Estimasi BP – User Manual TAM Dealer Management System

1. Estimasi BP

Menu Estimasi GR di gunakan oleh Service Advisor (SA) untuk melakukan pembuatan estimasi. Menu ini dapat melakukan edit, mencetak ulang cetakan estimasi dan melihat estimasi yang sudah di buat. Menu ini dapat diakses melalui After Sales > Estimasi BP

Untuk menambahkan atau membuat data estimasi baru, maka klik button “Tambah”.

Merupakan tombol yang digunakan untuk melakukan pembuatan estimasi.

Tombol yang digunakan untuk mencari nomor polisi yang pernah membuat estimasi.

Tombol yang digunakan untuk melakukan filter tanggal mulai. Tanggal mulai harus lebih kecil dari tanggal berakhir.

Tombol yang digunakan untuk melakukan filter tanggal berakhir. Tanggal berakhir harus lebih besar dari tanggal mulai

Tombol untuk melakukan pencarian dari filter tanggal mulai dan tanggal berakhir yang ditentukan

1. Buat Estimasi BP

Jika Data Pelanggan & Kendaraan tidak ada dan Data Estimasi tidak ada, sistem menampilkan Pop-Up informasi Data Pelanggan & Kendaraan di CRM: Tidak Ada, Data Estimasi: Tidak Ada.
Jika Data Pelanggan & Kendaraan ada dan Data Estimasi tidak ada, sistem menampilkan Pop-Up informasi Data Pelanggan & Kendaraan di CRM: Ada, Data Estimasi: Tidak Ada.
Jika Data Pelanggan & Kendaraan tidak ada & Data Estimasi ada, sistem menampilkan Pop-Up informasi Data Pelanggan & Kendaraan di CRM: Tidak Ada, Data Estimasi: Ada.
Jika Data Pelanggan & Kendaraan ada & Data Estimasi ada, sistem menampilkan Pop-Up informasi Data Pelanggan & Kendaraan di CRM: Ada, Data Estimasi: Ada.

Tombol Kembali: Kembali ke halaman UI Main Menu Estimasi dan tabel list Estimasi terisi.

Field-field yang berkaitan dengan CR Customer Database 1A ada pada accordion Short Brief, Informasi Pemilik, Informasi Kendaraan dan Asuransi dan Informasi Pengguna (Orang yang Menggunakan Kendaraan & Bukan Driver). Terdapat juga field Person In Service pada tab Informasi Umum yang merupakan PIC atau orang yang bisa di hubungi atas kendaraan yang akan di service.

Nomor estimasi akan terisi jika sudah menyimpan data estimasi
Pilih Kategori Pekerjaan yang sesuai dengan permintaan pelanggan
Masukan kilometer terakhir saat mobil pelanggan masuk kedalam bengkel
Area Transaksi merupakan lokasi gudang material terkait transaksi Estimasi yang akan dibuat.

Tentukan pembayaran yang di gunakan pelanggan

Terdapat 2 pilihan metode Pembayaran, yaitu Asuransi dan Cash.

Jika pilihan tipe pembayaran adalah Asuransi, maka akan menampilkan field-field Nama Asuransi dan keterangan Asuransi (No. Polis Asuransi & Periode Mulai sampai Akhir Polis Asuransi).

A. Informasi Umum – Person In Service

Isi field Nama Lengkap sesuai dengan nama pelanggan
Isi field Nomor Handphone pelanggan yang bisa dihubungi
Isi field email pelanggan (tidak mandatory)
Isi field alamat pelanggan sesuai dengan alamat pelanggan

B. Vehicle Condition – Tipe & titik perbaikan kendaraan

Memilih tipe kendaraan pelanggan sesuai dengan kendaraan pelanggan:
- Type A – MPV1
- Type B – Sedan
- Type C – HatchBack
- Type D – Truck
- Type E – Pick Up
- Type F – MPV 2
- Type G – SUV
Item kerusakan, meliputi:
- Nama Item
- Metode Perbaikan [Remove & Reinstall, Repair, Replace]
Tingkat Kerusakan [A/B/C]

