Account Payable

14.2.1. Advance Payment

Fitur ini digunakan oleh Finance HO untuk membukukan uang muka ke vendor. Tabel dibawah berisikan tipe dari advance payment yang ada pada DMS.

1. Aksesoris	2. Purna Jual	3. Karoseri
4. STNK/BPKB	5. Order Pengurusan Dokumen	6. Swapping
7. Ekspedisi	8. Parts	9. Order Pekerjaan Luar
10. Order Permintaan Bahan	11. General Transaction

14.2.1.1. Menu Awal Advance Payment

Menuini bisa diakses mekemudiani Finance -> Account Payable -> Advance Payment.

Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai fungsi dari button yang ada pada Tampilan Advance Payment:

Tombol Cari, digunakan untuk melakukan pencarian data yang terdapat pada sistem.

Tombol Tambah, digunakan untuk menambahkan data Advance Payment.

Link Nomor Advance Payment, digunakan untuk melihat detail data yang telah ditambahkan.

Pada tombol Bulk Action ini berfungsi untuk menentukan No Transaksi Cash & Bank yang akan disetujui atau ditolak.

Tombol Filter, digunakan untuk melakukan pencarian data lebih spesifik terhadap data yang sudah terdapat di dalam daftar.

Daftar cabang per dealer terdaftar yang dipilih.

Field Nama Branch, digunakan untuk memilih nama Branch Cabang atau HO.

14.2.1.2. Tambah Advance Payment

Penambahan advance payment dikelompokan kedalam 2 jenis cara yaitu:

1. Tambah untuk non GT
2. Tambah adv payment untuk GT

Sehubungan dengan adanya fields NPWP pada menu ini, berikut adalah penjelasan notifikasi terkait NPWP:

1. Notifikasi : NPWP harus terdiri 15 Digit

     Notifikasi ini akan muncul apabila:

   • NPWP yang diisi kurang dari 15 digit

  • Berlaku untuk tanggal transaksi (billing) sebelum tanggal efektif NPWP 16 Digit berlaku

2. Notifikasi : NPWP harus terdiri 16 Digit

   Notifikasi ini akan muncul apabila:

  • NPWP yang diisi kurang dari 16 digit

  • Berlaku untuk transaksi (billing) setelah tanggal efektif NPWP 16 Digit berlaku

Belum ada informasi terbaru dari pemerintah kapan tanggal/timing efektif NPWP 16 digit berlaku, jika sudah ada informasi akan kami infokan lebih lanjut.

14.2.1.2.1. Tambah Advance Payment non GT

Jenis penambahan Advance Payment non GT  sebagai berikut:

1. Aksesoris
2. Purna Jual
3. STNK/BPKB
4. Order Pengurusan Dokumen
5. Swapping
6. Ekspedisi
7. Parts
8. Order Pekerjaan Luar
9. Order Permintaan Barang

Halaman Tambah Advance Payment dapat dilihat pada Gambar – Tambah Advance Payment Non GT.

Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai fungsi dari button yang ada pada Tampilan Tambah Advance Payment:

Tombol Pengajuan dan Cetak BJD, digunakan untuk melakukan Pengajuan Transaksi Advance Payment dan pencetakan BJD setelah proses penambahan data dilakukan.

Tombol Kembali, digunakan untuk kembali ke halaman indeks.

*

Mandatory, wajib diisi setiap field yang memiliki tanda ini.

Langkah menambah sebagai berikut :

1. Klik tombol tambah pada halaman awal
2. Pilih tipe advance payment
3. Pilih nama vendor
4. Klik tombol cari
5. Pilih daftar PO
6. Isi seluruh rincian pembayaran bertanda *
7. Isi nama pemimpin dan nama finance
8. Klik tombol pengajuan cetak BJD

14.2.1.2.2. Tambah Advance Payment GT

Jenis advance payment tipe GT memiliki tampilan seperti pada Gambar – Tambah Advance Payment tipe GT.

Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai fungsi dari button yang ada pada Tampilan tambah advance payment:

Tombol Cari, digunakan untuk melakukan pencarian data yang terdapat pada sistem.

Tombol Pengajuan dan Cetak BJD, digunakan untuk melakukan Pengajuan Transaksi Advance Payment dan pencetakan BJD setelah proses penambahan data dilakukan.

Tombol Kembali, digunakan untuk kembali ke halaman indeks.

Langkah menambah advance payment untuk tipe General Transaction sebagai berikut :

1. Klik tombol tambah pada halaman awal,
2. Pilih tipe advance payment,
3. Pilih radio button/option button One time vendor atau pilih vendor,
4. Klik pada nama vendor untuk mencari list vendor,
5. Isikan informasi vendor (one time vendor),
6. Isi Rincian pembayaran,
7. Isi nama pemimpin dan finance,
8. Klik pengajuan dan cetak BJD.

Untuk tampilan dari Tipe Advance Payment General Transaction dapat dilihat pada Gambar – Advance Payment General Transaction.

14.2.1.3. Cetak Advance Payment

Untuk melakukan cetak Advannce Payment dapat dilakukan dengan cara yaitu:

1. Pada saat melakukan penambahan data Advannce Payment pada saat memilih tombol Pengajuan Dan Cetak BJD. Form cetakan akan muncul setelah notifikasi data berhasil disimpan.
2. Dengan cara melakukan cetak ulang di menu Cetak Ulang. Menu ini dapat di akses mekemudiani Finance → General → Cetak Ulang

14.2.1.4. Pengajuan Reversal Advance Payment

User juga dapat melakukan reversal advance payment apabila ingin membatalkan atau terdapat kesalahan pengisian pada saat menambahkan advance payment. Untuk melakukan reversal, dapat dilakukan dengan cara

1. Klik link nomor advance payment pada halaman awal,
2. Klik pengajuan reversal,
3. Input alasan pengajuan reversal. Tampilan seperti pada Gambar  – pengajuan Reversal untuk pengajuan reversal

Tampilan seperti pada Gambar  – pengajuan Reversal untuk pengajuan reversal

14.2.1.5. Approval/Penolakan Pengajuan Reversal Advance Payment

Finance HO dapat melakukan persetujuan atas pengajuan reversal dari advace payment, pengajuan reversal dapat dilakukan dengan cara:

1. Checklist data yang ingin dilakukan approval pada halaman awal menu,
2. Klik button bulk action,
3. Pilih setuju untuk mensetujui, Advance payment yang disetujui pengajuan reversalnya akan muncul jurnal reversal beserta muncul pada laporan daily cash and bank.

