX sudah mengirimkan Toyota ID atau One Account ID ke DMS, maka tombol tidak tersedia (hilang).
Tombol hanya enable jika Ketersediaan KTP adalah “Tersedia” dan KTP diisi.
Tombol hanya enable jika customer sudah ceklist consent.
Jika pointer diarahkan ke tombol, maka akan menampilkan informasi “Tombol akan
aktif jika KTP diisi dan customer sudah consent”.

Edit WO – Pengguna (Orang yang Menggunakan Kendaraan & Bukan Driver)

Setelah klik button “Edit” maka akan mengaktifkan beberapa field pada Informasi Pengguna, Alamat, Catatan dari Pelanggan.

Setelah melakukan perubahan field-field tersebut pada tiap-tiap informasi, klik button “Save” untuk menyimpan perubahan pada WO.

List field terkait dengan improvement Customer Database 1A dapat dilihat pada WO List BP – Pengguna

1. 2. 2. 3. Person In Service

Tampilan ini dapat digunakan untuk menginput data kontak person / PIC jika terdapat sesuatu hal yang perlu dikonfirmasi terkait dengan pekerjaan service.

Tampilan Edit WO untuk Accordion Person In Service & Riwayat Servis.

Edit WO – Person In Service & Riwayat Servis

Person In Service merupakan PIC / orang yang bisa dihubungi atas kendaraan yang sedang di servis.
Riwayat Servis akan menampilkan riwayat servis kendaraan.

List field terkait dengan improvement Customer Database 1A dapat dilihat pada WO List BP – Person In Service

1. 2. 3. WAC

Pada accordion WAC ini SA dapat menginput walk around check pada kendaraan, dimana SA dapat menandai apabila ada kerusakan pada body kendaraan.

KM: Menampilkan data KM (Kilo Meter) terakhir pada saat kendaraan service.
Money Amount: Jumlah uang tunai yang ada didalam kendaraan (jika ada).
Fuel: Menampilkan sisa bahan bakar dalam kendaraan saat melakukan WAC (Walk Arround Check).
Detail WAC: Menampilkan hasil detail pengecekan WAC meliputi bagian-bagian sebagai berikut : Body, Kelistrikan, Interior, Exterior, Perlengkapan, Dokumen, Barang Pribadi, Keterangan Lainnya.
Informasi Ketebalan Ban, terdapat informasi :
- Tahun Produksi
- Indikator Ketebalan Ban, dengan ketentuan sbb : Jika petugas memilih / klik indikator warna Merah, maka kolom Ketebalan otomatis akan terisi 1.6 mm
- Jika petugas memilih / klik indikator warna Kuning, maka kolom Ketebalan otomatis akan terisi 3 mm
- Jika petugas memilih / klik indikator warna Hijau, maka kolom Ketebalan otomatis akan terisi 5 mm
Tampilan View WO untuk Accordion WAC dan Additional Offer, hanya untuk lihat dan tidak bisa ubah.

Keterangan terkait Additional Offer:

Booking Test Drive: Data Konfirmasi Bersedia Booking Test Drive
Tgl. Test Drive: Data Tanggal Test Drive
Alasan Menolak Booking Test Drive: Data Alasan Menolak Booking Test Drive
Trade In: Data apakah customer bersedia melakukan Trade In
Nama Salesman: Data nama-nama salesman
Alasan Menolak Trade In: Data alasan menolak Trade In

1. 2. 4. Order Pekerjaan

Merupakan accordion untuk melakukan edit pada Job List & Job Plan.

1. 2. 4. A. Job List

Edit detail Order Pekerjaan (Job List) pada keterangan Payment, Permintaan, Keluhan, dan Job List (jasa & material).

Tampilan Edit WO untuk Accordion Order Pekerjaan (Job List).

Jika pembayaran yang dipilih adalah Asuransi , maka akan tampil kolom Hasil Pengajuan Claim Insurance/SPK.
Kolom Nama Asuransi menjadi wajib diisi, maka kolom Informasi SPK akan tampil berikut informasi didalamnya.
Jika Hasil Pengajuan Claim Insurance/SPK di Approved maka DMS akan mengirimkan data status klaim asuransi menjadi Claim Approved

1. 2. 4. B. Job Plan

Edit waktu pekerjaan pada tiap-tiap stall kemudian melakukan Calculate Time ulang.