C. Order Pekerjaan – Permintaan, Jasa & material

Isi field Permintaan pelanggan dengan klik tombol Tambah
Isi field Order Pekerjaan, berikut jasa dan material dengan klik tombol Tambah (sebelum menginput data Order Pekerjaan, pastikan sudah menginput data kendaraan terlebih dahulu)

Mengisikan nama pekerjaan sesuai dengan kerusakan kendaraan pelanggan
Mengisikan harga untuk perbaikan kerusakan kendaraan pelanggan
Mengisikan satuan dari kerusakan kendaraan pelanggan
Kolom pembayaran sudah muncul otomatis ketika sudah memilih pembayaran di awal
Input data parts jika diperlukan parts dalam perbaikan kendaraan pelanggan

Klik tombol tambah untuk menambahkan kolom spare part atau bahan yang akan di inputkan
Tentukan tipe material yang mau di pilih Spare Part atau bahan dengan cara klik 2 kali di kolom tipe material
Inputkan kode material dengan cara klik 2 kali lalu bisa di ketikan kode materialnya
Setelah dimasukan kode material nama dan satuan dan yg lainnya akan muncul otomatis.
Masukan QTY yang di butuh untuk data spare part atau bahan yang dibutuhkan.
Klik Simpan

Calculate Time terkait total jam / hari atas pekerjaan pada estimasi

Selanjutnya klik tombol Calculate time dan cek kembali apakah semua harga jasa dan material sudah sesuai.

Button pilihan terkait proses estimasi selanjutnya

Simpan dan Print untuk mencetak estimasi
Draft untuk menyimpan data estimasi tanpa nomor estimasi
Kembali untuk jika tidak jadi membuat estimasi

2. Short Brief

Pada accordion menu ini menampilkan data seperti pemilik, pengguna, alamat, On Time/Late, Waiting Time, Model, history free claim berdasarkan nomor rangka yang diinput dan Job Suggest (apabila kendaraan yang masuk melakukan appointment atau telah melakukan estimasi sebelumnya). Jika nomor rangka yang di input sebelumnya pernah melakukan claim atas FPC, FLC, PLC dan EWC maka datanya akan muncul di tabel Free Claim.

Informasi tanggal Service Plan (1-7) dan tanggal booking. Namun untuk logic pada field tersebut akan di bangun di fase selanjutnya.

3. Informasi Pemilik
- Kategori Pelanggan: Individu

Customer Pemilik adalah Informasi pelanggan sesuai dokumen STNK. Bisa berupa individu ataupun instansi. Data Pemilik bisa diedit. Proses perubahan data pemilik kami rekomendasikan di reception karena evidence yang didapat lebih valid. Untuk di menu ini hanya beberapa fields yang bisa edit (minor).

Untuk Pemilik yang sudah memiliki Toyota ID, data Pemilik dan kendaraan akan terisi otomatis mengikuti data yang disimpan pada Toyota ID. Sedangkan Pemilik yang tidak memiliki Toyota ID, maka SA diharuskan mengisikan data informasi kendaraan. Berikut ini merupakan langkah-langkah pengisian data pelanggan dan kendaraan.

Accordion Informasi Pemilik (Sesuai STNK)

Tombol “Edit” yang dapat digunakan untuk memulai proses input data pemilik berdasarkan informasi pelanggan yang sudah dipilih sebelumnya. Field-field yang bersifat mandatory adalah Kategori Pelanggan, Nama Lengkap, No. KTP/KITAS, No. Handphone & Status No. Handphone 1.

Input field-field data pelanggan yang ada pada layar tersebut seperti :

Gelar Depan, Nama Lengkap, Gelar Belakang, Nama Panggilan dan No. KTP/KITAS
No. Handphone 1, Status No. Handphone 1, Alasan Invalid, Alasan Lainnya (Jika Alasan Invalid adalah “Other”)
Tanggal Lahir, Jenis Kelamin dan Sektor Bisnis

Tombol “Tambah”yang bisa digunakan untuk menginput data alamat pelanggan. Klik tombol tersebut, maka akan muncul tampilan sbb :

Isikan field yang memiliki tanda bintang seperti Kategori Alamat, Alamat, RT / RW, Provinsi, Kabupaten/Kota, Kecamatan, dan Kelurahan. Lalu pilih tombol “Save”untuk menyimpan data alamat pelanggan.