Finance HO juga dapat menolak pengajuan reversal advance payment, penolakan dapat dilakukan dengan cara:

1. Checklist nomor advance payment yang memerlukan persetujuan,
2. Klik bulk action dan pilih tolak, advance payment yang sudah ditolak pengajuanya dapat kembali diajukan reversal.

14.2.2. Invoice Masuk

Fitur ini digunakan untuk mencatat invoice masuk. Pada proses pencatatan ini, invoice tersebut ditujukan pada PO dan GR.

14.2.2.1. Menu Awal Invoice Masuk

Menu awal dari invoice masuk ini bisa diakses mekemudiani Finance -> Account Payable -> Invoice Masuk. Gambar – Invoice Masuk menampilkan bagaimana tampilan dari halaman awal invoice masuk pada DMS.

Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai fungsi dari button yang ada pada Tampilan Invoice Masuk:

Tombol Cari, digunakan untuk melakukan pencarian data yang terdapat pada sistem.

Tombol Tambah, digunakan untuk menambahkan detail data Invoice Masuk.

KolomTanggal Invoice Masuk *, digunakan untuk memasukan periode tanggal data yang akan ditampilkan.

Tombol Filter, digunakan untuk melakukan pencarian data lebih spesifik terhadap data yang sudah terdapat di dalam daftar.

Field Nama Branch, digunakan untuk memilih nama Branch Cabang atau HO.

Untuk menampilkan data yang tersedia pada indeks user terlebih dahulu menginputkan data pada kolom yang tersedia sesuai dengan kriteria data yang akan ditampilkan (atur tanggal periode Invoice Masuk yang dicari) kemudian pilih di cabang mana transaksi Invoice masuk tersebut dilakukan kemudian klik tombol Cari maka data yang dicari akan muncul seperti pada tampilan Gambar – Indeks Invoice Masuk.

14.2.2.2. Tambah Invoice Masuk

Untuk menambahkan invoice masuk langkah awal yang dilakukan adalah dengan klik tombol tambah di halaman depan yang kemudian muncul seperti Gambar – Tambah Invoice Masuk.

Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai fungsi dari button yang ada pada Tampilan Tambah Invoice Masuk:

Tombol Kembali, digunakan untuk membatalkan proses yang ada dan kembali pada tampilan menu sebelumnya.

Tombol Simpan, digunakan untuk menyimpan data yang telah diinputkan pada sistem.

Kategori invoice masuk yang tersedia adalah :

• Unit
• Aksesoris
• Purna Jual
• Karoseri
• STNK/BPKB
• Order Pengurusan Dokumen
• Swapping
• Ekspedisi
• Parts
• Order Pekerjaan Luar
• Order Permintaan Bahan
• Accrued Free Service

Sehubungan dengan adanya fields NPWP pada menu ini, berikut adalah penjelasan notifikasi terkait NPWP:

1. Notifikasi : NPWP harus terdiri 15 Digit

     Notifikasi ini akan muncul apabila:

   • NPWP yang diisi kurang dari 15 digit

  • Berlaku untuk tanggal transaksi (billing) sebelum tanggal efektif NPWP 16 Digit berlaku

2. Notifikasi : NPWP harus terdiri 16 Digit

   Notifikasi ini akan muncul apabila:

  • NPWP yang diisi kurang dari 16 digit

  • Berlaku untuk transaksi (billing) setelah tanggal efektif NPWP 16 Digit berlaku

Belum ada informasi terbaru dari pemerintah kapan tanggal/timing efektif NPWP 16 digit berlaku, jika sudah ada informasi akan kami infokan lebih lanjut.

14.2.2.2.1. Tambah Unit

Tipe Invoice Masuk Unit akan di-generate dan tersimpan otomatis mekemudiani background job DMS ketika data ter-integrasi dari TLS atas DA (Debit Advice) Unit dari TAM. Data Nomor dan Tanggal GR (Goods Received) berdasarkan DO (Delivery Order) Update Unit TAM terisi secara otomatis dan jika data GR lebih dari 1, maka data yang ditampilkan adalah GR tanggal terakhir. Data PO Unit yg ditampilkan hanya status Completed dan jika PO sudah pernah digunakan pada Invoice Masuk, tidak ditampilkan.

14.2.2.2.2. Tambah Aksesoris

Untuk menambahkan tipe invoice masuk aksesoris dilakukan dengan cara:

1. Klik tombol tambah pada halaman awal,
2. Pilih tipe invoice masuk,
3. Klik nama vendor kemudian pilih vendor yang di inginkan,
4. Klik cari,
5. Isi semua data mandatory yang diperlukan,
6. Checklist daftar PO kemudian klik tambah agar masuk kedalam daftar PO yang ditagih,
7. Isikan rincian pajak bila ada,
8. Klik simpan

14.2.2.2.3. Tambah Purna Jual

Untuk menambahkan tipe invoice masuk purna jual dilakukan dengan cara:

1. Klik tombol tambah pada halaman awal,
2. Pilih tipe invoice masuk,
3. Klik nama vendor kemudian pilih vendor yang di inginkan,
4. Klik cari,
5. Isi semua data mandatory yang diperlukan,
6. Checklist daftar PO kemudian klik tambah agar masuk kedalam daftar PO yang ditagih,
7. Isikan rincian pajak bila ada,
8. Klik simpan.

14.2.2.2.4. Tambah Karoseri

Untuk menambahkan tipe invoice masuk karoseri dilakukan dengan cara:

1. Klik tombol tambah pada halaman awal,
2. Pilih tipe invoice masuk,
3. Klik nama vendor kemudian pilih vendor yang di inginkan,
4. Klik cari,
5. Isi semua data mandatory yang diperlukan,
6. Checklist daftar PO kemudian klik tambah agar masuk kedalam daftar PO yang ditagih,
7. Isikan rincian pajak bila ada,
8. Klik simpan.