Tampilan Edit WO untuk Accordion Order Pekerjaan (Job Plan).

1. 2. 5. Summary

Edit untuk Kode Transaksi WO.

Tampilan Edit WO untuk Accordion Summary.

terdapat kolom baru Alasan Perubahan Delivery Time yang digunakan jika terdapat perubahan jadwal delivery time. Perlu diperhatikan kondisi penginputan kolom ini, yaitu :

Pada saat mode Edit, kolom akan enable dan bisa di input
Pada saat mode View, kolom akan disable dan terisi sesuai yang di input atau blank
(jika belum menginput Alasan Perubahan Delivery Time)
Jika alasan pause terisi, maka kolom Alasan Perubahan Delivery Time akan terisi
sesuai dengan alasan pause yang di input teknisi
Menambahkan 1 kolom baru “Alasan Perubahan Delivery Time” dengan pilihan:
- Confirm Cust: Akan kirim ADD_REQUEST (Adanya tambahan request dari
  customer) ke DIDX
- Rawat Jalan: Akan kirim ADD_REQUEST (Adanya tambahan request dari
  customer) ke DIDX
- Menunggu SPK: Akan kirim ADD_REQUEST (Adanya tambahan request
  dari customer) ke DIDX
- Menunggu Konfirmasi Asuransi: Akan kirim ADD_REQUEST (Adanya
  tambahan request dari customer) ke DIDX
- Masalah non Teknis: Akan kirim DIFFICULTIES (Masalah teknis) ke DIDX
- Masalah Teknis: Akan kirim DIFFICULTIES (Masalah teknis)ke DIDX
- Tunggu Bantuan TL: Akan kirim DIFFICULTIES (Masalah teknis) ke DIDX
- Tunggu Parts / Bahan: Akan kirim AVAILABILITY (Ketersediaan part atau
  teknisi) ke DIDX
- Tunggu OPL / Sublet: Akan kirim AVAILABILITY (Ketersediaan part atau
  teknisi) ke DIDX
Kolom Alasan Perubahan Delivery Time akan selalu muncul dan disable
Jika terdapat penambahan pekerjaan dan menyebabkan kolom Janji Penyerahan 2
terupdate (berbeda dengan janji penyerahan 1), maka kolom Alasan Perubahan
Delivery Time akan terisi “ADD REQUEST” dan kolom disable
Jika perubahan delivery time dikarenakan Customer Request dan menyebabkan
kolom Janji Penyerahan 2 terupdate (berbeda dengan janji penyerahan 1), maka
kolom Alasan Perubahan Delivery Time akan menjadi enable dan SA wajib input
kolom Alasan Perubahan Delivery Time dengan memilih alasan lain (drop down)
Jika kolom Alasan Perubahan Delivery Time enable dan tidak di input oleh SA,
maka tombol Simpan pada WO List akan disable.

Setelah melakukan perubahan field-field yang aktif pada tiap-tiap accordion, klik button “Save” untuk menyimpan perubahan pada WO.

Tombol ini digunakan untuk melakukan release WO. Ketentuan Release WO adalah sebagai berikut DMS akan mengirimkan data ke DI/DX terkait fitur Monitor Service Progress BP dan Service Booking BP;

Terkait fitur Monitor Service Progress, DMS akan mengirimkan data waktu WO dibuat menandakan status reception “Complete”. jika data pemilik atau pengguna sudah memiliki One Account atau booking yang bersumber dari mTOYOTA.
Terkait fitur Update Customer Data, DMS akan mengirimkan informasi terkait perubahan kepemilikan kendaraan dengan kondisi pemilik kendaraan yang baru sudah memiliki one account.
Terkait fitur Create & Verify Toyota ID, DMS akan mengirimkan request pembuatan Toyota ID & One Account ID oleh role Pemilik atau Pengguna ke DIDX. Request yang dikirim hanya untuk role yang melakukan centang pada kolom Registrasi mTOYOTA.
Pada saat Release WO, jika sudah terima data One Account ID maka data akan mengupdate ke data pelanggan di DMS. Update menggunakan trigger saat data diterima dari DIDX.
Pada saat Release WO, akan mengirimkan Janji Penyerahan 1 ke DIDX sebagai informasi Estimation Delivery Time.
Pada saat Release WO dengan Hasil Pengajuan Claim Insurance adalah Approved, akan mengirimkan status “CLAIM_APPROVED” ke DIDX.
Pada saat Release WO dengan Hasil Pengajuan Claim Insurance adalah Rejected, akan mengirimkan status “CLAIM_REJECTED” ke DIDX.
Pada saat Release WO, akan mengirimkan data WAC dengan status “Open” ke DIDX.
Jika flag_help_customer_book_insurance = TRUE, maka akan otomatis membuat data Estimasi dengan Status Estimasi = “Draft” menggunakan data WO