3. Informasi Pemilik
- Kategori Pelanggan: Instansi

Tombol “Edit” yang dapat digunakan untuk memulai proses input data pemilik berdasarkan informasi pelanggan yang sudah dipilih sebelumnya. Field-field yang bersifat mandatory adalah Kategori Pelanggan, Nama Instansi, No. NPWP, No. Telephone & Status No. Telephone.

Tombol “Tambah”yang bisa digunakan untuk menginput data alamat pelanggan. Klik tombol tersebut, maka akan muncul tampilan sbb :

4. Informasi Kendaraan dan Asuransi

Tab Data Asuransi tidak akan muncul untuk case nopol tidak terdaftar (belum pernah transaksi di cabang). Tab Data Asuransi akan muncul untuk case nopol terdaftar namun hanya bersifat view. Silahkan cek apakah Periode Asuransi akan habis dalam waktu D<=60. Jika ya maka silahkan lakukan penawaran ke pelanggan.

Accordion Informasi Kendaraan dan Asuransi

Tombol “Edit” yang dapat digunakan untuk memulai proses input data kendaraan dan asuransi berdasarkan informasi pelanggan dan asuransi. Field-field yang bersifat mandatory adalah No. Polisi, Model, Full Model (Katashiki), Tipe (Katashiki – Suffix), No. Rangka, Kode Warna, Warna dan Status Validasi Kendaraan.

Input field-field data pelanggan yang ada pada layar tersebut seperti :

No. Polisi, Model, Full Model (Katashiki), Tipe (Katashiki – Suffix)
No. Rangka, Kode Warna, Warna, Tahun Rakit dan Job Suggest
No. STNK, Masa Berlaku STNK dan Jenis Penggunaan
Status Validasi Kendaraan, Alasan Invalid, Alasan Lainnya (Jika Alasan Invalid adalah “Other”) dan Tanggal DEC

Field Asuransi adalah informasi terkait keterangan asuransi atas kendaraan terkait.

Input field-field data asuransi yang ada pada halaman berikut:

Nama Asuransi, Tipe Asuransi
Jika Tipe Asuransi adalah “Combination”, maka akan tersedia field Periode All Risk (dari dan sampai dengan) dan Periode TLO (dari dan sampai dengan)

Jika tanggal periode asuransi akan habis (H-14), maka secara SOP segera tawarkan untuk masuk bengkel BP. Jika customer setuju maka bisa menggunakan fitur WAC Integration BP.

5. Informasi Pengguna (Orang yang menggunakan kendaraan dan bukan driver)

Customer Pengguna adalah Informasi pelanggan yg menggunakan kendaraan sehari-hari (bukan supir). Khusus pengguna hanya ada individu, tidak ada instansi. Data ini tidak mandatory, silahkan diisi apabila sudah bisa didapat. Jika belum bisa didapat dikosongkan saja (tidak perlu klik Edit Data Pengguna). Apabila Estimator ingin mengisi data pengguna (yang awalnya blank kemudian diisi) maka silahkan diisi secara setidaknya nama dan HP/NIK agar dikenali sebagai data customer di DMS. Jika salah satu fields tidak diisi maka tidak akan disimpan sebagai customer oleh DMS sehingga data di next proses akan blank.

Apabila Estimator ingin mengedit data (pengguna tetap sama, namun ada beberapa data yang ingin direvisi) dipersilahkan untuk diedit di menu ini. Apabila Estimator ingin merubah data (menjadi pengguna yang berbeda, misalkan dari A menjadi B) maka silahkan catat di customer concern agar dikonfirmasi saat penerimaan (SA) mengingat jumlah fields yang cukup banyak. Cukup berikan catatan di fields catatan dari pelanggan sebagai informasi ke SA.

Tombol “Edit” yang dapat digunakan untuk memulai proses input data pengguna atas kendaraan yang akan dibuatkan estimasi tersebut. Field-field yang bersifat mandatory adalah Nama Lengkap, No. KTP/KITAS, No. Handphone dan Status No. Handphone 1.