14.2.2.2.5. Tambah STNK/BPKB

Untuk menambahkan tipe invoice masuk STNK/BPKB dilakukan dengan cara:

1. Klik tombol tambah pada halaman awal,
2. Pilih tipe invoice masuk,
3. Pilih Notice/Unotice,
4. Klik nama vendor kemudian pilih vendor yang di inginkan,
5. Klik cari,
6. Isi semua data mandatory yang diperlukan,
7. Checklist daftar PO kemudian klik tambah agar masuk kedalam daftar PO yang ditagih,
8. Isikan rincian pajak bila ada,
9. Klik simpan.

14.2.2.2.6. Tambah Order Pengurusan Dokumen

Untuk menambahkan tipe invoice masuk Order Pengurusan Dokumen dilakukan dengan cara:

1. Klik tombol tambah pada halaman awal,
2. Pilih tipe invoice masuk,
3. Klik nama vendor kemudian pilih vendor yang di inginkan,
4. Klik cari,
5. Isi semua data mandatory yang diperlukan,
6. Checklist daftar PO kemudian klik tambah agar masuk kedalam daftar PO yang ditagih,
7. Isikan rincian pajak bila ada,
8. Klik simpan.

14.2.2.2.7. Tambah Swapping

Untuk menambahkan invoice tipe swapping bisa dengan cara:

1. Klik tombol tambah pada halaman awal,
2. Pilih tipe invoice masuk,
3. Klik nama vendor kemudian pilih vendor yang di inginkan,
4. Klik cari,
5. Isi semua data mandatory yang diperlukan,
6. Checklist daftar PO kemudian klik tambah agar masuk kedalam daftar PO yang ditagih,
7. Isikan rincian pajak bila ada,
8. Klik simpan

14.2.2.2.8. Tambah Ekspedisi

Untuk menambahkan invoice tipe ekspedisi bisa dengan cara:

1. Klik tombol tambah pada halaman awal,
2. Pilih tipe invoice masuk,
3. Klik nama vendor kemudian pilih vendor yang di inginkan,
4. Klik cari,
5. Isi semua data mandatory yang diperlukan,
6. Checklist daftar PO kemudian klik tambah agar masuk kedalam daftar PO yang ditagih,
7. Isikan rincian pajak bila ada,
8. Klik simpan

14.2.2.2.9. Tambah Parts

14.2.2.2.9.1. Vendor TAM

Tipe Invoice Masuk Parts (TAM tipe PO 1-3) akan di-generate dan tersimpan otomatis mekemudiani background job DMS ketika data ter-integrasi dari TPOS atas DA (Debit Advice) Parts dari TAM. Data GR (Goods Receipt) ditampilkan dalam beberapa baris data dan hanya status Partial dan Completed. Jika pasangan PO (Purchase Order) – GR (Goods Receipt) Parts sudah pernah digunakan pada Invoice Masuk, tidak ditampilkan.

14.2.2.2.9.2. Vendor Non TAM

Untuk menambakan invoice tipe part dilakukan dengan cara:

1. Klik tombol tambah pada halaman awal,
2. Pilih tipe invoice masuk,
3. Klik nama vendor kemudian pilih vendor yang di inginkan,
4. Klik cari,
5. Isi semua data mandatory yang diperlukan,
6. Checklist daftar PO kemudian klik tambah agar masuk kedalam daftar PO yang ditagih,
7. Isikan rincian pajak bila ada,
8. Klik simpan

14.2.2.2.10. Tambah Order Pekerjaan Luar

Untuk menambahkan invoice tipe order pekerjaan luar bisa dengan cara:

1. Klik tombol tambah pada halaman awal,
2. Pilih tipe invoice masuk,
3. Klik nama vendor kemudian pilih vendor yang di inginkan,
4. Klik cari,
5. Isi semua data mandatory yang diperlukan,
6. Checklist daftar PO kemudian klik tambah agar masuk kedalam daftar PO yang ditagih,
7. Isikan rincian pajak bila ada,
8. Klik simpan

14.2.2.2.11. Tambah Order Permintaan Bahan

Untuk menambahkan tipe invoice masuk Order Pengurusan Bahan dilakukan dengan cara:

1. Klik tombol tambah pada halaman awal,
2. Pilih tipe invoice masuk,
3. Klik nama vendor kemudian pilih vendor yang di inginkan,
4. Klik cari,
5. Isi semua data mandatory yang diperlukan,
6. Checklist daftar PO kemudian klik tambah agar masuk kedalam daftar PO yang ditagih,
7. Isikan rincian pajak bila ada,
8. Klik simpan.

14.2.2.2.12. Tambah Accrued Free Service

Untuk menambahkan invoice tipe (Accrued Free Service) bisa dengan cara :

1. Klik tombol tambah pada halaman awal,
2. Pilih tipe invoice masuk,
3. Pilih nama branch ,
4. Pilih tipe invoice masuk,
5. Isi informasi vendor dan seluruh data mandatory yang diperlukan,
6. Klik simpan.

14.2.2.3. Pembatalan Invoice Masuk

Pembatalan invoice masuk yang sudah dibukukan dapat dilakukan dengan cara:

1. Klik link pada nomor invoice masuk pada halaman awal
2. Klik tombol pembatalan

Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai fungsi dari button yang ada pada Tampilan Nomor Invoice Masuk:

Tombol Pembatalan, digunakan untuk membatalkan invoice masuk yang telah dibuat.

Tombol Kembali, digunakan untuk membatalkan proses yang ada dan kembali pada tampilan menu sebelumnya.