1. 3. Print WO

Merupakan button untuk melakukan print ulang data WO yang sudah terbentuk.

2. Follow Up Service

Follow Up Service digunakan untuk melihat atau mengedit status follow up service customer. Menu ini dapat diakses melalui After Sales > PSFU > Follow Up Service.

Keterangan Gambar :

Daftar WO BP:

Merupakan daftar Follow up yang tampil berdasarkan tanggal Follow up yang di setting saat proses service explanation. Dengan detail sbb :

Tgl Plan : Tanggal plan follow up.
Waktu : waktu berasal dari master.
SA : Detail Nama SA saat service.
Nama Pelanggan : Detail nama customer.
No. Telepon : Detail no telepon customer.
No. Polisi : No polisi kendaraan.
Model : Detail model kendaraan.
No. WO : no kode unik work order.
Sequence : Nomor urut WO untuk fitur Multi WO.
Status : Status Follow up.
SMS Aktif : Detail status untuk sms.
Tgl. Servis : Detail tanggal servis.
Action : Detail untuk proses View atau Edit data WO

Merupakan tombol “View” yang berfungsi untuk melihat detail setiap data PSFU (read only).

Button Edit

Merupakan tombol “Edit” yang berfungsi untuk melakukan perubahan data PSFU.

2. 1. Update Follow Up Service

Merupakan ringkasan data WO dari kendaraan yang akan di lakukan follow up service (PSFU), seperti :

Data WO (No. Polisi, No. WO, Initial SA, Person In Service)
Data Service Explanation (Tanggal Plan, Waktu, Tanggal Service, No. HP Person In Service)

Menampilkan keterangan terkait detail WO (Nomor WO, Lokasi servis, KM kendaraan, SA terkait, Tanggal Servis, dan Kategori WO) dan detail servis kendaraan (Jasa, Material, Permintaan, dan Keluhan)

Merupakan pilihan “Status Follow Up” yang terdiri dari :

Terhubung
Tidak Terhubung
Follow Up Ulang

Merupakan pilihan “Result Follow Up” yang terdiri dari :

Contacted
Not Contacted
Connected
Not Connected
Booked
Canceled

Merupakan pilihan “Alasan” jika tidak terhubung, antara lain :

Out Of Reach
Rejected
Wrong Number

Merupakan detail informasi Keterangan dan Hasil Follow Up.

Keterangan: Kolom (free text) yang dapat digunakan untuk menginput keterangan tambahan lainnya.
Hasil Follow Up: Pertanyaan FIR (Q1 s.d Qn) yang akan tampil jika status follow up adalah terhubung. Petugas harus menanyakan setiap pertanyaan tersebut kepada customer. Jika terdapat jawaban dari customer yang bersifat negative (contoh : Q1 > Tidak Puas), maka pertanyaan selanjutnya tidak perlu ditanyakan dan Petugas PSFU bisa menginput Alasan Customer.

Request Appointment

Merupakan tombol permintaan appointment jika customer menyetujui untuk dibuatkan appointment service lanjutan.

List field terkait dengan improvement Customer Database 1A dapat dilihat pada Follow Up Service BP

3. Follow Up History

Follow Up History digunakan oleh petugas PSFU untuk melihat atau merubah history follow up customer. Menu ini dapat diakses melalui After Sales > PSFU > Follow up History. Follow up yang bisa diubah adalah follow up yang statusnya belum dilakukan Follow Up Service (PSFU).

Keterangan Gambar :

Rentang Tanggal Follow Up	Merupakan Tanggal Follow up yang harus di pilih saat proses pencarian data follow up History.
Rentang Tanggal Service	Merupakan Tanggal Service yang harus di pilih saat proses pencarian data follow up History.