Reopen Closing Period

Reopen Period Closing adalah fitur terbaru dari DMS untuk melakukan revisi transaksi incoming payment atau outgoing payment yang sudah dilakukan closing.

Pada gambar dibawah ini akan menjelaskan flow proses Reopen Closing Period

Beberapa hal yang harus dilakukan oleh user, sebelum melakukan reopen period closing, antara lain :

Langkah 1 Setting Master Period Reversal

• User mengisi informasi yang dibutuhkan pada field Periode Reversal Yang Diperbolehkan sesuai dengan kebutuhan cabang.
• Ada ketentuan yang harus diperhatikan user dalam mengisi field ini, yaitu : Jika tanggal yang akan di reopen periode melebihi dari settingan yang ada di master Periode Reversal “ Periode Back date yang diperbolehkan” maka akan muncul validasi gagal melakukan pengajuan reopen dan harus di update pada master dulu.
• Jika sudah selesai, klik tombol Simpan.

Langkah 2 Pengajuan Reopen Period Closing

Pengajuan Reopen Period closing dilakukan pada menu Master Data > Finance Setting > Reopen Period

• User memilih nama GL Account
• Masukan periode bulan yang akan di reopen
• Klik tombol Cari

Sistem akan menampilkan list tanggal transaksi sesuai dengan periode bulan yang dipilih seperti pada gambar berikut ini :

• Pilih tanggal yang akan diajukan Reopen
• Klik tombol Action pilih Pengajuan

• Muncul pop up konfirmasi untuk mengisi alasan pengajuan reopen (maksimal input 100 character)
• Klik Pengajuan
• Sistem akan menampilkan notifikasi data berhasil disimpan
• Pada menu utama, pada list tanggal yang sedang diajukan reopen akan muncul status pengajuan dan alasan pengajuan reopen.

Langkah 3 ADH, Finance HO dan Accounting HO menerima notifikasi Pengajuan Reopen Period Closing

Saat user Kasir klik tombol Pengajuan, sistem akan mengirimkan notifikasi ke ADH, Finance HO dan Akunting HO. Tampilan notifikasi pengajuan reopen period seperti gambar berikut ini :

• Tampilan Notifikasi pengajuan Reopen Periode muncul di layar ADH/ Fin HO saat user selesai submit reopen.
• Notifikasi ke Accounting HO hanya akan muncul jika bulan reopen yang diajukan berbeda dengan bulan berjalan

Langkah 4 Informasi & Persetujuan/Penolakan Atas Pengajuan Reopen Period

Persetujuan / Penolakan atas pengajuan Reopen Period closing dilakukan pada menu Master Data > Finance Setting > Reopen Period.

• Pilih periode yang sedang diajukan
• Pilih bulk action , klik “Setuju” untuk menyetujui
• Muncul pop up notifikasi konfirmasi persetujuan
• Klik “Ya” untuk menyetujui dan “Tidak” untuk tidak menyetujui

Setelah persetujuan sudah lengkap, maka :

• Status Closing pada tanggal pengajuan menjadi OPEN
• Keterangan pada kolom Alasan pengajuan akan hilang.

Report Daily Cash and Bank Summary

Dengan adanya fitur Reopen Period Closing, maka perlu dilakukan penyesuaian terhadap Report Daily Cash & Bank Summary dengan ketentuan :

• Jika baru pertama kali di-closing dan di print maka Pembetulan ke : 0
• Jika sudah dilakukan closing periode dan di reopen lalu dilakukan closing ulang maka pembetulan menjadi Pembetulan ke : 1, dan seterusnya

Report Daily Cash and Bank Detail

Penyesuaian format report terhadap Report Daily Cash and Bank Detail juga perlu dilakukan dengan ketentuan :

• Jika baru pertama kali di-closing dan di print maka Pembetulan ke : 0
• Jika sudah dilakukan closing periode dan di reopen lalu dilakukan closing ulang maka pembetulan menjadi Pembetulan ke : 1, dan seterusnya