14.2.3. Instruksi Pembayaran

Fitur digunakan oleh Finance HO untuk pengajuan hutang atas tagihan-tagihan.. Berikut adalah beberapa tipe:

1. Aksesoris : Proses pengajuan hutang atas tagihan aksesoris yang telah diregister sebelumnya
2. Purna Jual : Proses pengajuan hutang atas tagihan purna jual yang telah diregister sebelumnya (purna jual adalah aksesoris/karoseri yang di-billing terpisah)
3. Karoseri : Proses pengajuan hutang atas tagihan karoseri yang telah diregister sebelumnya
4. STNK/BPKB : Proses pengajuan hutang atas tagihan STNK/BPKB (BBN notice atau unnotice) yang telah diregister sebelumnya
5. Order Pengurusan Dokumen: Proses pengajuan hutang atas tagihan order pengurusan dokumen (OPD) yang telah diregister sebelumnya (contoh OPD: perpanjangan STNK, pilih nomor, ekspedisi ke pelanggan, atau pengurusan asuransi jika pembelian unit dibayar secara tunai, yang di-billing terpisah)
6. SWAPPING : proses pengajuan hutang atas tagihan swapping yang telah diregister sebelumnya
7. EKSPEDISI : proses pengajuan hutang atas tagihan ekspedisi swapping yang telah diregister sebelumnya
8. PARTS : Proses pengajuan hutang atas tagihan parts dari vendor TAM, yang telah diregister sebelumnya (setiap Debit Advice Parts yang dikirimkan via TPOS dibuatkan draft instruksi pembayarannya secara otomatis di cabang HO), termasuk proses pengajuan hutang atas tagihan parts dari vendor non TAM
9. ORDER PEKERJAAN LUAR : Proses pengajuan hutang atas tagihan order pekerjaan luar (OPL) yang telah diregister sebelumnya
10. ORDER PERMINTAAN BAHAN: proses pengajuan hutang atas tagihan order permintaan bahan (OPB) yang telah diregister sebelumnya
11. REFUND : proses pengajuan hutang ke pelanggan untuk refund customer guarantee transaksi SPK/WO/SO Parts yang telah dibatalkan, refund/reimbursement PPh 23, refund/reimbursement PPN WAPU, dan refund unknown
12. GENERAL TRANSACTION : Pengajuan hutang ke vendor atas general transaction
13. ACCRUED SUBSIDI DP/RATE : Proses pengajuan hutang ke pelanggan untuk subsidi DP/Rate
14. ACCRUED KOMISI SALES : Proses pengajuan hutang ke vendor (mediator) untuk komisi sales
15. ACCRUED FREE SERVICE : Proses pengajuan hutang ke bengkel/cabang untuk free service
16. INTERBRANCH : Proses pengajuan hutang untuk titipan dari cabang lain (interbranch)
17. UNIT : proses pengajuan hutang atas tagihan unit dari vendor TAM, yang telah diregister sebelumnya (setiap Debit Advice Unit yang dikirimkan via TLS dibuatkan draft instruksi pembayarannya secara otomatis di cabang HO).

14.2.3.1. Menu Awal Instruksi Pembayaran

Tampilan dari Instruksi Pembayaran dapat dilihat pada Gambar – Instruksi Pembayaran. Halaman ini bisa diakses mekemudiani Finance -> Account Payable -> Instruksi Pembayaran

Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai fungsi dari button yang ada pada Tampilan Instruksi Pembayaran:

Tombol Cari, digunakan untuk melakukan pencarian data yang terdapat pada sistem.

Tombol Tambah, digunakan untuk menambahkan data Instruksi Pembayaran.

Link Nomor Instruksi Pembayaran, digunakan untuk melihat detail data yang telah ditambahkan.

Pada tombol Bulk Action ini berfungsi untuk menentukan No Instruksi Pembayaran yang akan disetujui atau ditolak.

Tombol Filter, digunakan untuk melakukan pencarian data lebih spesifik terhadap data yang sudah terdapat di dalam daftar.

Field Nama Branch, digunakan untuk memilih nama Branch Cabang atau HO.

Sehubungan dengan adanya fields NPWP pada menu ini, berikut adalah penjelasan notifikasi terkait NPWP:

1. Notifikasi : NPWP harus terdiri 15 Digit

     Notifikasi ini akan muncul apabila:

   • NPWP yang diisi kurang dari 15 digit

  • Berlaku untuk tanggal transaksi (billing) sebelum tanggal efektif NPWP 16 Digit berlaku

2. Notifikasi : NPWP harus terdiri 16 Digit

   Notifikasi ini akan muncul apabila:

  • NPWP yang diisi kurang dari 16 digit

  • Berlaku untuk transaksi (billing) setelah tanggal efektif NPWP 16 Digit berlaku

Belum ada informasi terbaru dari pemerintah kapan tanggal/timing efektif NPWP 16 digit berlaku, jika sudah ada informasi akan kami infokan lebih lanjut.

14.2.3.2. Tambah Instruksi Pembayaran

14.2.3.2.1. Tambah Unit

Untuk tipe instruksi pembayaran tipe unit maupun parts bersamaan dengan invoice pembayaran tipe unit dan parts akan di-generate dan tersimpan otomatis menjadii sebuah draft mekemudiani background job DMS ketika data ter-integrasi dari TLS atas DA (Debit Advice) Unit dari TAM. Bunga DF pada suatu instruksi pembayaran akan mengikuti setting parameter yang sudah ditentukan sebelumnya, bila parameter belum ditentukan maka nominal menjadi nol. Tabel di bawah ini adalah hasil data staging ketika Jurnal Instruksi Pembayaran dibuat untuk Pembayaran ke DF:

Keterangan:

1. Nomor GL Acount (utk Bunga DF Unit)
2. Nama GL Account (Biaya:Bunga DF Unit)
3. Nomor Rangka
4. Tanggal Instruksi Pembayaran (disetujui)
5. Nominal Bunga DF

14.2.3.2.2. Tambah Aksesoris

Untuk melakukan Tambah Instruksi Pembayaran tipe aksesoris, purna jual, karoseri, STNK/BPKB, Order pengurusan dokumen, swapping, ekspedisi, part, order pekerjaan luar, order permintaan bahan dapat dilakukan dengan cara :

1. Memilih tombol Tambah di Halaman indeks,
2. Pilih tipe instruksi pembayaran,
3. Klik nama vendor kemudian pilih vendor,
4. Klik cari,
5. Pilih invoice masuk yang akan di ajukan sebagai hutang,
6. Jika terdapat adanve payment pilih nomor advance payment,
7. Isi seluruh data rincian pembayaran dan biaya lain-lain(bila ada),
8. Klik pengajuan dan cetak BPH

Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai fungsi dari button yang ada pada Tampilan Tambah Instruksi Pembayaran:

Tombol Pengajuan dan Cetak BPH, digunakan untuk melakukan Pengajuan Instruksi Pembayaran dan pencetakan BPH setelah proses penambahan data dilakukan.

Tombol Simpan Draft, digunakan untuk kembali menyimpan data instruksi pembayaran tanpa menyimpan data.