Input field-field data pengguna yang ada pada halaman berikut:

Nama Lengkap, Nama Panggilan, Jenis Kelamin dan No. KTP/KITAS
No. Handphone, Status No. Handphone 1, Alasan Invalid dan Alasan Lainnya (Jika Alasan Invalid adalah “Other”)
Tanggal Lahir, Email, Pekerjaan, Nama Kantor dan Hubungan dengan pemilik

Tombol “Tambah”yang bisa digunakan untuk menginput data alamat pengguna. Klik tombol tersebut, maka akan muncul tampilan sbb :

List field terkait dengan improvement Customer Database 1A dapat dilihat pada [cantumkan hyperlink anchor per artikel pada sheet Cust DB 1A Section]

2. View Estimasi

Tampilan View Estimasi untuk informasi terkait No. Estimasi, Kategori Pelanggan, KM kendaraan, Area Transaksi, Pembayaran dan informasi Asuransi hanya untuk lihat dan tidak bisa ubah.

Tampilan View Estimasi pada tab Informasi Person In Service (Nama Lengkap, No. Handphone, Alamat) hanya untuk lihat dan tidak bisa ubah.

Tampilan View Estimasi pada tab Informasi Order Pekerjaan hanya untuk lihat dan tidak bisa ubah.

Tampilan View Estimasi untuk Informasi Pemilik (Individu) hanya untuk lihat dan tidak bisa ubah.

Tampilan View Estimasi untuk Informasi Pemilik (Instansi) hanya untuk lihat dan tidak bisa ubah.

Tampilan View Estimasi untuk Informasi Kendaraan dan Asuransi hanya untuk lihat dan tidak bisa ubah.

Tampilan View Estimasi untuk Informasi Pengguna hanya untuk lihat dan tidak bisa ubah.

3. Edit Estimasi

Tampilan Edit Estimasi untuk informasi terkait No. Estimasi, Kategori Pelanggan, KM kendaraan, Area Transaksi, Pembayaran, Informasi Asuransi dan bisa melakukan ubah data atas field-field tersebut.

Tampilan Edit Estimasi untuk tab Informasi Umum, Vehicle Condition, dan Order Pekerjaan.

Field-field enabled pada tab-tab tersebut, bisa dilakukan ubah data jika diperlukan.

Tampilan Edit Estimasi untuk Informasi Pemilik (Individu) dan lakukan ubah data jika diperlukan.

Tampilan Edit Estimasi untuk Informasi Pemilik (Instansi) dan lakukan ubah data jika diperlukan.

Tampilan Edit Estimasi untuk Informasi Kendaraan dan Asuransi dan lakukan ubah data jika diperlukan.

Tampilan Edit Estimasi untuk Informasi Pengguna dan lakukan ubah data jika diperlukan.

4. Print Estimasi

Improvement Customer Consent

Berikut penjelasan untuk tampilan Inputan Consent:

Penambahan Status Customer Consent dan Tidak Consent pada person in service, Pemilik dan Pengguna
Button Tambah akan menambahkan grid dokumen consent, max 4 Grid
Template Doc. Tidak Consent akan aktif jika memilih tidak consent
Pilihan sumber file untuk file yang akan diupload
button view untuk menampilkan gambar / dokumen yang di upload, namun hanya menampilakan type file Jpg & png.
Fitur capture by Camera , jika device tidak ada camera maka akan muncul Camera not found.
Fitur upload by internal device dengan maksimal file 2,5 mb.
Fitur download file yang sudah diupload sebelumnya.
Fitur Delele untuk menghapus grid dokumen consent
Thickbox klausul declaration dealer sebagai mandatory bahwa user sudah menanyakan consent kepada customer

Improvement Customer Consent (Cetakan Tidak Consent)

Penjelasan Cetakan untuk Customer tidak Consent :

Cetakan ini akan tampil dari user klik tombol “Template Doc. Tidak Consent”
Cetakan ini dapat diupload untuk menjadi dasar dokumen pendukung customer tidak consent.
Kalimat yang terdapat pada template tidak consent dapat diubah pada master klausul dengan tipe tidak consent

Improvement Customer Consent (Cetakan)

Penjelasan Cetakan Estimasi BP :

Pada cetakan Estimasi akan menampilkan kalimat klausul consent sesuai yang sudah diinput pada master Klausul.
Kalimat klausul ini akan dibaca oleh customer untuk menjadi dasar persetujuan customer consent atau tidak consent
Kalimat dapat diubah pada master klausul dengan tipe consent