14.2.3.2.3. Tambah Purna Jual

Untuk melakukan Tambah Instruksi Pembayaran tipe purna jual dapat dilakukan dengan cara :

1. Memilih tombol Tambah di Halaman indeks,
2. Pilih tipe instruksi pembayaran,
3. Klik nama vendor kemudian pilih vendor,
4. Klik cari,
5. Pilih invoice masuk yang akan di ajukan sebagai hutang,
6. Jika terdapat adanve payment pilih nomor advance payment,
7. Isi seluruh data rincian pembayaran dan biaya lain-lain(bila ada),
8. Klik pengajuan dan cetak BPH

14.2.3.2.4. Tambah Karoseri

Untuk melakukan Tambah Instruksi Pembayaran tipe karoseri dapat dilakukan dengan cara :

1. Memilih tombol Tambah di Halaman indeks,
2. Pilih tipe instruksi pembayaran,
3. Klik nama vendor kemudian pilih vendor,
4. Klik cari,
5. Pilih invoice masuk yang akan di ajukan sebagai hutang,
6. Jika terdapat adanve payment pilih nomor advance payment,
7. Isi seluruh data rincian pembayaran dan biaya lain-lain(bila ada),
8. Klik pengajuan dan cetak BPH

14.2.3.2.5. Tambah STNK/BPKB

Untuk melakukan Tambah Instruksi Pembayaran tipe stnk/bpkb dapat dilakukan dengan cara :

1. Memilih tombol Tambah di Halaman indeks,
2. Pilih tipe instruksi pembayaran,
3. Klik nama vendor kemudian pilih vendor,
4. Klik cari,
5. Pilih invoice masuk yang akan di ajukan sebagai hutang,
6. Jika terdapat adanve payment pilih nomor advance payment,
7. Isi seluruh data rincian pembayaran dan biaya lain-lain(bila ada),
8. Klik pengajuan dan cetak BPH

14.2.3.2.6. Tambah Order Pengurusan Dokumen

Untuk melakukan Tambah Instruksi Pembayaran tipe order pengurusan dokumen dapat dilakukan dengan cara :

1. Memilih tombol Tambah di Halaman indeks,
2. Pilih tipe instruksi pembayaran,
3. Klik nama vendor kemudian pilih vendor,
4. Klik cari,
5. Pilih invoice masuk yang akan di ajukan sebagai hutang,
6. Jika terdapat adanve payment pilih nomor advance payment,
7. Isi seluruh data rincian pembayaran dan biaya lain-lain(bila ada),
8. Klik pengajuan dan cetak BPH

14.2.3.2.7. Tambah Swapping

Untuk melakukan Tambah Instruksi Pembayaran tipe swapping dapat dilakukan dengan cara :

1. Memilih tombol Tambah di Halaman indeks,
2. Pilih tipe instruksi pembayaran,
3. Klik nama vendor kemudian pilih vendor,
4. Klik cari,
5. Pilih invoice masuk yang akan di ajukan sebagai hutang,
6. Jika terdapat adanve payment pilih nomor advance payment,
7. Isi seluruh data rincian pembayaran dan biaya lain-lain (bila ada),
8. Klik pengajuan dan cetak BPH

14.2.3.2.8. Tambah Swapping

Untuk melakukan Tambah Instruksi Pembayaran tipe ekspedisi dapat dilakukan dengan cara :

1. Memilih tombol Tambah di Halaman indeks,
2. Pilih tipe instruksi pembayaran,
3. Klik nama vendor kemudian pilih vendor,
4. Klik cari,
5. Pilih invoice masuk yang akan di ajukan sebagai hutang,
6. Jika terdapat adanve payment pilih nomor advance payment,
7. Isi seluruh data rincian pembayaran dan biaya lain-lain(bila ada),
8. Klik pengajuan dan cetak BPH

14.2.3.2.9. Tambah Parts

14.2.3.2.9.1. Vendor TAM

Tipe Instruksi Pembayaran Parts (TAM tipe PO 1-3) akan di-generate dan tersimpan otomatis mekemudiani background job DMS ketika data ter-integrasi dari TPOS atas DA (Debit Advice) Parts TAM dan Invoice Masuk dengan status draft. Instruksi Pembayaran Parts hanya dapat di akses oleh user HO. Jika checkbox Pembayaran Parts Menggunakan Dealer Financing diaktifkan, Rate Bunga (%), dan Tenor (hari) terisi pada Finance Settings -> Bunga DF, maka nominal pada kolom Bunga DF akan terisi hasil perhitungan persentase. Jika Pembayaran tidak menggunakan DF, maka kolom Bunga DF akan terisi 0.

14.2.3.2.9.2. Vendor Non TAM

Untuk menambahkan Instruksi Pembayaran tipe part Vendor Non-TAM bisa dengan cara:

1. Klik tombol tambah pada halaman awal,
2. Pilih tipe Instruksi Pembayaran,
3. Klik nama vendor kemudian pilih vendor yang di inginkan,
4. Klik cari,
5. Isi semua data mandatory yang diperlukan,
6. Checklist daftar PO kemudian klik tambah agar masuk kedalam daftar PO yang ditagih,
7. Isikan rincian pajak bila ada,
8. Klik simpan.

14.2.3.2.10. Tambah Order Pekerjaan Luar

Untuk melakukan Tambah Instruksi Pembayaran tipe order pekerjaan luar dapat dilakukan dengan cara :

1. Memilih tombol Tambah di Halaman indeks,
2. Pilih tipe instruksi pembayaran,
3. Klik nama vendor kemudian pilih vendor,
4. Klik cari,
5. Pilih invoice masuk yang akan di ajukan sebagai hutang,
6. Jika terdapat adanve payment pilih nomor advance payment,
7. Isi seluruh data rincian pembayaran dan biaya lain-lain(bila ada),
8. Klik pengajuan dan cetak BPH

14.2.3.2.11. Tambah Order Permintaan Bahan

Untuk melakukan Tambah Instruksi Pembayaran tipe order permintaan bahan dapat dilakukan dengan cara :

1. Memilih tombol Tambah di Halaman indeks,
2. Pilih tipe instruksi pembayaran,
3. Klik nama vendor kemudian pilih vendor,
4. Klik cari,
5. Pilih invoice masuk yang akan di ajukan sebagai hutang,
6. Jika terdapat adanve payment pilih nomor advance payment,
7. Isi seluruh data rincian pembayaran dan biaya lain-lain(bila ada),
8. Klik pengajuan dan cetak BPH

14.2.3.2.12. Tambah Refund

Untuk melakukan Tambah Instruksi Pembayaran tipe refund dapat dilakukan dengan cara :

1. Memilih tombol Tambah di Halaman indeks,
2. Pilih tipe instruksi pembayaran,
3. Klik dan pilih data pelanggan,
4. Klik cari,
5. Pilih tipe refund :
   • Customer Guarantee (untuk refund DP WO atau SO yang dibatalkan),
   • PPh 23 (untuk refund (reimbursement) PPh 23),
   • PPN WAPU (untuk refund PPN WAPU),
   • Titipan (untuk refund titipan kelebihan pembayaran) dan
   • Unknown (sumber penerimaan unknown)
6. Isikan seluruh data rincian pembayaran
7. Isi seluruh data mandatory
8. Klik pengajuan dan cetak BPH

14.2.3.2.13. Tambah General Transaction

Untuk melakukan Tambah Instruksi Pembayaran tipe General Transaction dapat dilakukan dengan cara :

1. Memilih tombol Tambah di Halaman indeks,
2. Pilih tipe instruksi pembayaran,
3. Pilih jenis vendor/input nama vendor,
   • One Time Vendor dipilih apabila vendor yang digunakan belum terdapat di dalam master vendor
   • Input Nama Vendor dipilih apabila vendor yang digunakan sudah terdapat di dalam master vendor.
4. Klik pada nama vendor untuk mencari dan pilih vendor,
5. Isi informasi vendor (one time vendor),
6. Pilih GL dan Cost center,
7. Isi seluruh data mandatory pada rincian pembayaran dan biaya lain-lain,
8. Tambahkan pajak atau advance payment bila ada,
9. Klik pengajuan dan cetak BPH.
   • ika jumlah karakter NPWP Vendor tidak sama dengan 15 Digit, maka akan tampil pop-up informasi “NPWP harus terdiri dari 15 Karakter”
   • Jika jumlah karakter NPWP Vendor 15 Digit , maka berhasil Simpan Pengajuan & Cetak BPH

14.2.3.2.14. Tambah Accrued Subsidi DP/Rate

Untuk melakukan Tambah Instruksi Pembayaran tipe Accrued Subsidi DP/Rate dapat dilakukan dengan cara :

1. Memilih tombol Tambah di Halaman indeks,
2. Pilih tipe instruksi pembayaran,
3. Cari nomor SO
4. Pilih subsdi DP/rate yang di inginkan
5. Isi seluruh data mandatory pada rincian pembayaran dan biaya lain-lain
6. Klik pengajuan dan cetak BPH

14.2.3.2.15. Tambah Accrued Komisi Sales (Mediator)

Untuk melakukan Tambah Instruksi Pembayaran tipe Accrued komisi sales dapat dilakukan dengan cara :

1. Memilih tombol Tambah di Halaman indeks,
2. Pilih tipe instruksi pembayaran,
3. Cari nomor SO,
4. Pilih one time vendor atau pilih input nama vendor,
5. Isi seluruh data mandatory pada rincian pembayaran dan biaya lain-lain
6. Klik pengajuan dan cetak BPH

14.2.3.2.16. Tambah Accrued Free Service

Untuk melakukan Tambah Instruksi Pembayaran tipe Accrued free service dapat dilakukan dengan cara :

1. Memilih tombol Tambah di Halaman indeks,
2. Pilih tipe instruksi pembayaran,
3. Pilih daftar tagihan,
4. Isi seluruh data mandatory pada rincian pembayaran dan biaya lain-lain
5. Klik pengajuan dan cetak BPH

14.2.3.2.17. Tambah Interbranch

Untuk melakukan Tambah Instruksi Pembayaran tipe interbranch dapat dilakukan dengan cara :

1. Memilih tombol Tambah di Halaman indeks,
2. Pilih tipe instruksi pembayaran,
3. Pilih daftar incoming payment interbranch,
4. Isi seluruh data mandatory pada rincian pembayaran dan biaya lain-lain
5. Klik pengajuan dan cetak BPH

14.2.3.3. Approval/Penolakan Pengajuan Instruksi Pembayaran

Finance HO dapat melakukan approval atas pengajuan Instruksi pembayaran, approval dapat dilakukan dengan cara:

1. Checklist nomor instruksi pembayaran yang diajukan,
2. Klik bulk action kemudian pilih setuju. Instruksi pembayaran yang disetujui pengajuan reversalnya akan muncul jurnal pada data staging dan muncul pada report AP Aging,

Finance HO dapat melakukan penolakan atas pengajuan Instruksi pembayaran, penolakan dapat dilakukan dengan cara:

6. Checklist nomor instruksi pembayaran yang diajukan,
7. Klik bulk action kemudian pilih tolak, data yang ditolak masi dapat diajukan kembali dengan catatan invoice tidak dibatalkan.

14.2.3.4. Cetak Instruksi Pembayaran

Finance HO dapat melakukan cetak instruksi pembayaran dengan cara yaitu:

1. Pada saat melakukan penambahan data instruksi pembayaran pada saat memilih tombol Pengajuan Dan Cetak BPH. Form cetakan akan muncul setelah notifikasi data berhasil disimpan.
2. Dengan cara melakukan cetak ulang di menu Cetak Ulang. Menu ini dapat diakses mekemudiani Finance -> General -> Cetak Ulang.
   Untuk instruksi pembayaran tipe unit, pada keterangan cetakan BPH dipecah per no rangka untuk setiap unitnya. Urutan baris data untuk instruksi pembayaran dengan tipe unit:
   • PO | GR | No Rangka (per nomor rangka)
   • PPh 21 (total per tagihan)
   • PPN (total per tagihan)
   • Bunga DF No. Rangka (per nomor rangka)

14.2.3.5. Pengajuan Reversal

User juga dapat melakukan reversal instruksi pembayaran apabila ingin membatalkan atau terdapat kesalahan pengisian pada saat menambahkan instruksi pembayaran. Untuk melakukan reversal, dapat dilakukan dengan cara :

1. klik link nomor instruksi pembayaran pada halaman awal
2. klik pengajuan reversal

14.2.4.6. Approval/Penolakan Reversal

Finance HO dapat melakukan persetujuan atas pengajuan reversal instruksi pembayaran dengan cara:

1. Checklist data yang memerlukan persetujuan,
2. Klik button bulk action,
3. Pilih setuju untuk mensetujui, Instruksi pembayaran yang disetujui pengajuan reversalnya akan muncul jurnal reversal pada data staging.

Finance HO dapat melakukan approval atas pengajuan reversal Instruksi pembayaran yang sudah terbentuk BPH. Berikut adalah Langkah untuk melakukan approval:

1. Checklist nomor instruksi pembayaran yang memerlukan persetujuan.
2. Klik bulk action kemudian pilih tolak. Instruksi pembayaran yang ditolak bisa kembali diajukan reversal.

14.2.4. Proposal Payment

Fitur ini digunakan untuk Proses pembuatan instruksi transfer pembayaran ke rekening vendor/pelanggan yang ditujukan ke bank, (dapat menggunakan cheque/giro pembayaran) yang terdapat cetakan atas instruksi bank tersebut, data instruksi tersebut dapat diakses oleh HO.

14.2.4.1. Menu Awal Proposal Payment

Menu ini bisa diakses mekemudiani Finance -> Account Payable -> Proposal Payment.

Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai fungsi dari button yang ada pada Tampilan Proposal Payment:

Tombol Cari, digunakan untuk melakukan pencarian data yang terdapat pada sistem.

Tombol Tambah, digunakan untuk menambahkan data Proposal Payment.

KolomTanggal Proposal Payment *, digunakan untuk memasukan periode tanggal data yang akan ditampilkan.

Pada tombol Bulk Action ini berfungsi untuk menentukan No Proposal Payment yang akan disetujui atau ditolak.

Tombol Filter, digunakan untuk melakukan  pencarian data lebih spesifik terhadap data yang sudah terdapat di dalam daftar.

Field Nama Branch, digunakan untuk memilih nama Branch Cabang atau HO.

Untuk menampilkan data yang tersedia pada indeks user terlebih dahulu menginputkan data pada kolom yang tersedia sesuai dengan kriteria data yang akan ditampilkan kemudian pilih tombol Cari maka data yang dicari akan muncul seperti pada tampilan Gambar – Indeks Proposal Payment.

Pilih link yang ada pada kolom Nomor Proposal Payment seperti yang diberi tanda berwarna merah pada gambar diatas, maka akan masuk pada tampilan seperti pada Gambar – Nomor Proposal Payment. Gambar – Nomor Proposal Payment.

Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai fungsi dari button yang ada pada Tampilan Nomor Proposal Payment:

Tombol Edit Draft, digunakan untuk melakukan perubahan pada detail data yang tersedia.

Tombol Cetak, digunakan untuk langsung mencetak berdasarkan detail data yang tersedia.

*Button dibawah ini tampil apabila user memilih tombol Edit Draft:

KolomTambah, digunakan untuk menambahkan detail data baru pada indeks.

Tombol Simpan, digunakan untuk menyimpan perubahan data yang telah dilakukan.

Tombol Simpan Draft, digunakan untuk menyimpan perubahan data yang telah dilakukan pada draft.

Tombol Simpan & Cetak, digunakan untuk menyimpan perubahan data yang telah dilakukan & langsung mencetak berdasarkan detail data yang tersedia.

Tombol Kembali, digunakan untuk membatalkan proses yang ada dan kembali pada tampilan menu sebelumnya.

14.2.4.2. Tambah Proposal Payment

Untuk melakukan tambah proposal payment dapat dilakukan dengan cara :

1. Memilih tombol Tambah di Halaman indeks,
2. Pilih nama branch,
3. Pilih daftar nomor instruksi pembayaran/advance payment,
4. Klik tambah
5. Pilih nomor cheque/giro
6. Klik simpan dan cetak

Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai fungsi dari button yang ada pada Tampilan Tambah Proposal Payment:

Kolom Tambah, digunakan untuk menambakan detail data baru pada indeks.

Tombol Simpan, digunakan untuk menyimpan perubahan data yang telah dilakukan.

Tombol Simpan Draft, digunakan untuk menyimpan perubahan data yang telah dilakukan pada draft.

Tombol Simpan & Cetak, digunakan untuk menyimpan perubahan data yang telah dilakukan & langsung mencetak berdasarkan detail data yang tersedia.

Tombol Kembali, digunakan untuk membatalkan proses yang ada dan kembali pada tampilan menu sebelumnya.

Tombol Cari, digunakan untuk melakukan pencarian data yang terdapat pada system.

14.2.4.3. Cetak Proposal Payment

Cetakan pada proposal payment seperti dapat dilihat pada Gambar – Cetakan Proposal Payment.

14.2.4.4. Pembatalan Proposal Payment

Pembatalan dapat dilakukan ketika status Proposal Payment sudah Lengkap. Ketika Proposal Payment yang menggunakan nomor giro dibatalkan, maka pada menu Register Giro/Cheque Pembayaran, status nomor gironya berubah dari Terpakai menjadi Tersedia (secara otomatis) dan data Giro dapat digunakan kembali. Namun, jika dibatalkan karena ada kesalahan pada data giro, maka nomor giro tersebut tidak bisa digunakan kembali dan user harus meng-update status nomor gironya menjadi Batal, pada menu Register Giro secara manual.

Proposal payment yang telah dibuat dapat dibatalkan dengan cara:

1. Klik link nomor proposal payment yang di inginkan pada halaman awal menu,
2. Klik button pembatalan,
3. Konfirmasi pembatalan dengan klik button Ya

Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai fungsi dari button yang ada pada Tampilan Pembatalan Proposal Payment:

Tombol kembali digunakan untuk kembali kehalaman awal

Tombol Cetak digunakan untuk mencetak dokumen proposal payment

Tombol Pembatalan, digunakan untuk membatalkan proposal payment

14.2.5. Outgoing Payment

Fitur ini digunakan untuk melakukan pembayaran ke pelanggan atau ke vendor berdasarkan instruksi pembayaran yang telah disetujui sebelumnya.

14.2.5.1. Menu Awal Outgoing Payment

Tampilan Gambar  – Outgoing Payment. ini bisa diakses mekemudiani Finance -> Account Payable -> Outgoing Payment.

Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai fungsi dari button yang ada pada Tampilan Outgoing Payment:

Tombol Cari, digunakan untuk melakukan pencarian data yang terdapat pada sistem.

Tombol Tambah, digunakan untuk menambahkan data Outgoing Payment.

Kolom Tanggal Outgoing Payment *, digunakan untuk memasukan periode tanggal data yang akan ditampilkan.

Pada tombol Bulk Action ini berfungsi untuk menentukan No Outgoing Payment yang akan disetujui atau ditolak.

Tombol Filter, digunakan untuk melakukan  pencarian data lebih spesifik terhadap data yang sudah terdapat didalam daftar.

Field Nama Branch, digunakan untuk memilih nama Branch Cabang atau HO.

Untuk menampilkan data yang tersedia pada indeks user terlebih dahulu menginputkan data pada kolom yang tersedia sesuai dengan kriteria data yang akan ditampilkan kemudian pilih tombol Cari maka data yang dicari akan muncul seperti pada tampilan Gambar  – Indeks Outgoing Payment.

Pilih link yang ada pada kolom Nomor Outgoing Payment seperti yang diberi tanda berwarna merah pada gambar diatas, maka akan masuk pada tampilan seperti pada Gambar  – Nomor Outgoing Payment.

Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai fungsi dari button yang ada pada Tampilan Nomor Outgoing Payment:

Tombol Pengajuan Reversal, digunakan untuk mengajukan reversal Outgoing Payment.

KolomKembali, digunakan untuk membatalkan proses yang ada dan kembali pada tampilan menu sebelumnya.

14.2.5.2. Tambah Outgoing Payment

Untuk melakukan tambah proposal payment dapat dilakukan dengan cara :

1. Memilih tombol Tambah di Halaman indeks,
2. Pilih tipe outgoing payment,
3. Klik cari
4. Pilih nomor instruksi pembayaran
5. Klik tambah
6. Isikan seluruh data mandatory untuk rincian pembayaran dan biaya lain-lain (bila ada)
7. Klik simpan

Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai fungsi dari button yang ada pada Tampilan Tambah Outgoing Payment:

Tombol Cari, digunakan untuk melakukan pencarian data yang terdapat pada sistem.

Kolom Kembali, digunakan untuk membatalkan proses yang ada dan kembali pada tampilan menu sebelumnya.

Tombol Simpan, digunakan untuk menyimpan perubahan data yang telah dilakukan.

14.2.5.3. Pengajuan Reversal

User dapat melakukan proses reversal Outgoing Payment apabila terdapat kesalahan dalam penginputan rincian pembayaran atau kesalahan lainnya. Proses reversal dapat dilakukan dengan cara

1. Klik link nomor outgoing payment yang terdapat di halaman indeks outgoing payment seperti pada Gambar – Reversal Outgoing Payment,
2. Klik pengajuan reversal,
3. Input alasan reversal kemudian klik pengajuan,

14.2.5.4. Approval/Penolakan Pengajuan Reversal

Finance HO dapat melakukan persetujuan atas pengajuan reversal outgoing payment dengan cara:

1. Checklist nomor otgoing payment yang memerlukan persetujuan,
2. Klik bulk action kemudian pilih setuju untuk mensetujui, Outgoing Payment yang disetujui pengajuan reversalnya akan muncul jurnal reversal pada data staging dan muncul pada daily cash and bank. Data yang telah di reversal dapat dilakukan outgoing kembali berdasarkan BPH yang telah dibuat sebelumnya

Finance HO dapat melakukan penolakan atas pengajuan reversal Outgoing Payment, penolakan dapat dilakukan dengan cara:

1. Checklist nomor outgoing payment yang memerlukan persetujuan,
2. Klik bulk action kemudian pilih tolak. Outgoing Payment yang disetujui pengajuan bisa kembali diajukan reversal dengan catatan belum dilakuan closing.

14.2.6. Register Cheque/Giro Pembayaran

Fitur ini digunakan oleh Finance HO untuk meregistrasi nomor Cheque / giro Pembayaran.

14.2.6.1. Menu Awal Register Cheque/Giro Pembayaran

Tampilan Gambar – Register Cheque / Giro Pembayaran ini bisa di akses mekemudiani Finance -> Account Payable -> Register Cheque/ Giro Pembayaran.

Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai fungsi dari button yang ada pada Tampilan Register Cheque/Giro:

Kolom Nama Branch sesuai dengan tipe dan format data, kolom nama Branch akan di-enable ketika user menggunakan login role di HO

Tombol Cari, digunakan untuk melakukan pencarian data yang terdapat pada sistem.

Tombol Tambah, digunakan untuk menambahkan data cheque/giro pembayaran

Tombol Download PDF, digunakan untuk men-download daftar cheque/giro pembayaran

Field Nama Branch, digunakan untuk memilih nama Branch Cabang atau HO

14.2.6.2. Tambah Register Cheque/Giro Pembayaran

User dapat menambahkan Nomor Cheque/Giro user dapat menekan tombol tambah di halaman Register Cheque/Giro, Untuk menambahkan data cheque/giro user memilih harus menginput Nomor Cheque/giro, pilih Nama Branch, pilih Nomor Rekening Bank, tekan tombol Tambah, setelah data yang dimasukkan sudah sesuai user dapat menekan tombol Simpan seperti Gambar  – Tambah Nomor Register Cheque/Giro.

14.2.6.3. Update Status Register Cheque/Giro Pembayaran

User juga dapat mengupdate atau mengubah status Cheque/Giro, setelah user menambahkan nomor register Cheque/Giro dan menyimpannya maka akan di tabel daftar Giro, pada tabel terdapat Nomor Cheque/Giro, Nomor Rekening Bank, Nama Bank, Status, Alasan Hilang, Alasan Batal, dan kolom Action, untuk mengUpdate Status Cheque/Giro User dapat menekan tombol Update Status Seperti pada Gambar – Update Status Register Cheque/Giro.

Setelah user memilih Cheque/Giro dan tekan tombol Update Status pada kolom Action, maka akan menampilkan PopUp, user pilih status untuk Nomor Cheque/Giro Hilang/Batal, berikan keterangan atas status yang dipilih tekan tombol Update Seperti Gambar – PopUp Update Status Register Cheque/Giro.